สำหรับเสมียนสามเณร การออกแบบจดหมายโต้ตอบที่เข้ามาอาจเป็นการทดสอบความแข็งแกร่ง อย่างไรก็ตาม ทันทีที่กระบวนการแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่เข้าใจง่าย จะกลายเป็นส่วนที่ไม่เด่นของวันทำงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากองค์กรจะต้องลงทะเบียนในวันเดียวกัน ไม่ว่าจะไปถึงที่นั่นด้วยวิธีใด (ทางอีเมล ทางไปรษณีย์ แฟกซ์ ฯลฯ) ต้องพิมพ์อีเมล ต้องบันทึกข้อความทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 2
คอลัมน์ # 1 ของวารสารระบุวันที่ได้รับเอกสารแต่ละฉบับ คอลัมน์ # 2 - หมายเลขทะเบียน หมายเลขจะถูกกำหนดตามลำดับการรับ โดยแต่ละปีปฏิทินจะเริ่มต้นด้วยหนึ่ง จากนั้นตรวจสอบเอกสารที่จัดส่งแต่ละฉบับว่าได้รับการจัดส่งอย่างถูกต้องหรือไม่ว่าบรรจุภัณฑ์ไม่เสียหาย หากไม่ทำเครื่องหมาย "ด้วยตนเอง" ซองจดหมายหรือถุงจะถูกเปิดออกและตรวจสอบเนื้อหา หากมีสินค้าคงคลังก็จะตรวจสอบ หากเอกสารที่ระบุบางส่วนหายไป คุณจำเป็นต้องร่างการกระทำที่เหมาะสม และจดบันทึกในสมุดรายวันของจดหมายโต้ตอบที่เข้ามาในส่วน "บันทึกย่อ" จำนวนแผ่นพร้อมเอกสารแนบระบุไว้ในคอลัมน์ที่ 3
ขั้นตอนที่ 3
ประเภทของการติดต่อถูกป้อนในคอลัมน์ที่ 4 ซึ่งอาจเป็นคำขอ รายงานกระทบยอด จดหมาย ใบรับรอง โทรเลข การแจ้งเตือน ฯลฯ สองคอลัมน์ถัดไประบุผู้ส่งและหมายเลขขาออกของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 4
ข้อมูลสรุปของการจัดส่งจะต้องระบุไว้ในคอลัมน์ที่ 7 ตัวอย่างเช่น“ในการจัดทำหนังสือรับรองหนี้ของ AA Ivanov ธนาคาร "หรือ" แอพลิเคชันสำหรับการคำนวณเงินเดือนของ VV Sidorova"
ขั้นตอนที่ 5
จากนั้นจะมีการส่งจดหมายโต้ตอบไปยังผู้รับและหลังจากได้รับมติแล้วจะมีการป้อนลงในคอลัมน์หมายเลข 8 ซึ่งระบุในผู้บริหารสองคนถัดไปและกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร บันทึกย่อระบุว่าเอกสารได้รับการดำเนินการและที่จัดเก็บ