การสื่อสารในปัจจุบันเป็นสิ่งที่คิดไม่ถึงหากไม่มีจดหมายธุรกิจ การติดต่อทางธุรกิจเป็นบทสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ช่วยให้องค์กรและพลเมืองสามารถแก้ไขปัญหาที่สำคัญที่สุดสำหรับชีวิตและการทำงานของพวกเขา ประเภทและขอบเขตของการติดต่อทางธุรกิจนั้นมีความหลากหลาย จดหมายที่พบบ่อยที่สุดในวันนี้คือคำขอ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะแสดงรายการสถานการณ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายดังกล่าว ในขณะเดียวกันก็มีเทมเพลต มาตรฐานที่จะช่วยให้เขียนคำขอได้ง่ายขึ้น
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในสถานการณ์ง่ายๆ หากผู้รับไม่จำเป็นต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับภูมิหลังของปัญหา เพื่อโน้มน้าวให้ต้องการความช่วยเหลือ คำขอจะถูกระบุทันที สั้น ๆ และชัดเจน: "ฉันขอให้คุณ (จะทำอย่างไรและทำไม)” ในกรณีของคำขอที่ "แพง" และ "ซับซ้อน" จำเป็นต้องอธิบายเหตุผลของคำขออย่างสมเหตุสมผล: เหตุใดผู้เขียนจดหมายจึงขอความช่วยเหลือจากสาเหตุใด
ขั้นตอนที่ 2
องค์ประกอบของหนังสือร้องขอมีดังนี้:
- บทนำ (คำแถลงข้อเท็จจริง เหตุการณ์ที่กำหนดสถานการณ์ - เหตุผลในการเขียน)
- การให้เหตุผล (คำอธิบายของสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดการอุทธรณ์ไปยังผู้รับด้วยคำขอ);
- ข้อสรุป (คำขอเอง)
รูปแบบของจดหมายขอธรรมดาจะคล้ายกับแบบฟอร์มใบสมัคร (ส่วนตัวหรือในนามของทีม) ในเวลาเดียวกัน คำชี้แจงของคำขอมีความเหมาะสมที่นี่:
- จากคนแรก (เลขเอกพจน์) - "ได้โปรด" …
- จากคนแรก (พหูพจน์) - "ได้โปรด" …
- จากบุคคลที่สาม (เลขเอกพจน์) - "คำขอดูแลระบบ" …
- จากบุคคลที่สาม (พหูพจน์) - ชุดคำนามที่มีความหมายโดยรวม
ขั้นตอนที่ 3
เมื่ออธิบายเหตุผลของการอุทธรณ์จะใช้ถ้อยคำต่อไปนี้: เกี่ยวข้องกับ … โดยคำนึงถึง … ตามผลลัพธ์ … ในแง่ของความคลาดเคลื่อน … ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่า …, เพื่อหลีกเลี่ยง … เมื่ออ้างถึงพื้นฐานสำหรับการร้องขอ: ตามคำสั่งของรัฐบาล, ตามโปรโตคอล, ที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อเรา, ตามข้อตกลงที่มาถึงก่อนหน้านี้, บนพื้นฐานของเรา การสนทนาทางโทรศัพท์บนพื้นฐานของข้อตกลงปากเปล่า ฯลฯ …
