จดหมายธุรกิจใช้ในบริษัทต่างๆ เมื่อสื่อสารกับคู่ค้า ซัพพลายเออร์ พนักงาน ลูกค้า เอกสารนี้มีบทบาทสำคัญในการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัท ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง มีความสามารถ ชัดเจน รวมทั้งเรียบง่ายและง่ายดาย ควรเป็นข้อมูลและดำเนินการตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการเพื่อให้บรรลุจากผู้รับ เพื่อให้เข้าใจว่าจดหมายธุรกิจคืออะไร คุณต้องพิจารณาโครงสร้างอย่างละเอียดถี่ถ้วน
ที่มุมขวาของจดหมายธุรกิจของคุณ ให้ใส่โลโก้บริษัทของคุณ หากบริษัทไม่มี ให้เขียนชื่อองค์กร ตลอดจนที่อยู่ตามกฎหมายและรายละเอียดบังคับ ซึ่งตามกฎแล้วจะอยู่บนตราประทับ ได้แก่ TIN, KPP, บัญชีกระแสรายวัน, บัญชีตัวแทน, BIK และข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับบัญชีและธนาคารที่เปิดบัญชี
หลังจากโลโก้บริษัทและตราประทับ ให้ป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับหากจดหมายธุรกิจถูกส่งไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ เมื่อส่งเอกสารถึงบริษัทแล้ว ให้เขียนชื่อ ที่อยู่ ที่ตั้ง
คุณควรเขียนคำอุทธรณ์ถึงผู้รับตรงกลางแผ่น หากจดหมายส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้เขียนตัวอย่างดังนี้: "Dear Petr Efremovich!" เมื่อจดหมายถูกส่งไปยังบริษัท ตัวเลือกต่อไปนี้เป็นไปได้: "เรียนพันธมิตร!" โปรดทราบว่าเมื่อพูดกับผู้รับ คำนั้นไม่สามารถย่อให้สั้นลงได้ หากจดหมายเป็นเรื่องส่วนตัว คุณสามารถเขียนดังนี้: "เรียน ยูริ อัลเบอร์โตวิช!"
ในเนื้อความของจดหมายธุรกิจ ขั้นแรกให้เขียนเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดสถานการณ์เฉพาะ ถัดไป ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย พิจารณาส่วนนี้ของเอกสารอย่างรอบคอบ อย่างชัดเจน รัดกุม ในภาษาที่เข้าถึงได้ เขียนคำร้อง คำเชิญ คำขอ ข้อเสนอ การตอบกลับ ขอแสดงความยินดี คำขอหรือวัตถุประสงค์อื่น ๆ ที่พร้อมท์ให้คุณเขียนจดหมาย
จากนั้นสรุปจดหมายธุรกิจ กล่าวคือ เขียนผลลัพธ์ที่คุณต้องการรับจากผู้รับ ตัวอย่างเช่น หากคุณเชิญคู่ของคุณมานำเสนอสินค้า คุณควรระบุสิ่งต่อไปนี้: "เราหวังว่าคุณจะเยี่ยมชมนิทรรศการ เลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม"
ในบางกรณี เอกสารแนบมากับจดหมายธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หากคุณเชิญคู่ของคุณเข้าร่วมนิทรรศการ อย่าลืมเชิญผู้รับคำเชิญเข้าร่วมงานนี้ด้วย
กรอกจดหมายธุรกิจของคุณให้ถูกต้อง เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าคุณต้องเขียนคำว่า: "ขอแสดงความนับถือ … " จากนั้นระบุข้อมูลส่วนบุคคลและผู้ติดต่อของบุคคลที่มีการร่างเอกสารในนามของ