ปัจจุบันไม่มีธุรกิจใดที่จริงจังสามารถทำได้โดยปราศจากการติดต่อทางธุรกิจ ดังนั้นการเรียนรู้ทักษะจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในสังคมยุคใหม่ นอกจากนี้ ทักษะเหล่านี้จำเป็นไม่เพียงแต่สำหรับเจ้าของธุรกิจเท่านั้น แต่ยังจำเป็นสำหรับพนักงานทั่วไปที่สามารถติดต่อกับคู่ค้าของบริษัทได้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
มุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของการติดต่อและยึดติดกับมันในจดหมาย ในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าการสื่อสารใด ๆ จำเป็นต้องแจ้งคู่สนทนาหรือความเชื่อมั่นของเขา ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ การเน้นสามารถเลื่อนไปด้านใดด้านหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 2
สร้างภาพลักษณ์ทางธุรกิจที่ดีในสายตาของคู่สนทนา ไม่ว่าในกรณีใดขั้นตอนนี้ควรละเลยหรือปฏิบัติด้วยความประมาทเลินเล่อ เนื่องจากทัศนคติที่มีต่อผู้ส่งจดหมายหลังจากอ่านคร่าวๆ จะยังคงอยู่ในความทรงจำของผู้รับเป็นเวลานาน ภาพธุรกิจของจดหมายได้รับอิทธิพลจากเกณฑ์หลัก 6 ประการ เช่น การเลือกหัวเรื่องจดหมายที่ถูกต้อง เวลาตอบกลับจดหมาย การอุทธรณ์ส่วนตัวที่ถูกต้อง การแสดงความขอบคุณในการอ่านจดหมาย การลงท้ายจดหมายในจดหมาย หมายเหตุเชิงบวกและลายเซ็นที่ถูกต้องของผู้ส่ง
ขั้นตอนที่ 3
สร้างทัศนคติของลูกค้าที่ภักดีต่อตัวคุณเองหรือบริษัทของคุณในจดหมาย นักการตลาดกล่าวว่ากำไรของบริษัทประมาณ 80% มาจากลูกค้าประจำ ดังนั้นความต้องการของพวกเขาจึงควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษ เพื่อเพิ่มความภักดีของลูกค้าประจำ คุณควรควบคุมสามประเด็นต่อไปนี้ในจดหมาย: ใส่ใจกับความต้องการของลูกค้า ใช้คำศัพท์ของผู้รับในข้อความในจดหมาย และปฏิบัติตามตรรกะของผู้รับ เพียงเข้าใกล้ลูกค้ามากขึ้นเท่านั้น ผู้ส่งจะสามารถตอบสนองความต้องการของเขาได้อย่างเต็มที่
ขั้นตอนที่ 4
แบ่งตัวอักษรออกเป็นองค์ประกอบเชิงความหมาย ในกรณีนี้จะฟังดูน่าเชื่อถือมากขึ้นสำหรับผู้รับ มีสามองค์ประกอบดังกล่าว: ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ส่งเสนอ ข้อความที่ชัดเจนว่าผู้รับจะได้รับประโยชน์อย่างไร และข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อพิสูจน์ประเด็นหลักของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 5
โครงสร้างประโยคเพื่อให้สอดคล้องกับบรรทัดฐานของภาษาที่เขียนอย่างชัดเจน คุณลักษณะการสะกดคำนี้ส่งผลต่อการรับรู้ข้อมูลของบุคคล จัดเรียงสมาชิกของประโยคในลำดับที่ยอมรับง่ายที่สุดสำหรับภาษาใดภาษาหนึ่ง ประโยคควรกระชับและเข้าใจง่าย เว้นวรรคเพิ่มเติมระหว่างย่อหน้าเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น