เลขานุการในสำนักงานยังทำหน้าที่จัดส่ง ผ่านเขาที่มีการติดต่อหลักและการสื่อสารทางโทรศัพท์อย่างเป็นทางการ ความประทับใจแรกในบริษัทของคุณที่บุคคลที่ติดต่อคุณได้รับนั้นขึ้นอยู่กับว่าเลขานุการสื่อสารทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพเพียงใด ดังนั้นในการรับสายเลขานุการจำเป็นต้องรู้มารยาททางธุรกิจ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ควบคุมอารมณ์และอารมณ์ของคุณอยู่เสมอ ไม่ว่าคุณจะสนุกหรือเศร้าแค่ไหน รับโทรศัพท์ คุณต้องสุขุมและชอบธุรกิจ น้ำเสียงของคุณควรสม่ำเสมอ สงบ และมีเมตตา หากคุณรีบร้อนที่จะเข้าใกล้และหายใจไม่ออก ให้หายใจเข้าลึกๆ และหายใจออกสองสามครั้งก่อนกล่าวคำทักทายเพื่อให้การหายใจของคุณเป็นปกติ
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อคุณรับสาย ให้เริ่มการสนทนาก่อนเสมอ โดยไม่ต้องรอสิ่งที่ปลายอีกด้านของเครื่องบอกคุณ นี่ควรเป็นการแนะนำและทักทายแบบมาตรฐาน กล่าวทักทายและตั้งชื่อบริษัทที่คู่สนทนาของคุณโทรหา ในกรณีที่เขาไม่ได้แนะนำตัวเอง ขอโทษ ถามว่าคุณกำลังพูดกับใคร
ขั้นตอนที่ 3
เรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาและการทำงานที่ดำเนินการโดยแผนกต่างๆ ในบริษัทของคุณ และแก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะราย เพื่อส่งต่อสายเรียกเข้าจากลูกค้าและลูกค้าได้อย่างถูกต้อง เมื่อโอนสาย ให้แจ้งชื่อและนามสกุลของผู้เชี่ยวชาญที่คุณกำลังเชื่อมต่อกับคู่สนทนาทางโทรศัพท์ ถึงพนักงานที่คุณเปลี่ยนสายให้บอกชื่อผู้โทรและคำถามที่เขาใช้ คุณไม่ควรทำหน้าที่ของที่ปรึกษา แม้ว่าคุณจะทำได้ดี ให้บุคคลนั้นแก้ไขปัญหาของเขากับผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนี้
ขั้นตอนที่ 4
คุณสามารถให้ข้อมูลพื้นฐานได้หากมีคำถามดังกล่าว: ชื่อเต็มของบริษัท นามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้อำนวยการ รองและหัวหน้าแผนก ที่อยู่สำนักงาน จัดทำและเห็นด้วยกับกรรมการแยกรายชื่อบุคคลที่เขาจะเป็นอิสระเสมอ
ขั้นตอนที่ 5
อย่าลืมเก็บบันทึกการโทร จดทุกสิ่งที่คุณถูกขอให้ถ่ายทอดอย่าพึ่งพาความทรงจำเพื่อไม่ให้ลืมสิ่งที่สำคัญ ข้อมูลทั้งหมดจะต้องสื่อสารกับผู้ที่ตั้งใจไว้ ระบุชื่อบริษัทหรือนามสกุลและชื่อผู้โทร จดหมายเลขโทรศัพท์ที่โทรกลับได้ วันที่และเวลาที่โทร