ระบบการตั้งชื่อคือรายการของกรณีทั้งหมดที่ประกอบขึ้นเป็นไฟล์เก็บถาวรและเพิ่งเปิดใหม่ในองค์กรเฉพาะที่นำเข้ามาในระบบ ต้องระบุดัชนีของเคส, ชื่อ, เงื่อนไขที่กำหนดไว้ในการจัดเก็บ
ความหลากหลายของระบบการตั้งชื่อ
ในงานสำนักงาน มีระบบการตั้งชื่อหลักสามประเภท: มาตรฐาน การประมาณ และรายบุคคล มาตรฐานนี้กำหนดขึ้นโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางและทำหน้าที่เป็นแบบจำลองสำหรับการร่างระบบการตั้งชื่อในองค์กรประเภทเดียวกัน ระบบการตั้งชื่อโดยประมาณไม่รวมจำนวนกรณีที่เป็นมาตรฐานอย่างเคร่งครัด ประกอบด้วยรายการกรณีที่แนะนำให้เปิดด้วยดัชนี การตั้งชื่อประเภทข้างต้นจัดทำขึ้นในองค์กรและสถาบันของรัฐและเทศบาล พนักงานขององค์กรเอกชนตามเอกสารทางกฎหมาย ประเภทการรายงาน แผนงาน ฯลฯ มีการพัฒนารายการแต่ละกรณี รวมถึงปริมาณทั้งหมดของกรณีที่เกิดขึ้นขององค์กร
ขั้นตอนการรวบรวมศัพท์
ทุกปีบนพื้นฐานของเก่าจะมีการร่างการตั้งชื่อคดีใหม่ นอกจากนี้ เอกสารทั้งหมดอาจมีการแก้ไข องค์ประกอบที่สำคัญของระบบการตั้งชื่อคืออายุการเก็บรักษาของเคส บนพื้นฐานนี้ จะแยกแยะกรณีของการจัดเก็บชั่วคราว ระยะยาว และถาวร ระยะเวลาของไฟล์ที่เก็บข้อมูลชั่วคราวคือน้อยกว่าสิบปี ที่เก็บข้อมูลระยะยาวคือมากกว่าสิบปี ในส่วนที่เกี่ยวกับเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุ จะมีการจัดทำรายการสินค้าคงคลัง ซึ่งระบุหมายเลขซีเรียลของเอกสาร ชื่อ ปีที่สร้าง จำนวนแผ่นงาน และข้อมูลอื่นๆ ในกรณีที่ระบุไว้โดยชัดแจ้ง หลังจากจัดทำรายการสินค้าคงคลังแล้ว เอกสารเหล่านี้อาจถูกทำลายได้
โครงสร้างระบบการตั้งชื่อจะแสดงด้วยส่วนย่อย อย่างไรก็ตาม แผนกนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรและสถาบันของรัฐ ในองค์กรเอกชน แผนกนี้มีเงื่อนไขและค่อนข้างเน้นประเด็นหลักของกิจกรรม มากกว่าที่จะสะท้อนถึงความสัมพันธ์ของอำนาจและการอยู่ใต้บังคับบัญชา
ตารางการตั้งชื่อประกอบด้วยห้าคอลัมน์: คอลัมน์แรกประกอบด้วยดัชนีของเคส, ที่สอง - ชื่อของเคส, ที่สาม - จำนวนหน้า (ระบุเมื่อสิ้นปีปัจจุบัน), ที่สี่ - ระยะเวลาการจัดเก็บ จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายกำกับดูแลข้อที่ห้า - หมายเหตุเกี่ยวกับการเปิดคดี การรวมในสินค้าคงคลังเพื่อจุดประสงค์ในการทำลาย ฯลฯ
กรณีการจัดเก็บระยะยาวและถาวรที่รวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อไม่ควรเกินสองร้อยห้าสิบหน้า หากจำนวนหมู่บ้านเกินเกณฑ์ แนะนำให้แบ่งกรณีเป็นสองกรณีขึ้นไป
ระบบการตั้งชื่อของคดีที่รวบรวมจะต้องตกลงกับแผนกจดหมายเหตุและลงนามโดยหัวหน้าองค์กร