หากคุณต้องจัดและจัดการประชุมทางธุรกิจ โปรดจำไว้ว่า ความสำเร็จของงานนั้นขึ้นอยู่กับการเตรียมคุณภาพเป็นสำคัญ อย่ามองข้ามรายละเอียดใด ๆ และการประชุมของคุณจะยอดเยี่ยม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดวันที่สำหรับการประชุมทางธุรกิจของคุณ แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทราบล่วงหน้า ขึ้นอยู่กับรูปแบบของงานและบุคคลที่คุณกำลังจัดการประชุมทางธุรกิจด้วย อาจเป็นคำเชิญด้วยวาจา โทรศัพท์ อีเมล หรือจดหมายธุรกิจ ขอแนะนำให้ส่งวาระการประชุมให้กับทุกคน โดยกำหนดประเด็นสำหรับการอภิปราย วิทยากร ข้อบังคับ และเอกสารอ้างอิง หากผู้เข้าร่วมมีความพร้อมมากขึ้น การอภิปรายประเด็นทางธุรกิจจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
นึกถึงสถานที่ที่สะดวกที่สุดสำหรับการประชุมทางธุรกิจของคุณ พื้นที่ที่เหมาะสมอาจเป็นห้องประชุมของบริษัทหรือห้องประชุมก็ได้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเพื่อนร่วมงานคนใดสมัครเข้าร่วมการประชุมครั้งใหม่พร้อมๆ กัน ห้องประชุมให้เช่ายังเป็นตัวเลือกที่ราคาไม่แพงและค่อนข้างสะดวก บริการนี้นำเสนอโดยโรงแรมและโรงแรม ศูนย์ธุรกิจ สถาบันการศึกษา
ขั้นตอนที่ 3
บางครั้งมีการประชุมทางธุรกิจในร้านกาแฟหรือร้านอาหาร ตัวเลือกนี้เหมาะสมเมื่อจำนวนผู้เข้าร่วมมีน้อย หากคุณต้องการรวมการเจรจากับอาหารกลางวันหรืออาหารเช้าหรืออาหารค่ำเพื่อธุรกิจ คุณต้องจองโต๊ะล่วงหน้า สถานที่ไม่ควรมีเสียงดัง มิฉะนั้น จะเป็นการยากที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังไม่พึงปรารถนาที่จะเลือกตัวเลือกที่ฟุ่มเฟือยและแปลกใหม่ รสนิยมของคุณอาจไม่ตรงกับความชอบของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะเลือกใช้สถานประกอบการแบบคลาสสิกหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่ค้าของคุณมีความสนใจร่วมกันอย่างเต็มที่
ขั้นตอนที่ 4
จัดเตรียมและทดสอบฮาร์ดแวร์ อุปกรณ์โปรเจคเตอร์ ไมโครโฟน โทรศัพท์ และวิดีโอ - ปรับและกำหนดค่าทุกอย่างล่วงหน้า เทคนิคมักจะพังและปิดตัวลงในช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด
ขั้นตอนที่ 5
คำนวณว่ามีเก้าอี้เพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องไม่อับชื้นหรือเย็นเกินไป อย่าลืมเกี่ยวกับสื่อการเขียน - คุณควรเตรียมปากกาและกระดาษให้ทุกคน แจกเอกสารแจก. ทำและติดป้ายชื่อผู้เข้าร่วม ถ้าจำเป็น
ขั้นตอนที่ 6
หากการประชุมยาว คุณอาจต้องพักดื่มกาแฟหรือพักกลางวัน ไม่ว่าในกรณีใด ให้ดูแลน้ำ - ขวดน้ำและแก้วข้างผู้เข้าร่วมแต่ละคนเป็นตัวเลือกที่ดี