เพื่อให้การเขียนข้อความถึงผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กรเพื่อไม่ให้ถูกทรมานสำหรับพนักงานก็เพียงพอที่จะใช้หลักเกณฑ์ในการเขียนจดหมายธุรกิจนั่นคือการแบ่งข้อความทั้งหมดออกเป็นหลายส่วนและ จัดเรียงให้ถูกต้อง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มจดหมายของคุณโดยระบุว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร จัดรูปแบบข้อความตามธรรมเนียมในการติดต่อทางธุรกิจ ที่ด้านขวาบนของเอกสาร ให้เขียนชื่อเรื่อง ชื่อบริษัท และนามสกุลของผู้จัดการเป็น 3 บรรทัด เช่น
ถึง CEO
LLC "IntersvyazKom"
Ivanov I. I.
ขั้นตอนที่ 2
ระบุว่าใครเป็นผู้รับจดหมาย ทำเช่นนี้หลังจากเยื้องจากส่วนก่อนหน้าของข้อความทางด้านขวาด้วย คุณต้องทำเครื่องหมายตำแหน่งและนามสกุลของคุณด้วยอักษรย่อ เช่น
จากหัวหน้าฝ่ายขาย
Yesenina E. E.
ขั้นตอนที่ 3
ออกจากส่วนก่อนหน้าสองสามบรรทัด จัดเคอร์เซอร์ตรงกลางหน้า ระบุลักษณะของข้อความ คุณสามารถเขียน "บันทึก" "จดหมายแจ้งข้อมูล" หรือ "บันทึกอธิบาย" ได้ ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับเหตุผลที่คุณติดต่อหัวหน้าองค์กร ไม่จำเป็นต้องใส่จุดหลังชื่อเรื่อง หากจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอใด ๆ คุณสามารถติดต่อผู้อำนวยการโดยใช้ชื่อและนามสกุลด้วยความเคารพ
ขั้นตอนที่ 4
ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำที่อธิบายเหตุผลในการเขียน เช่น "ในระหว่างการเจรจาของเรา" "ตามคำขอของคุณ" หรือ "ตามคำแนะนำของคุณ"
ขั้นตอนที่ 5
หากจดหมายของคุณเกี่ยวข้องกับการขอซื้ออุปกรณ์ ปรับปรุงพนักงาน หรือให้โอกาสในการเดินทางเพื่อธุรกิจ คุณควรเริ่มจดหมายด้วยวลี "โปรดพิจารณาโอกาส …"
ขั้นตอนที่ 6
ระบุสถานการณ์ อธิบาย จัดทำตารางหรือกราฟ หากลักษณะของจดหมายต้องการ ควรกำหนดการจัดแนวเนื้อหาของเอกสารเป็นความกว้างของหน้า แต่ละบรรทัดต้องเริ่มต้นด้วยการเยื้อง
ขั้นตอนที่ 7
ลงนามในจดหมายอย่าลืมใช้มาตรฐาน "ด้วยความเคารพ" ก่อนระบุนามสกุลหลังจากนั้นคุณต้องใส่เครื่องหมายจุลภาค
ขั้นตอนที่ 8
อย่าลืมใส่วันที่เขียนจดหมายและลงนามในเอกสารที่พิมพ์
ขั้นตอนที่ 9
ถ้าองค์กรของคุณมีการสื่อสารทางอีเมลภายใน ให้เริ่มจดหมายด้วยข้อความและให้ข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบฟรี
