ทุกองค์กรมีเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร สรุปเพื่อควบคุมแรงงานสัมพันธ์กับพนักงาน การแก้ไขใดๆ จะเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบเอกสารนี้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
สิ่งสำคัญคือต้องได้รับคำแนะนำจากกฎหมาย คำแนะนำ และเอกสารกำกับดูแลอื่นๆ เมื่อจัดทำเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร การละเมิดกฎใด ๆ นำไปสู่การคว่ำบาตรต่างๆ
ขั้นตอนที่ 2
เอกสารจะถูกร่างขึ้นหลังจากการประกาศคำสั่งโดยหัวหน้าองค์กร บนพื้นฐานของเอกสารส่วนตัวทั้งหมดของพนักงานจะมีการกรอกแบบฟอร์มเช่นสัญญาจ้าง
ขั้นตอนที่ 3
เมื่อจ้างพนักงานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเสนาธิการต้องลบสำเนาเอกสารทั้งหมดและเก็บไว้ในไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน ในอนาคต คุณยังสามารถแนบเอกสารกับโฟลเดอร์นี้ได้อีกด้วย เช่น ใบสมัครลาพักร้อน ควรจะกล่าวว่าการเก็บไฟล์ส่วนบุคคลไม่จำเป็นสำหรับบริษัทเอกชน
ขั้นตอนที่ 4
นอกจากนี้ คุณควรจัดทำรายการเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล ซึ่งควรเรียงตามลำดับเวลาและมีหมายเลขซีเรียล
ขั้นตอนที่ 5
การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในไฟล์ส่วนบุคคลนั้นเกิดจากการสมัครของพนักงานเองและตามสำเนาที่แนบมาเช่นในกรณีของการเปลี่ยนนามสกุล - ใบรับรองการสมรส (การเลิกกิจการ) ในขณะเดียวกัน เอกสารเก่าไม่สามารถรีไซเคิลได้ แต่ต้องเก็บไว้ในไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน
ขั้นตอนที่ 6
บนหน้าปกของแฟ้มส่วนบุคคล ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานคือ: นามสกุล ชื่อ นามสกุล และหมายเลขของแฟ้มส่วนบุคคล จากนั้นเขาก็ลงทะเบียนในทะเบียนส่วนตัวพิเศษ
ขั้นตอนที่ 7
โปรดจำไว้ว่าไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงเอกสารของพนักงานจะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัยหรือที่อื่นที่ปลอดภัย ความรับผิดชอบในเรื่องนี้ควรเป็นความรับผิดชอบของบุคลากรซึ่งได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้า
ขั้นตอนที่ 8
โปรดทราบว่าไฟล์ส่วนบุคคลจะไม่ถูกถ่ายโอนไปยังตัวพนักงานเอง และสามารถศึกษาได้เฉพาะต่อหน้าผู้รับผิดชอบเท่านั้น