การประชุมทีมอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์สถานการณ์การทำงานต่างๆ รวมถึงสถานการณ์ความขัดแย้ง อภิปรายปัญหาความขัดแย้งในที่สาธารณะและทำการตัดสินใจที่มีผลผูกพันกับพนักงานแต่ละคน การประชุมส่วนรวมควรนำหน้าด้วยงานเตรียมการจำนวนมาก
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดหัวข้อหลักของการประชุม ตามกฎแล้วจะมีการประชุมร่วมกันในประเด็นเฉพาะเรื่องหนึ่ง ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์งานขององค์กรสำหรับปีหรือการเปลี่ยนชั่วโมงการทำงานที่ลดลง
ขั้นตอนที่ 2
คิดถึงวาระของคุณ ประเด็นของมันจะเป็นประเด็นเฉพาะที่ต้องพูดคุยกัน ควรมีอย่างน้อยสองและไม่เกินห้า เรียงลำดับคำถามตามลำดับความสำคัญที่ลดลง หากหัวข้อของการประชุมค่อนข้างกว้าง ให้ใส่ “เบ็ดเตล็ด” เป็นหัวข้อสุดท้ายในวาระการประชุม ที่นี่คุณสามารถเบี่ยงเบนประเด็นหลักเล็กน้อยและหารือเกี่ยวกับปัญหาเล็ก ๆ ที่ทีมกังวลอยู่ในขณะนี้
ขั้นตอนที่ 3
เตรียมลำโพง. พนักงานที่มีความสามารถซึ่งมีความคิดเห็นที่ถือว่ามีอำนาจในทีมควรพูดในแต่ละรายการในวาระการประชุม เตือนเขาเกี่ยวกับรายงานที่กำลังจะมีขึ้นล่วงหน้า 1-2 สัปดาห์ เพื่อให้บุคคลนั้นได้คิดทบทวนข้อความของเขาอย่างใจเย็น ก่อนการประชุม 2-3 วันก่อนการประชุม ให้พูดคุยกับผู้พูดแต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความในคำพูดของเขาพร้อมและสอดคล้องกับหัวข้อที่ระบุไว้
ขั้นตอนที่ 4
เตรียมห้องประชุม. จะเป็นการดีหากองค์กรของคุณมีหอประชุมหรือห้องประชุมอื่นๆ มิฉะนั้น ให้ใช้ห้องที่ใหญ่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในวันประชุมจะต้องมีการติดตั้งเก้าอี้เพียงพอและโปรเจคเตอร์ คอมพิวเตอร์ และไมโครโฟนที่เชื่อมต่อและตั้งค่า หากมี คุณยังสามารถจัดเตรียมโฟลเดอร์พิเศษของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนล่วงหน้าพร้อมเอกสารที่จะอภิปราย
ขั้นตอนที่ 5
แจ้งวัน เวลา และสถานที่จัดประชุมให้พนักงานทุกคนทราบ ใช้วิธีการดั้งเดิมวิธีใดวิธีหนึ่ง: โพสต์ข้อมูลบนกระดานข่าว ส่งอีเมล โทรหาหัวหน้าแผนกโครงสร้าง พูดคุยกับพนักงานแต่ละคนเป็นการส่วนตัว ทางเลือกของคุณจะขึ้นอยู่กับประเพณีของบริษัทและจำนวนพนักงาน
ขั้นตอนที่ 6
ลงทะเบียนผู้เข้าร่วมก่อนเริ่มการประชุม คุณจะแนบรายการนี้กับโปรโตคอลในภายหลัง อย่าลืมเริ่มการประชุมตามเวลาที่กำหนดและประกาศให้พนักงานทราบ อย่ารอช้า แสดงความสำคัญและความจริงจังของงาน
ขั้นตอนที่ 7
ประกาศหัวข้อหลักของการประชุมและประเด็นที่จะแก้ไขที่นั่น ขอให้ทีมเลือกประธานและเลขานุการในการประชุม ตามกฎแล้วหัวหน้าองค์กรหรือรองของเขาจะได้รับเลือกเป็นประธานและเสมียนหรือผู้จัดการสำนักงานเป็นเลขานุการ ประธานจะดำเนินการประชุม รักษาความสงบเรียบร้อย และปฏิบัติตามระเบียบ หน้าที่ของเลขานุการรวมถึงการรักษาระเบียบการอย่างละเอียด: การบันทึกคำปราศรัยของผู้พูด คำถามสำหรับพวกเขา การอภิปรายและข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 8
ยึดมั่นในไทม์ไลน์การพูดที่กำหนดไว้ ไม่เช่นนั้นการประชุมของคุณอาจเสี่ยงต่อการลากไปจนถึงเที่ยงคืนและไม่ต้องตัดสินใจใดๆ ตามกฎแล้ว ผู้บรรยายจะมีเวลา 15-20 นาทีในการกำจัด แต่ไม่เกิน 30 นาที ผู้บรรยายร่วมในประเด็นรองควรอยู่ภายใน 10-15 นาที คำพูดของผู้เข้าร่วมจากผู้ชมถูก จำกัด ไว้ที่ 2-3 นาที คุณสามารถตอบคำถามได้ไม่เกิน 5 นาที หากเกินเวลาให้นึกถึงกฎเกณฑ์อย่างเคร่งครัด
ขั้นตอนที่ 9
หลังจากกำหนดวาระการประชุมและทุกคนกล่าวสุนทรพจน์แล้ว ให้สรุปการประชุมโดยสังเขป หากมีการตัดสินใจที่สำคัญ ร่างของพวกเขาควรอ่านออกเสียงให้ทุกคนที่เข้าร่วม
ขั้นตอนที่ 10
ภายในสองวันหลังจากการประชุม คุณต้องเตรียมรายงานการประชุมฉบับสุดท้ายและการตัดสินใจ รายงานการประชุมจะต้องตกลงกันและลงนามโดยประธานในที่ประชุม นำการตัดสินใจและกำหนดเส้นตายสำหรับการนำไปปฏิบัติของพนักงานทุกคนที่จำเป็นต้องดำเนินการ