พนักงานออฟฟิศคนใดไม่ช้าก็เร็วต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ มารยาททางธุรกิจเน้นว่าการลงท้ายจดหมายมีความสำคัญพอๆ กับจุดเริ่มต้นของข้อความของคุณ
มันจำเป็น
ที่อยู่ผู้รับ ซองจดหมาย สำเนาเอกสารแนบท้ายจดหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
อ่านสิ่งที่คุณเขียนซ้ำก่อนที่จะเริ่มส่วนสุดท้ายของจดหมาย ตรวจสอบข้อความสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ blots และความไม่ถูกต้อง หากเนื้อหาของจดหมายทำให้คุณพอใจในย่อหน้าสุดท้าย ให้ทำวิทยานิพนธ์หลักของจดหมายซ้ำอีกครั้งในรูปแบบที่กระชับและเข้าใจง่าย ดังนั้น คุณจึงสรุปข้อความของคุณ ทำให้ผู้รับเตรียมและเขียนคำตอบได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
หากจำเป็นต้องแนบสำเนาเอกสารกับจดหมายราชการหลังย่อหน้า ให้ถอยกลับสองสามบรรทัดแล้วระบุรายการเอกสารในคอลัมน์ "เอกสารแนบ" รายการจะต้องมีหมายเลข แนบสำเนาเอกสารกับจดหมายตามลำดับที่ระบุไว้ในรายการ
ขั้นตอนที่ 3
ปิดท้ายจดหมายอย่างเป็นทางการด้วยวาจาที่สุภาพและถูกต้อง เช่น "ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่ประสบผลสำเร็จ" นอกจากนี้ ในธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่จะลงท้ายจดหมายด้วยความช่วยเหลือของวลีเช่น "ด้วยความเคารพ", "ขอแสดงความนับถือ", "ด้วยความเคารพ" ต่อไป อย่าลืมใส่ชื่อย่อและวันที่ของคุณ อย่าลืมเซ็นชื่อถัดจากนามสกุลของคุณหลังจากพิมพ์ข้อความ
ขั้นตอนที่ 4
เริ่มกรอกซองจดหมาย ที่อยู่ของผู้รับจะเขียนไว้ที่มุมขวาล่าง ที่อยู่ของผู้ส่งจะเขียนไว้ที่มุมซ้ายบน อย่าลืมป้อนรหัสไปรษณีย์ที่ถูกต้อง ในกรณีนี้จดหมายจะถึงผู้รับเร็วขึ้น
ขั้นตอนที่ 5
ทางที่ดีควรส่งจดหมายทางไปรษณีย์ในรูปแบบจดหมายลงทะเบียนพร้อมตอบรับการรับ ในกรณีนี้ คุณจะมีหลักฐานการรับจดหมายจากผู้รับ