งานขององค์กรใด ๆ เป็นไปไม่ได้หากไม่มีพนักงาน ตามกฎแล้ว เพื่อลดความซับซ้อนของการบัญชีของการเคลื่อนย้ายบุคลากร นายจ้างบางรายใช้ไฟล์ส่วนบุคคลที่เรียกว่าในกิจกรรมทางธุรกิจของตน โดยทั่วไป แนวคิดของ "ไฟล์ส่วนบุคคล" หมายถึงไฟล์เก็บถาวรประเภทหนึ่งที่มีข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานอยู่ การใช้ระบบบัญชีดังกล่าวไม่จำเป็นสำหรับนิติบุคคล แต่สำหรับสถาบันของรัฐ ไฟล์ส่วนบุคคลเป็นรายการบังคับ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตามกฎแล้วเมื่อสมัครงานพนักงานจะเขียนใบสมัครงาน คุณตกลงที่จะรับตำแหน่งนี้ให้จัดทำคำสั่ง (คำสั่ง) เพื่อการยอมรับ จากนั้นทำสำเนาเอกสารทั้งหมด เช่น จากหนังสือเดินทาง จากทะเบียนสมรส เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 2
ณ จุดนี้ ให้สร้างไฟล์ส่วนบุคคล โปรดทราบว่าจะต้องสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคน ทำสำเนาคำสั่งซื้อทั้งหมด เช่น ใบสั่งงาน คุณจะต้องใช้สำเนาจากสมุดงาน เอกสารการศึกษา นั่นคือสำเนาเอกสารทั้งหมดที่คุณมีสำหรับพนักงาน
ขั้นตอนที่ 3
หลังจากทำสำเนาทั้งหมดแล้วให้ยื่น โปรดทราบว่ากรณีนี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณทำงาน กล่าวคือ หากมีการออกคำสั่งกับพนักงานรายนี้ เช่น คำสั่งเลื่อนตำแหน่ง คำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ คำสั่งอนุญาตให้ลา ฯลฯ คุณจะต้องทำสำเนาเอกสารดังกล่าวและยื่นต่อ ไฟล์ส่วนตัวของคุณตามลำดับเวลา … สิ่งนี้ใช้กับเอกสาร HR ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
ขั้นตอนที่ 4
สร้างสินค้าคงคลังภายในเพื่อให้คุณทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาของคดีได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังกรอกตามลำดับเวลา เอกสารทั้งหมดในสินค้าคงคลังต้องมีหมายเลขประจำเครื่อง วันที่รวบรวม ชื่อเรื่อง จำนวนแผ่น และอาจมีบันทึกบางอย่าง
ขั้นตอนที่ 5
ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานควรเก็บไว้โดยผู้รับผิดชอบที่ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้า อนุญาตให้แก้ไขโดยมือของผู้รับผิดชอบเท่านั้นและสามารถดูข้อมูลได้เฉพาะต่อหน้าบุคคลนี้เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 6
เมื่อเลิกจ้างพนักงาน ให้ปิดไฟล์ส่วนตัวของเขา กล่าวคือ สรุป นับแผ่น เขียนจำนวนหน้าทั้งหมด เย็บทุกอย่าง และส่งไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร ขณะทำรายการจัดส่งให้เสร็จสิ้น