องค์กรที่เป็นเจ้าของรูปแบบใด ๆ มีเวิร์กโฟลว์ของตัวเองในรูปแบบของชุดเอกสารประเภทต่าง ๆ ซึ่งจัดระบบตามหลักการบางอย่าง บันทึกข้อตกลงต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในการร่าง
บันทึกคืออะไร
กระดาษธุรกิจในรูปแบบของบันทึกช่วยจำเป็นข้อมูลและข้อเสนอแนะในลักษณะ มอบให้กับผู้บังคับบัญชาทันทีหรือหัวหน้าองค์กร บันทึกสามารถวาดขึ้นตามคำแนะนำของฝ่ายบริหารและตามความคิดริเริ่มของพนักงาน
เอกสารประกอบด้วยข้อเท็จจริงเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะ ในกรณีส่วนใหญ่ บันทึกช่วยจำเป็นความคิดเห็นส่วนตัวของพนักงาน ซึ่งกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร บางครั้ง ในแง่ของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในองค์กร ผู้จัดการต้องรู้ความคิดเห็นของผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อปรับการดำเนินการต่อไปเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง พนักงานต้องเขียนคำตอบโดยละเอียดเพียงลำพัง เสริมด้วยแนวคิดและคำแนะนำของตนเอง
สำหรับหัวข้อของรายงานนั้นอาจแตกต่างกัน: จากการให้ข้อมูลแบบครั้งเดียวไปจนถึงการรายงานเป็นระยะ บันทึกช่วยจำสามารถใช้ภายในองค์กรหรือเล่นบทบาทของเอกสารการรายงานสำหรับผู้มีอำนาจที่สูงกว่า ต่างจากบันทึกอธิบายและบริการ
เหตุผลในการร่างเอกสาร
บันทึกช่วยจำถูกสร้างขึ้นจากกระบวนการที่อยู่นอกการควบคุม ซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อองค์กร จากนั้นพนักงานก็สามารถนำข้อมูลทั้งหมดไปยังผู้บังคับบัญชาได้ในทำนองเดียวกัน ตัวอย่างเช่น อาจเป็นการขาดงานหลายครั้งของผู้รับผิดชอบ หรือการเพิกเฉยต่อการบรรลุเป้าหมายที่วางแผนไว้ ซึ่งแน่นอนว่าอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพของทั้งองค์กร โดยทั่วไป เอกสารนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเป็นสัญญาณสำหรับการเปลี่ยนแปลงนโยบายภายใน ซึ่งกำลังดำเนินการโดยผู้นำอยู่ในขณะนี้
วิธีการวาดบันทึกช่วยจำ
โดยปกติเอกสารประกอบด้วยหลายส่วน ประการแรก จำเป็นต้องกำหนดเหตุผลที่เป็นสาเหตุของการเขียนบันทึกให้ชัดเจน มันสรุปสถานการณ์เฉพาะและแสดงรายการข้อเท็จจริง จากนั้น ขอแนะนำให้แสดงความคิดเห็นของคุณเองอย่างแจ่มแจ้งเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น ในขณะเดียวกัน จำเป็นต้องวิเคราะห์สถานการณ์จากทุกด้านและเสนอวิธีแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง
ข้อมูลทั้งหมดควรถูกนำเสนออย่างรัดกุมเพียงพอ โดยยึดตามหัวข้อของสิ่งที่เกิดขึ้น การบิดเบือนความจริงและการแสดงออกของการคาดเดาที่ไม่ได้รับการสนับสนุนจากฐานหลักฐานเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
เอกสารถูกวางลงบนแผ่นงานรูปแบบ A4 โดยมีข้อบ่งชี้บังคับที่มุมซ้ายบนของชื่อยูนิต ที่ด้านบนขวา คุณควรใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับบันทึก ด้านล่างเล็กน้อยจากเส้นสีแดง ชื่อของเอกสารและหมายเลข รวมถึงสถานที่รวบรวม เขียนด้วยตัวอักษรขนาดใหญ่
จากนั้นข้อมูลจะถูกกำหนดในรูปแบบที่ค่อนข้างอิสระซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยลายเซ็นของพนักงานที่จัดทำเอกสาร
ก่อนส่งบันทึก ขอแนะนำให้ตรวจสอบความเป็นจริงของสถานการณ์ทั้งหมดข้างต้นอย่างรอบคอบ
