งานหนึ่งที่ผู้จัดการต้องเผชิญคือการวางแผนวันทำงานอย่างมีเหตุผล เป็นไปไม่ได้ที่จะเพิ่มจำนวนชั่วโมงในหนึ่งวัน ดังนั้นในการจัดสรรเวลา จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญ กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ล่วงหน้าเป็นเวลาหลายวันอย่างถูกต้อง การวางแผนวันทำงานอย่างชาญฉลาดช่วยเพิ่มเวลาให้กับงานสร้างสรรค์ที่สำคัญกว่า
จำเป็น
- - ไดอารี่;
- - กิจวัตรประจำวันมาตรฐานของผู้นำ
- - รายการกิจกรรมต่อเนื่องโดยมีส่วนร่วมของหัวหน้า
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดกิจวัตรประจำวันมาตรฐานของคุณ กิจกรรมบางอย่างอาจทำซ้ำในแต่ละวัน บางกิจกรรมอาจทำเฉพาะกิจ กำหนดแผนสำหรับสัปดาห์และเดือนถัดไป จัดกิจกรรมที่คาดหวังตามลำดับความสำคัญ ด้วยเหตุนี้ คุณควรได้รับรายการงานที่อยู่ในลำดับชั้นที่แน่นอน
ขั้นตอนที่ 2
รวมกิจกรรมเหล่านั้นไว้ในแผนงานขององค์กรหรือองค์กรสำหรับไตรมาส ครึ่งปีและปีในกิจวัตรประจำวัน รวบรวมข้อมูลตามแผนกและหน่วยโครงสร้างเกี่ยวกับกิจกรรมการควบคุมและการตรวจสอบที่คุณควรมีส่วนร่วมโดยตรง
ขั้นตอนที่ 3
หากมีการจัดกำหนดการกิจกรรมตามกำหนดเวลา ให้จัดกลุ่มและเพิ่มลงในเครื่องมือวางแผนงานของคุณตามลำดับความสำคัญ จดบันทึกระดับความสำคัญของการประชุม การประชุม หรือการเจรจาโดยเฉพาะ เมื่อจัดลำดับความสำคัญ ให้เป็นไปตามหน้าที่หลักของคุณ แนะนำให้ผู้ช่วยหรือเลขานุการเตือนคุณถึงกิจกรรมที่สำคัญที่สุดล่วงหน้า ไม่ใช่วินาทีสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 4
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมที่วางแผนไว้ไม่ทับซ้อนกันในเวลา หากคุณต้องการเดินทางออกนอกสถานที่หรือสำนักงานของคุณเพื่อเข้าร่วมการประชุมหรือการประชุมทางธุรกิจ ให้รวมเวลาเดินทางไว้ในแผนของคุณ
ขั้นตอนที่ 5
ปล่อยให้เวลาตามกำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ ที่ไม่ได้วางแผนไว้ แม้ช่องว่างเวลาเล็กน้อยจะหลีกเลี่ยงความเร่งรีบและความเข้าใจผิดมากมาย ให้เวลาพักผ่อนและรับประทานอาหารในกิจวัตรประจำวันของคุณ
ขั้นตอนที่ 6
สื่อสารกิจวัตรประจำวันของคุณกับผู้ช่วยของคุณ ขอให้เลขานุการแจ้งให้คุณทราบอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแผนปฏิบัติการที่เกิดขึ้นด้วยเหตุผลที่เป็นรูปธรรม หลังจากได้รับข้อมูลที่มีความหมายจากผู้ช่วย ให้แก้ไขกิจวัตรประจำวันทันที