จดหมายขอบคุณพนักงานเป็นรูปแบบหนึ่งของสิ่งจูงใจที่ไม่ใช่สาระสำคัญสำหรับสมาชิกในทีม ไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับข้อความ อย่างไรก็ตาม มีกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับการเตรียมการและการดำเนินการตามประเพณีหลายประการ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เลือกเวลาที่เหมาะสมเพื่อส่งจดหมายขอบคุณให้กับพนักงาน เหตุผลที่สมควรสำหรับการแสดงความขอบคุณต่อสาธารณะอาจเป็นความสำเร็จของการมอบหมายงานพิเศษที่ประสบความสำเร็จ, ผลงานสูงเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาหนึ่ง, วันครบรอบหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์
ขั้นตอนที่ 2
หากคุณกำลังจะเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณถึงพนักงานที่เตรียมงานสำคัญหรือเพื่อสรุปข้อตกลงหุ้นส่วนที่ให้ผลกำไร ให้พูดคุยกับหัวหน้างานทันที หัวหน้าหน่วยโครงสร้างจะพูดคุยเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ได้รับการสนับสนุนในการดำเนินโครงการเฉพาะและอธิบายจากมุมมองของมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 3
เขียนจดหมายขอบคุณบนหัวจดหมายขององค์กร ที่มุมขวาบน ให้ประทับตรา ที่ด้านซ้ายบน - ชื่อของหน่วยโครงสร้าง ตำแหน่ง นามสกุลและชื่อย่อของพนักงาน อุทธรณ์ด้วยวิธีนี้: "เรียน Ivan Ivanovich!" หรือ "เรียน Maria Sergeevna!" อย่าใช้ตัวเลือกอื่นเช่น "ที่รัก" "คุณ" ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 4
ระบุเหตุผลสำหรับจดหมายขอบคุณนี้ คุณสามารถติดต่อพนักงานทั้งในนามของผู้จัดการที่ลงนามในเอกสารและในนามของบริษัทโดยรวม ในกรณีแรก จุดเริ่มต้นของจดหมายจะมีลักษณะดังนี้: "ฉันขอแสดงความยินดีกับคุณที่ดำเนินการตามแผนการขายสำเร็จในเดือนเมษายน 100%" ในส่วนที่สอง เช่น "Zenit LLC ขอขอบคุณสำหรับการเติมเต็มยอดขายที่มากเกินไป แผนเดือนเมษายนเต็ม 100%"
ขั้นตอนที่ 5
ระบุข้อความในจดหมายถึงคุณธรรมส่วนตัวของพนักงานในการทำงานเฉพาะให้เสร็จสิ้น โปรดทราบว่าคุณให้ความสำคัญกับการทำงานหนักและการอุทิศตนเพื่อบริษัท และหวังว่าจะประสบความสำเร็จอย่างมืออาชีพต่อไป พนักงานจะยินดีที่จะอ่าน เช่น วลีต่อไปนี้: “คุณมีความคิดสร้างสรรค์ในการดำเนินโครงการและได้พยายามอย่างมากที่จะทำให้เสร็จภายในวันที่เป้าหมาย คุณได้ประสานงานของกลุ่มอย่างชำนาญและบรรลุผลที่น่าประทับใจ ฉันซาบซึ้งในความคิดสร้างสรรค์และความรู้ของคุณมาก"
ขั้นตอนที่ 6
หากมีการเขียนจดหมายขอบคุณเนื่องในโอกาสครบรอบวันครบรอบของพนักงานหรือเกี่ยวข้องกับวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้พยายามหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานของเขา ระบุจำนวนปีที่พนักงานทำงานในองค์กรนี้ ตำแหน่งที่เขาดำรงตำแหน่ง ค้นหาข้อเท็จจริงเฉพาะที่ยืนยันคุณสมบัติทางธุรกิจและความสำเร็จทางอาชีพของพนักงาน ถามเพื่อนร่วมงานของคุณว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับบุคคลนี้
ขั้นตอนที่ 7
เขียนข้อความของจดหมายตามข้อมูลสรุป ในประโยคแรกหลังคำขอ ให้ระบุเหตุผลของความกตัญญู ตัวอย่างเช่น: "ในการเชื่อมต่อกับการเฉลิมฉลองวันของสถาปนิก Zenit LLC ขอขอบคุณที่คุณทำงานสร้างสรรค์เป็นเวลาหลายปีและมีส่วนสนับสนุนอย่างมากต่อความเจริญรุ่งเรืองของบริษัท" นอกจากนี้ ให้สังเกตความเป็นมืออาชีพของพนักงาน ความกระตือรือร้น ทัศนคติที่เอาใจใส่ต่อหน้าที่ราชการ ความทุ่มเท ความรับผิดชอบ และคุณสมบัติเชิงบวกอื่นๆ อย่าลืมพูดถึงความสามารถของบุคคลในการสนับสนุนเพื่อนร่วมงานเพื่อสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง
ขั้นตอนที่ 8
พิมพ์จดหมายขอบคุณสำหรับวันครบรอบของคุณในรูปแบบตัวอักษรหรือบนหัวจดหมายอวยพรพิเศษ นี้จะให้ความสำคัญและความเคร่งขรึม ไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดขององค์กร วางตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของพนักงานไว้ทางด้านซ้าย เป็นที่ยอมรับในจดหมายขอบคุณในวันครบรอบในนามของบริษัท ผู้จัดการต้องลงนามในจดหมาย