สารสกัดประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกต้องตามที่ระบุในเอกสารหลัก ในทางปฏิบัติ จะร่างขึ้นในกรณีที่ไม่สามารถคัดลอกได้ เช่น เมื่อทำงานกับเอกสารที่เป็นความลับ เมื่อรวบรวมคำสั่ง คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดพิเศษ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ไม่มีแบบฟอร์มรวมสำหรับการดึงข้อมูลจากเอกสารดังนั้นเมื่อร่างขึ้นต้องแน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อบังคับและเอกสารภายในขององค์กร ในเอกสารหลัก เลือกส่วนของข้อความที่คุณต้องการดูในคำสั่ง หากคุณต้องการพิมพ์ใหม่ทั้งหมด คุณไม่จำเป็นต้องเลือกอะไร บนกระดาษเปล่าที่กึ่งกลางด้านบนของเอกสาร ให้พิมพ์ชื่อองค์กรแบบเต็ม ด้านล่าง ระบุชื่อเอกสาร เช่น "Extract from Order No. 12 dated 01.02.2012"
ขั้นตอนที่ 2
เขียนถ้อยคำที่ถูกต้องของเอกสารที่คัดลอกใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้านี่คือคำสั่ง คุณต้องเขียนคำสั่งของชิ้นส่วนนั้นใหม่ โดยไม่ลืมคำว่า "ฉันสั่ง" หากคุณกำลังร่างข้อความที่แยกออกมาจากโปรโตคอล ให้เขียนคำว่า "ตัดสินใจ" หรือ "ตัดสินใจ" หากคุณกำลังคัดลอกเพียงไม่กี่ย่อหน้า อย่าลืมใส่หมายเลข (แม้ว่าตัวเลขต่อเนื่องจะปรากฏขึ้น) จำไว้ว่าคุณต้องทำซ้ำข้อความต้นฉบับทั้งหมด โดยไม่ต้องเพิ่มคำ วลี หรือแม้แต่เปลี่ยนตอนจบ นั่นคือ คุณต้องอ้างอิงเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3
ข้อความหลักต้องตามด้วยลายเซ็นของบุคคลที่ลงนามในเอกสารหลักก่อนหน้านี้ หากคุณร่างข้อความที่แยกออกมาจากโปรโตคอล พนักงานทุกคนที่มีลายเซ็นอยู่ในเอกสารต้นฉบับจะต้องลงนาม ด้านล่าง รับรองข้อมูลทั้งหมดพร้อมลายเซ็นของคุณ ระบุนามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของคุณ อย่าลืมประทับตราขององค์กร หากจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในก็เพียงพอที่จะประทับตราเพื่อลงทะเบียนเอกสาร
ขั้นตอนที่ 4
อย่าลืมรับรองเอกสารกับเลขานุการหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ เขาต้องเขียนว่า "ถูกต้อง" ระบุชื่อย่อและลายเซ็นของเขา หากไม่มีถ้อยคำนี้ เอกสารจะถือเป็นโมฆะ