เอกสารที่มาจากหน่วยงานบางแห่งและมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดถือเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ ในเวลาเดียวกัน ในทฤษฎีกฎหมาย มีหลายวิธีในการกำหนดเอกสารอย่างเป็นทางการ
การกำหนดสัญญาณของเอกสารอย่างเป็นทางการมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสาขากฎหมายอาญาเนื่องจากอยู่ในประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซียว่ามีคลังข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแนวคิดนี้ ในทฤษฎีกฎหมายอาญา มีการใช้วิธีการหลักสองวิธีในการถอดรหัสคำว่า "เอกสารทางการ"
วิธีแรกถือว่าแคบและเชื่อมโยงเอกสารทางการกับแหล่งที่มา ตามทฤษฎีนี้ เฉพาะเอกสารที่มาจากรัฐ หน่วยงานเทศบาลเท่านั้นที่สามารถเป็นทางการได้ ที่นิยมมากขึ้นในปัจจุบันคือแนวทางกว้าง ๆ ตามที่เอกสารทางการสามารถมาจากภาครัฐการค้าหรือแม้แต่ภาคเอกชนนั่นคือแหล่งที่มาของแหล่งที่มาไม่สำคัญ
การลงทะเบียนและการรับรองที่ถูกต้อง
หนึ่งในคุณสมบัติหลักของเอกสารอย่างเป็นทางการคือการดำเนินการและการรับรองที่ถูกต้อง หากมีการกำหนดกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการประมวลผลเอกสารในการดำเนินการทางกฎหมาย เอกสารอย่างเป็นทางการจะต้องปฏิบัติตาม (เช่น กฎสำหรับการรับรองเอกสาร กฎในการออกหนังสือมอบอำนาจ)
หากไม่มีกฎพิเศษใด ๆ เพื่อให้เอกสารได้รับการยอมรับว่าเป็นทางการก็เพียงพอที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจดทะเบียน โดยปกติ ข้อกำหนดเหล่านี้รวมถึงเงื่อนไขที่มีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด (ตราประทับ ลายเซ็น ตราประทับบางประเภท ทางการหรือหัวจดหมาย)
สัญญาณเนื้อหาของเอกสารอย่างเป็นทางการ
การดำเนินการที่ถูกต้องและการรับรองเอกสารอย่างเป็นทางการเป็นสัญญาณที่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม ในการพิจารณาคดีในปัจจุบัน การมีอยู่ของเครื่องหมายที่มีความหมายก็ถือเป็นเงื่อนไขบังคับเช่นกัน เครื่องหมายที่ระบุคือเอกสารทางการต้องมีอิทธิพลต่อความสัมพันธ์ทางกฎหมายในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง สามารถสร้างสิทธิบางอย่างหรือกำหนดความรับผิดชอบเฉพาะได้
นอกจากนี้ เอกสารทางการบางฉบับรับรองข้อเท็จจริงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการเกิดขึ้นของผลที่ตามมา (ทรัพย์สินนี้ถูกครอบครองโดยเอกสารขั้นตอนส่วนใหญ่) ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของลักษณะที่เป็นทางการและเป็นรูปธรรม ซึ่งแต่ละอย่างต้องมีอยู่ในเอกสารทางการ ก่อให้เกิดการตีความสมัยใหม่ของแนวคิดนี้ในทฤษฎีและการปฏิบัติทางกฎหมาย