เลขานุการคือพนักงานออฟฟิศที่มีหน้าที่รับโทรศัพท์ รู้จักวิธีทำงานกับคอมพิวเตอร์ สื่อสารกับผู้คน เก็บบันทึกทางธุรกิจ และอื่นๆ อีกมากมาย มีตำนานมากมายเกี่ยวกับอาชีพเลขานุการ - แต่เลขานุการที่ดีคืออะไรกันแน่?
ทักษะพื้นฐาน
ในการทำงานเป็นเลขานุการไม่จำเป็นต้องมีประกาศนียบัตรจากสถาบันการศึกษาระดับสูง - หลักสูตรเฉพาะทางก็เพียงพอแล้วซึ่งเลขานุการในอนาคตจะเรียนรู้การสื่อสารและมารยาททางธุรกิจ การอ่านเร็ว งานในสำนักงาน จิตวิทยาเชิงปฏิบัติ การจดชวเลขและการพิมพ์ นอกจากนี้ หลักสูตรนี้สอนพื้นฐานการทำงานใน 1C และยังสอนวิธีใช้ mini-ATS และอุปกรณ์สำนักงานอีกด้วย หากไม่มีทักษะเหล่านี้ เลขานุการก็ไม่สามารถถูกมองว่าเป็นคนงานที่ดีได้
นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับเลขานุการที่ดีที่จะต้องเข้าใจจิตวิทยาของคนอื่นอย่างละเอียดและทนต่อความเครียดต่างๆ
เนื่องจากเลขาเป็นนักธุรกิจของบริษัท เขาจึงต้องมีรูปลักษณ์ที่สวยงาม มีสไตล์ และมีรสนิยมที่ดี หากไม่มีความสามารถในการแต่งตัวให้สวยงาม ประพฤติตัวในสังคมและพูดจาเก่ง เลขานุการก็จะไม่สามารถสร้างความประทับใจที่ดีให้กับลูกค้าของบริษัทที่เขาทำงานอยู่ได้ ดังนั้นภาพลักษณ์ของบริษัทจะไม่สูงส่ง อันที่จริง ภารกิจหลักของเลขาที่ดีคือการจัดระเบียบงานของเจ้านายและสำนักงานทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
คุณสมบัติของอาชีพ
หลายคนเชื่อว่างานของเลขาคือทำกาแฟ ส่งเอกสารสำหรับลายเซ็น และรับสาย นี่เป็นความเข้าใจผิด - หน้าที่ของอาชีพนี้รวมถึงการกำกับดูแลงานของแผนกต้อนรับ, การติดต่อทางธุรกิจ, การเข้าร่วมในสำนักงานต่างๆและกิจกรรมที่ไม่มีสาขาและการสื่อสารกับลูกค้าที่กังวล นอกจากนี้ เลขาที่ดีมักจะทำหน้าที่เป็นผู้จัดการสำนักงานและแม้กระทั่งนักจิตวิทยาที่จะสามารถทำให้สถานการณ์ในทีมเย็นลงได้
บ่อยครั้ง ผู้บริหารระดับสูงเรียกว่า "พระคาร์ดินัลสีเทา" เพราะพวกเขาสามารถมีอิทธิพลต่องานของบริษัทและการตัดสินใจของหัวหน้าได้อย่างมองไม่เห็น
บ่อยครั้งที่ผู้หญิงกลายเป็นเลขานุการ เพราะพวกเขามีความยืดหยุ่นทางอารมณ์และยืดหยุ่นมากขึ้น นอกจากนี้พวกเขามีความอ่อนไหวมากขึ้น - จับอารมณ์ของเจ้านายและทีมช่วยได้มากในการทำงาน หากเลขานุการฉลาดและเป็นมืออาชีพมากพอ ผู้จัดการก็สามารถขอคำแนะนำและรับฟังเขาได้ เป็นเลขานุการที่สามารถอำนวยความสะดวกงานของเจ้านายโดยการจัดสถานที่ทำงานให้ดีและส่งข้อมูลที่ต้องการได้ทันเวลา ในเวลาเดียวกัน เลขานุการไม่มีความก้าวหน้าในอาชีพการงาน เนื่องจากผู้ช่วยผู้บริหารที่ดีมีค่าควรแก่ทองคำ อย่างไรก็ตาม ด้วยเหตุนี้ เลขานุการจึงได้รับประสบการณ์และความรู้อันล้ำค่าเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งในอนาคตจะช่วยให้เขาเริ่มอาชีพในอาชีพอื่น