เอกสารเป็นส่วนสำคัญของเอกสารในองค์กรหรือองค์กร ไม่ว่าจะเป็นส่วนตัวหรือสาธารณะ เอกสารถูกกรอก จัดเรียง ส่ง รับ ฯลฯ หากมีเอกสารหลายฉบับ ก็จำเป็นต้องจัดทำทะเบียน - ไม่เพียงแต่จะทำให้งานเสมียนและคนงานประเภทอื่นๆ ง่ายขึ้น (นักเศรษฐศาสตร์ นักบัญชี ฯลฯ) แต่ยังรวมถึงพนักงานขององค์กรอื่นด้วย หากพวกเขายอมรับ เอกสารที่คุณส่ง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
รวบรวมเอกสารที่จำเป็นของประเภทหนึ่ง นั่นคือ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเภทหนึ่ง (การยืนยันต้นทุนการผลิต เอกสารการยอมรับ / การขาย ฯลฯ) รวบรวมเอกสารการบริหารแยกต่างหาก: คำสั่ง กฤษฎีกา คำสั่ง จัดเรียงตามผลงาน (คำสั่งของหัวหน้าองค์กร, คำสั่งของหัวหน้าแผนก ฯลฯ)
ขั้นตอนที่ 2
สร้างโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บเอกสารที่แยกออกมาแล้วและจัดไฟล์ทุกอย่างตามลำดับเวลา สร้างสินค้าคงคลังของแต่ละโฟลเดอร์ ให้หมายเลขสินค้าคงคลังแก่พวกเขา
ขั้นตอนที่ 3
สร้างตารางตามเอกสารที่มีฟิลด์ที่เหมาะสม โดยแบ่งแผ่นงานออกเป็นคอลัมน์และแถว ลงชื่อในคอลัมน์ตามวัตถุประสงค์ของเอกสารและหน้าที่การใช้งาน ในเวลาเดียวกัน โปรดจำไว้ว่าการลงทะเบียนต้องมีข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเอกสาร เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเปิดเอกสารเองซ้ำแล้วซ้ำอีกและศึกษาด้วยเหตุผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ตัวอย่างเช่น การลงทะเบียนเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จะต้องมีคอลัมน์ต่อไปนี้ หมายเลขเอกสาร ชื่อ เนื้อหาในเอกสาร จำนวนเงิน และเครื่องหมายเมื่อส่งคืนเอกสาร
ขั้นตอนที่ 4
ในทางกลับกันการลงทะเบียนเอกสารผู้ถือหุ้นของ JSC, JSC เป็นต้น ต้องมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการระบุตัวตนของทุกคนที่ลงทะเบียนในทะเบียน, กำหนดสิทธิในการแบ่งปัน, เมื่อได้รับรายได้จากหุ้นของบุคคลที่ลงทะเบียนในทะเบียน, การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของหุ้นทั้งหมด, เช่นเดียวกับข้อมูลเกี่ยวกับ การรับการแจ้งเตือนทุกประเภทเกี่ยวกับการประชุมและกิจกรรมอื่น ๆ
ขั้นตอนที่ 5
คุณควรทราบว่าเมื่อรวบรวมการลงทะเบียนของเอกสารเพื่อความสะดวกและความเร็วในการค้นหาของคุณในอนาคต มีความจำเป็นต้องเก็บบันทึกทั้งหมดตามลำดับเวลา
ขั้นตอนที่ 6
เฉพาะเมื่อมีการรวบรวมการลงทะเบียนของเอกสารอย่างถูกต้อง คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการค้นหา คุณสามารถค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ส่งคำขอหรือการแจ้งเตือนที่จำเป็น และทำงานของคุณด้วยคุณภาพสูง