ไม่ว่าจะมีการติดต่อครั้งแรกกับคู่ค้าทางธุรกิจที่มีศักยภาพทางโทรศัพท์ไม่ว่าจะมีข้อตกลงด้วยวาจาหรือไม่ก็ตามในการฝึกฝนการหมุนเวียนของธุรกิจมีธรรมเนียมที่จะสนับสนุนการเริ่มต้นของความสัมพันธ์กับจดหมายอย่างเป็นทางการพร้อมข้อเสนอความร่วมมือ.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในส่วนแรกของจดหมายซึ่งมีความยาวไม่เกินหนึ่งย่อหน้า ให้เขียนว่าคุณเป็นตัวแทนบริษัทประเภทใด และทักทายผู้บริหารของผู้ที่จะเป็นหุ้นส่วนที่คาดหวังในนามของบริษัทนั้น เป็นการเหมาะสมที่จะใช้วลีเช่น "บริษัทของเราปรารถนาให้ธุรกิจของคุณเจริญรุ่งเรือง", "ในนามของบริษัทดังกล่าวและบริษัทดังกล่าว เราแสดงความเคารพต่อคุณ" อย่าลืมใส่ชื่อองค์กรของคุณ โปรดจำไว้ว่าในรูปแบบของสแปม มีจดหมายมากกว่าหนึ่งโหลส่งถึงบริษัทใดๆ ก็ตามที่มีข้อเสนอเพื่อสรุปข้อตกลง ดังนั้นผู้รับควรเข้าใจทันทีว่าข้อเสนอใดกำลังถูกกล่าวถึง
ขั้นตอนที่ 2
ในส่วนถัดไปของจดหมาย ให้เตือนผู้ที่อาจเป็นหุ้นส่วนว่ามีข้อตกลงเบื้องต้นระหว่างบริษัทของคุณในสัญญาหรือบริการเฉพาะ คุณสามารถใช้วลีเช่น "ในการเจรจาของเราต่อไป … ", "เราได้พิจารณาความปรารถนาของคุณเกี่ยวกับ … " ทำให้ชัดเจนกับผู้รับว่าข้อเสนอความร่วมมือนี้ไม่ใช่ข้อเสนอแบบตายตัวและเป็นพื้นฐาน สำหรับลูกค้าทั้งหมด แต่ได้รับการพัฒนาขึ้นสำหรับบริษัทนี้โดยเฉพาะ และคำนึงถึงคุณลักษณะทั้งหมดของธุรกิจนี้โดยเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 3
ในส่วนที่ใหญ่ที่สุดของข้อเสนอ ให้ระบุว่าบริการหรือสินค้าใดที่คุณเสนอ ต้นทุน เวลาในการจัดส่งคืออะไร ข้อมูลที่นำเสนอในตารางเข้าใจง่ายขึ้น เสนอทางเลือกต่างๆ ให้กับลูกค้าด้วยต้นทุน ปริมาณ และปริมาณการบริการที่แตกต่างกัน เพื่อให้ลูกค้าสามารถเลือกชุดค่าผสมที่เหมาะสม เน้นประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับโดยการสรุปข้อตกลงกับองค์กรของคุณ ที่นี่คุณสามารถระบุส่วนลด ข้อเสนอพิเศษสำหรับพันธมิตรทั่วไป ความเป็นไปได้ในการทำสัญญาสำหรับการจัดหาบริการเพิ่มเติม หรือการจัดหาสินค้าอื่นๆ ตามเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยเป็นพิเศษ
ขั้นตอนที่ 4
อุทิศส่วนสุดท้ายให้กับความปรารถนาและคำพรากจากกัน ใช้วลีมาตรฐานเช่น "เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน … ", "ความปรารถนาดี … " อย่าลืมสมัครสมาชิกและทิ้งพิกัดไว้ เพื่อในกรณีที่มีการตัดสินใจที่ดี ลูกค้าจะไม่มองหาหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลที่สามารถติดต่อคุณได้