จดหมายต้องเขียนถึงพนักงานทุกระดับ: เลขานุการ ผู้จัดการระดับสูง และผู้อำนวยการทั่วไป แน่นอนว่าตัวอักษรเหล่านี้มีความหมายและเนื้อหาไม่เท่ากัน แต่พวกเขาทั้งหมดทำงานเพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและภาพลักษณ์ของบริษัทโดยรวม ในขณะที่เพนนีช่วยประหยัดเงินรูเบิล แม้แต่จดหมายที่สั้นที่สุดก็ยัง "ประทับ" บนใบหน้าของบริษัท
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เขียนชื่อเต็มของผู้รับที่จุดเริ่มต้นของจดหมายเสมอ "เรียน คุณ K. A!" - ในบรรทัดแรกของจดหมายถึงคู่ของคุณจากเลขานุการของคุณและข้อตกลงอาจไม่เกิดขึ้น คำตอบที่มีข้อผิดพลาดในชื่อคำขอจากผู้จัดการฝ่ายขายและการจัดส่งจำนวนมากจะไปที่คู่แข่ง
ขั้นตอนที่ 2
เขียนชื่อจดหมายในอีเมลเสมอ และพยายามคงความเดิมไว้ ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพว่าคุณเป็นหัวหน้าหนังสือพิมพ์ที่มีชื่อเสียง คุณเปิดจดหมายของคุณ และมีจดหมายสองฉบับจากพนักงานของคุณ หัวข้อแรกระบุว่า "บทความใหม่ของฉันชื่อ - ชื่อยอดนิยมสำหรับเด็ก" ในหัวข้อที่สองเขียนว่า "บทความใหม่ของฉันเรียกว่า - เทวดาเริ่มเกิดในรัสเซีย" คุณจะเปิดจดหมายฉบับใดก่อน แน่นอน จดหมายฉบับที่สอง - เป็นชื่อที่น่าสนใจจริงๆ ฉันสงสัยว่าบทความนี้เกี่ยวกับอะไร ในบทความแรกทุกอย่างชัดเจน - มีชื่อเด็ก และบทความนี้เกี่ยวกับอะไร? คุณเปิดมันและมันบอกว่า: “ทูตสวรรค์ได้เริ่มที่จะเกิดในรัสเซีย ดังนั้นตามที่สำนักทะเบียนมอสโกระบุว่าผู้ปกครองเลือกชื่อลูกเช่น Angel, Lyalya, Vesna …” นั่นคือความลับทั้งหมด แต่จิตวิทยานั้นทั้งหัวหน้าแผนกสิ่งพิมพ์และผู้อ่านหนังสือพิมพ์จะเลือกชื่อที่สอง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องสามารถตั้งชื่ออีเมลของคุณได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจดหมายเกี่ยวกับข้อเสนอที่สำคัญสำหรับคุณ สำหรับบริษัท เมื่อคุณต้องการความสนใจ ให้ดึงดูดความสนใจ
ขั้นตอนที่ 3
ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการปฏิบัติต่อคุณ / คุณอย่างสุภาพในจดหมายธุรกิจ ในภาษารัสเซียสมัยใหม่ มีกฎและแนวทางในการสะกดคำสรรพนามคุณและคุณ “คำสรรพนามคุณและคุณเขียนด้วยอักษรตัวใหญ่เพื่อแสดงที่อยู่สุภาพต่อบุคคลหนึ่งคนเช่น: Please, dear Sergey Petrovich … หมายเหตุ: เมื่อพูดกับคนหลายคนคำสรรพนามเหล่านี้จะเขียนด้วยตัวพิมพ์เล็กเช่น: ได้โปรดที่รัก Sergey Petrovich และ Pavel Ivanovich … "(Rosenthal DE, Dzhandzhakova EV, Kabanova NP คู่มือการสะกดคำ, การออกเสียง, การแก้ไขวรรณกรรม M.: Moscow International School of Translators, 1994, § 28. คำนามที่เหมาะสม, หน้า. 3, หน้า 30).
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อเขียนข้อความในจดหมาย สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าในจดหมายธุรกิจ คุณต้องใช้ภาษาเขียน ไม่ใช่คำพูด มิฉะนั้น คุณอาจถูกกล่าวหาว่าละเมิดคำสั่งและความคุ้นเคย