บางองค์กรใช้จดหมายธุรกิจในการทำงาน หนึ่งในนั้นคือจดหมายยืนยัน จะถูกส่งเพื่อยืนยันการรับวัสดุ ข้อมูล และเอกสารอื่นๆ มันถูกวาดขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรและในรูปแบบใด ๆ ขั้นตอนในการรวบรวมจดหมายนี้มีขั้นตอนอย่างไร?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ทำจดหมายยืนยันบนหัวจดหมายขององค์กรแน่นอนว่าไม่จำเป็น แต่จะดีกว่า ที่มุมขวาบน ให้ระบุรายละเอียดขององค์กรของคุณ ด้านล่างเขียนถึงใครในเอกสารนี้ที่กล่าวถึง เช่น ผู้อำนวยการทั่วไปของ Vostok LLC Ivanov Ivanovich
ขั้นตอนที่ 2
หลายองค์กรบันทึกข้อความขาเข้า / ขาออกในบันทึก ดังนั้นจึงแนะนำให้ใส่หมายเลขประจำเครื่องของการติดต่อและวันที่รวบรวม เว้นบรรทัดว่างไว้สำหรับรายละเอียดผู้รับเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 3
ถัดไป ตรงกลาง ระบุชื่อเรื่อง นั่นคือ หัวเรื่องของจดหมาย เช่น เกี่ยวกับการเพิ่มขึ้นของราคาสำหรับบริการ หลังจากนั้น ให้เขียนชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่คุณสมัครด้วย เช่น ถึงคุณ Ivanov จำไว้ว่าไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อ
ขั้นตอนที่ 4
จากนั้นเขียนวัตถุประสงค์ของจดหมาย เช่น "เราแจ้งให้คุณทราบว่าเราได้อ่านรายการราคาของคุณและพร้อมที่จะให้ความร่วมมือในอนาคต"
ขั้นตอนที่ 5
ต่อไปนี้เป็นส่วนหลักของจดหมาย แต่ไม่จำเป็น ที่นี่คุณสามารถระบุเงื่อนไขต่างๆ เช่น เมื่อตกลงที่จะให้ความร่วมมือและข้อมูลอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 6
ถัดมาคือส่วนสุดท้ายของจดหมายยืนยันซึ่งเนื้อหาขึ้นอยู่กับระดับความคุ้นเคยของคุณกับผู้รับซึ่งอาจเป็นวลี: "ขอแสดงความนับถือ … ", "ขอแสดงความนับถือ … " หรือ "ด้วยความปรารถนาดี…".
ขั้นตอนที่ 7
สามารถวาดสิ่งที่แนบมากับจดหมายยืนยันได้ เช่น กราฟ การคำนวณใดๆ สิ่งนี้ทำเพื่อไม่ให้จดหมายมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นและเพื่อให้อ่านง่าย ในข้อความ คุณเพียงแค่ต้องอ้างอิงถึงแหล่งที่มาเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 8
ท้ายจดหมายหัวหน้าต้องลงลายมือชื่อและตราประทับขององค์กร ส่งจดหมายธุรกิจของคุณทางไปรษณีย์หรือส่งด้วยตนเอง บางคนใช้อีเมลสำหรับสิ่งนี้ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มาก
