ในยุคของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ พันธมิตรสื่อสารกันทางไกลมากขึ้น โดยไม่ต้องการเสียเวลากับการประชุมส่วนตัวและการเจรจา ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่การติดต่อสื่อสารระหว่างงานจึงมีความสำคัญไม่น้อยในชีวิตของผู้จัดการยุคใหม่ การรักษาให้ถูกต้องเป็นหน้าที่ของพนักงานออฟฟิศทุกคน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ถ้าที่ทำงานคุณต้องสื่อสารกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ แน่นอนว่าคุณมักจะต้องเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ มันไม่ง่ายอย่างที่คิดเมื่อมองแวบแรก: การติดต่อทางธุรกิจนั้นเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดมากมาย ซึ่งจะต้องถูกมองข้ามเพื่อรักษาชื่อเสียงของคุณในฐานะหุ้นส่วนที่มีความสามารถ หากไม่สามารถเรียนหลักสูตรศิลปะการติดต่อทางธุรกิจได้ ให้ปฏิบัติตามกฎด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 2
จะต้องลงทะเบียนจดหมายอย่างเป็นทางการ ให้ทำเช่นนี้ก่อนเริ่มคอมไพล์แล้วใส่ตัวเลขลงในช่องว่างที่ให้ไว้ (ปกติจะอยู่ที่มุมซ้ายบน ใต้โลโก้บริษัท ถ้ามี) ระบุผู้รับที่มุมขวาบน เริ่มต้นด้วยชื่อเรื่อง จากนั้นใส่นามสกุล (หรือนามสกุลหากจดหมายมีไว้สำหรับคนมากกว่าหนึ่งคน) ตำแหน่งควรเรียงตามลำดับชั้น กล่าวคือ เช่น ผู้อำนวยการ รองลงมา หัวหน้าแผนกบริการและแผนกต่างๆ
ภายใต้ชื่อผู้รับ ระบุชื่อและชื่อของผู้ส่ง อย่าลืม: ในกรณีนี้ไม่ได้ใช้คำบุพบท "จาก" นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดทั่วไป! ถัดไป ระบุหัวเรื่องของจดหมายและวันที่รวบรวม หัวเรื่องของจดหมายควรทำให้ชัดเจนว่าเอกสารนี้กำลังพูดถึงอะไร กล่าวไว้อย่างชัดเจนและชัดเจน
ขั้นตอนที่ 3
ข้อความในจดหมายเริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์ หากจ่าหน้าถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้สมัครโดยใช้ชื่อและนามสกุล หรืออีกวิธีหนึ่งคือใช้นามสกุล: "เรียน คุณ Ivanov" ไม่ว่าในกรณีใดไม่อนุญาตให้มีความคุ้นเคยในจดหมายแม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับผู้รับเป็นการส่วนตัวและมีความสัมพันธ์ "ขาสั้น" กับเขา โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ จะต้องเก็บไว้ในที่เก็บถาวรและสามารถใช้ในการทำงานได้อีกหลายปีต่อมา
ข้อความในจดหมายต้องชัดเจนและเข้าใจได้ อย่ากระจาย "ความคิดไปตามต้นไม้" อย่ากรอกรายละเอียดที่ไม่จำเป็นในจดหมายอย่าอ้างข้อเท็จจริงที่รู้จักกันดี ไม่มีอะไรน่ารำคาญไปกว่าการเสียเวลาอ่านเอกสาร ความหมายทั้งหมดแบ่งเป็น 4 ประโยค แต่คุณต้องอ่าน 4 แผ่น กำหนดข้อเสนอของคุณสั้น ๆ และเข้าใจได้ หากคุณต้องการคำอธิบาย ให้เขียนเป็นไฟล์แนบและแนบไปกับจดหมาย