บ่อยครั้ง การสื่อสารทางธุรกิจระหว่างองค์กรพันธมิตรเริ่มต้นด้วยจดหมายธุรกิจจากหนึ่งในนั้นที่จ่าหน้าถึงหัวหน้าของอีกฝ่ายหนึ่ง การอุทธรณ์ดังกล่าวแม้จะส่งทางอีเมลอาจขึ้นอยู่กับอนาคตของความร่วมมือ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเขียนจดหมายที่ถูกต้องถึงผู้กำกับเพื่อที่เขาจะได้สนใจและต้องการตอบ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
โทรไปที่บริษัทที่คุณจะติดต่อ แนะนำตัวเองกับเลขานุการและขอชี้แจงนามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้จัดการ ตลอดจนตำแหน่งที่ถูกต้องของตำแหน่ง หากคุณไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง ในเวลาเดียวกันให้ค้นหาชื่อเต็มของบริษัท ที่อยู่ หรือกล่องอีเมล
ขั้นตอนที่ 2
เขียนจดหมายธรรมดาตาม GOST R 6.30-2003 และใช้หัวจดหมายของบริษัทและกระดาษขาวมาตรฐานสำหรับสิ่งนี้ ครั้งแรกจะดีกว่าที่จะติดต่อผู้อำนวยการของ บริษัท ด้วยจดหมายปกติและไม่ใช่ทางอีเมลซึ่งมีความเป็นไปได้ที่ข้อความของคุณจะจบลงในโฟลเดอร์ "สแปม" และจะไม่ไปถึง ผู้รับ
ขั้นตอนที่ 3
อย่าลืมเริ่มข้อความของจดหมายด้วยที่อยู่ "เรียนท่าน (หรือท่านผู้หญิง)" และระบุชื่อเต็มและนามสกุลของผู้อำนวยการ ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อในการหมุนเวียน - เขียนชื่อตำแหน่งและเครื่องราชกกุธภัณฑ์ทั้งหมด (ถ้ามี) ให้ครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 4
ในหัวเรื่องของอีเมลของคุณหรือในช่องเฉพาะของหัวจดหมายธุรกิจของคุณ ให้เขียนหัวเรื่องของข้อความของคุณ ควรสะท้อนถึงแก่นแท้ของข้อความของคุณและลวงและน่าดึงดูดเพียงพอสำหรับผู้ที่จะดูจดหมาย สำหรับผู้รับจดหมายจำนวนมาก และผู้กำกับเป็นเพียงบุคคลดังกล่าว ชื่อเรื่องหรือหัวเรื่องของข้อความทำให้การประมวลผลและการจัดเรียงง่ายขึ้นอย่างมาก ตามชื่อจดหมายของคุณ พวกเขาสามารถจำได้ในภายหลังและค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 5
เริ่มเนื้อหาหลักของจดหมายด้วยคำชมเชย สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นว่าการเลือกผู้รับของคุณไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ และคุณรู้อย่างชัดเจนว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและองค์กรกำลังทำอะไร โปรดยกย่องบริษัทนี้เป็นพันธมิตรที่มั่นคงและเชื่อถือได้ แสดงความหวังว่าคุณจะมีความสัมพันธ์ระยะยาว มีประโยชน์และเป็นประโยชน์สำหรับทั้งสองบริษัท
ขั้นตอนที่ 6
ระบุสาระสำคัญของจดหมายสั้นๆ อุทธรณ์ด้วยตัวเลขและลิงก์ที่เฉพาะเจาะจง จำไว้ว่ายิ่งเล่มเล็กเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสอ่านจดหมายจนจบ หลีกเลี่ยงคำที่ไม่จำเป็น วลีทั่วไป คำคุณศัพท์ที่ไม่จำเป็น และคำที่เป็นกาฝาก อย่าใช้นิพจน์ที่เป็นหมวดหมู่หรือคำหรือวลีที่อาจมองว่าเป็นคำสั่ง