การจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสมจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาในการหาสัญญาที่เหมาะสม หลังจากใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการยื่นหลักทรัพย์ คุณจะมั่นใจได้ว่าหลักทรัพย์ที่จำเป็นจะอยู่ในมืออย่างปลอดภัยและมั่นคง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการ ให้ทำสมุดบัญชี ให้หมายเลขสัญญาและป้อนลงในสมุดบันทึกนี้ นอกจากหมายเลขประจำเครื่องแล้ว ให้จดวันที่ทำสัญญา บรรทัดในวารสารควรมีลักษณะดังนี้: 1. สัญญาหมายเลข 987DL ลงวันที่ 23.03.2010 ข้างๆ ในหมายเหตุ ระบุสาระสำคัญของสัญญา หากจำเป็นตามรูปแบบการจัดเก็บถาวรขององค์กร
ขั้นตอนที่ 2
สร้างสำหรับนิติบุคคลแต่ละราย หากมีหลายองค์กรในองค์กร ให้ลงทะเบียนเอกสารของตนเอง ใช้สัญลักษณ์ทั่วไปเพื่อแสดง ตัวอย่างเช่น ป้อนสัญญาของ LLC "Funny Pictures" เป็น 987ВК และสัญญาจาก OJSC "Murzilka" ทำเครื่องหมาย 987M กำหนดหมายเลขอย่างเคร่งครัดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ขั้นตอนที่ 3
ยื่นสัญญาลงในโฟลเดอร์หลังจากที่ผ่านทุกขั้นตอนของการอนุมัติแล้วเท่านั้น ได้รับการลงนามโดยผู้อำนวยการทั่วไปของทั้งสองฝ่าย และประทับตราทั้งหมดแล้ว เลือกแฟ้มปกแข็งเพื่อให้เอกสารของคุณปลอดภัย สร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละนิติบุคคล
ขั้นตอนที่ 4
ในการใส่สัญญาลงในแฟ้ม ให้เอาคลิปหนีบกระดาษที่ต่อแผ่นออกอย่างระมัดระวัง เจาะรูใหม่ด้วยการเจาะรู ใส่เอกสารลงในโฟลเดอร์และยึดด้วยเหล็กเส้น แยกสัญญาฉบับหนึ่งออกจากอีกฉบับหนึ่งด้วยกระดาษ A4 เปล่า
ขั้นตอนที่ 5
มีอีกวิธีในการเก็บถาวรเอกสาร ซื้อชุดไฟล์โปร่งใส วางสัญญาแต่ละฉบับไว้ในที่กำบังแยกจากกันและเก็บไว้ในโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 6
อย่าใส่สัญญามากเกินไปในโฟลเดอร์เดียว เพราะแผ่นงานอาจยับได้ แฟ้มควรปิดอย่างง่ายดายเพื่อไม่ให้กระดาษหลุดออกมา
ขั้นตอนที่ 7
วางชั้นวางแยกไว้บนชั้นวางสำหรับจัดเก็บโฟลเดอร์พร้อมเอกสาร ในตอนท้ายของเครื่องผูก ให้ระบุปีและนิติบุคคลที่มีการร่างสัญญา วิธีนี้ทำให้คุณสามารถค้นหาสัญญาที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 8
ไม่จำเป็นต้องเก็บโฟลเดอร์ที่มีเอกสารเมื่อสามถึงสี่ปีที่แล้ว ใส่ในกล่องกระดาษแข็ง เซ็นชื่อปีและนิติบุคคลที่เป็นเจ้าของสัญญา ส่งพัสดุไปที่โกดัง หาที่เก็บของแบบแห้ง. ความชื้นสามารถฆ่าหลักทรัพย์ได้