มารยาททางธุรกิจหมายถึงการจัดเตรียมจดหมายโต้ตอบที่ถูกต้อง และหากแม่แบบและส่วนหัวของจดหมายธุรกิจถูกวาดขึ้นด้วยวิธีมาตรฐานอย่างเป็นธรรมก็จะไม่ให้ความสนใจกับลายเซ็นมากพอในการโต้ตอบ เพื่อให้ผู้รับสามารถถอดรหัสข้อความของคุณได้อย่างถูกต้อง จดหมายธุรกิจมีผลบังคับตามกฎหมาย จำเป็นต้องแสดงต่อเจ้าหน้าที่อย่างถูกต้องและถูกต้องที่ส่วนท้ายของจดหมายธุรกิจ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ควรพิมพ์จดหมายราชการในรูปแบบพิเศษที่ตรงตามมาตรฐาน ที่ด้านบนของแผ่นกระดาษควรมีองค์ประกอบถาวร: หัวจดหมาย (ชื่อเต็มและตัวย่อของบริษัทผู้ส่ง, ที่อยู่ทางไปรษณีย์และทางกฎหมาย, หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์, เว็บไซต์) จากนั้นข้อความหลักจะตามมาด้านล่าง - ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 2
ฟิลด์ลายเซ็นอยู่ที่มุมล่างซ้ายใต้ข้อความของจดหมายธุรกิจ ก่อนบรรทัดสำหรับลายเซ็น ให้ระบุตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมายและสำเนาของชื่อเต็ม เนื่องจากจดหมายธุรกิจมักถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายของสถาบัน อย่าระบุชื่อขององค์กรในลายเซ็น ตัวอย่างเช่น: ผู้อำนวยการทั่วไปของ บริษัท ทีวีและวิทยุ, ลายเซ็น … A. P. ซิโดรอฟ”
ขั้นตอนที่ 3
บางครั้งจำเป็นต้องใส่ลายเซ็นสองลายเซ็นขึ้นไปภายใต้จดหมายธุรกิจหากจำเป็นต้องยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นแรกหรือในเอกสารสำคัญโดยเฉพาะ (จดหมายเกี่ยวกับประเด็นทางการเงินและเครดิตจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชีของ องค์กร). วางลายเซ็นอย่างเคร่งครัดด้านล่างอีกอันในลำดับที่สอดคล้องกับระดับอาวุโสของตำแหน่ง - จากสูงสุดไปต่ำสุดเช่น: ผู้อำนวยการแผนก, ลายเซ็น … P. V. Troparion
หัวหน้าฝ่ายบัญชี ลงชื่อ … TS โซบังโก
ขั้นตอนที่ 4
หากจดหมายต้องลงนามโดยบุคคลหลายคนที่มีตำแหน่งเท่ากัน/เท่ากัน ให้ลงลายมือชื่อในระดับเดียวกัน เช่น หัวหน้าฝ่ายการเงิน ลายมือชื่อ… ป.ณ. Ivanov หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล ลายเซ็น … K. O. เปตรอฟ
ขั้นตอนที่ 5
ถ้าในขณะที่ลงนามในจดหมายธุรกิจไม่มีเจ้าหน้าที่ที่เตรียมการลงลายมือชื่อในร่างแบบฟอร์มไว้ เอกสารดังกล่าวมีสิทธิที่จะลงนามโดยบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นรองของเขาหรือเธอ ระบุตำแหน่งที่แท้จริงของบุคคลที่จะมีลายเซ็นอยู่ในจดหมาย ("รักษาการ" หรือ "รอง") และนามสกุลของเขา คุณไม่สามารถลงนามในจดหมายธุรกิจโดยใช้คำบุพบท "สำหรับ" หรือเครื่องหมายทับหน้าตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 6
สำเนาจดหมายธุรกิจทั้งหมดทั้งที่ส่งและคงเหลือสำหรับการจัดเก็บในแฟ้มขององค์กร จะต้องมีลายเซ็นต้นฉบับของเจ้าหน้าที่เหล่านี้ ลายเซ็นต้นฉบับบนเอกสาร (และจดหมายธุรกิจเป็นเอกสารทางกฎหมาย) เป็นวิธีหลักในการรับรอง หากไม่มีลายเซ็นในจดหมายอย่างเป็นทางการ ก็ไม่มีผลบังคับทางกฎหมาย