คุณต้องการเอกสารอย่างเร่งด่วน แต่คุณจำไม่ได้ว่าคุณวางไว้ที่ไหน? ทำให้ชีวิตในสำนักงานของคุณมีระเบียบ จัดเรียงทุกอย่างในโฟลเดอร์ที่มีหมายเลข - ซึ่งจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้น
เราจัดของในเอกสารให้เรียบร้อย
หากมีเอกสารเพียงเล็กน้อยและเกี่ยวข้องกับแอปพลิเคชันหนึ่งๆ จะต้องรวมไว้ในที่เดียว โดยเฉพาะในโฟลเดอร์ แต่ตามกฎแล้ว หนึ่งโฟลเดอร์ไม่เพียงพอ ควรมีหลายโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ที่มีเอกสารประกอบของบริษัท จดหมาย สัญญากับซัพพลายเออร์ ฯลฯ
ด้วยการขยายตัวขององค์กร จำนวนโฟลเดอร์จะเพิ่มขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องมี แต่ชั้นวางหลายชั้นสำหรับพวกเขา จากนั้นพนักงานก็ปรากฏตัวขึ้นว่าใครจะมีโฟลว์เอกสารและโฟลเดอร์ของตนเอง นั่นคือกฎข้อแรกคือการกระจายเอกสารลงในโฟลเดอร์เฉพาะซึ่งควรอยู่บนชั้นวาง
ตอนนี้อุตสาหกรรมผลิตถาดแนวนอนและแนวตั้ง ใช้พื้นที่น้อย วางบนโต๊ะได้พอดี และทำให้มีเอกสารพื้นฐานและที่ใช้บ่อยอยู่ในมือ โดยไม่ต้องซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่
ทะเบียน
หากมีเอกสารจำนวนมากคุณสามารถสร้างทะเบียนพิเศษ (วารสารการลงทะเบียน) สำหรับพวกเขาหรือหลายฉบับ ตัวอย่างเช่น บันทึกเอกสารขาเข้าและขาออก ประกอบด้วยวันที่ลงทะเบียนและหมายเลขเอกสารขาเข้า (ขาออก) เนื้อหาโดยย่อและ / หรือชื่อและตำแหน่งที่ส่งเอกสาร (ไปยังแผนกใด ๆ ที่มอบให้เจ้าหน้าที่ซึ่งอยู่ในโฟลเดอร์ใด ๆ ที่วางไว้ ฯลฯ).
สำหรับโฟลเดอร์บางส่วนหรือทั้งหมด หากมีเอกสารจำนวนมากและโฟลเดอร์ที่คล้ายกันจำนวนมาก (ตามความหมาย) คุณอาจต้องลงทะเบียนเอกสารในแต่ละโฟลเดอร์ กล่าวคือ รายการของเอกสารที่ซ้อนกันหรือแนบมาในโฟลเดอร์ ตรงกลางของโฟลเดอร์ แต่ละเอกสารสามารถกำหนดหมายเลข (ถ้าไม่เคยมีมาก่อน) หรือให้ของคุณเอง จากนั้นคุณไม่จำเป็นต้องพลิกดูเอกสารทั้งหมด แต่เพียงแค่ดูรายการจากนั้นใช้หมายเลขที่จำเป็น
วางเอกสารในโฟลเดอร์ ถาด และชั้นวางที่เหมาะสม เริ่มงานตรงเวลา แล้วคุณจะพบทุกสิ่งอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
จัดระเบียบสถานที่ทำงาน
สถานที่ทำงานต้องเป็นระเบียบ พยายามทำความสะอาดโต๊ะของคุณทุกวันหรืออย่างน้อยทุกสองสามวัน คุณสามารถทิ้งเอกสารที่จำเป็นไว้บนโต๊ะ ใส่ส่วนที่เหลือในโฟลเดอร์ บนถาดและชั้นวาง และถ้าคุณหยิบมาจากใครซักคน เฉพาะในกรณีที่คุณให้มันเป็นการดีกว่าที่จะจำให้ดีว่าใครหรือเขียนมันลงไป
และในที่สุดก็. บุคคลที่มีเอกสารอยู่ในสถานที่เสมอ หาได้ง่ายและนำเข้ามาตรงเวลา อยู่ในสถานะที่ดีกับเจ้าหน้าที่เสมอ เราขอให้คุณนี้ด้วยสุดใจของเรา