เอกสารทั้งหมดขององค์กรจะต้องเก็บไว้ในที่เก็บถาวร ตัวอย่างเช่น รหัสภาษีระบุว่าเอกสารหลัก เอกสารยืนยันการชำระภาษี และอื่นๆ จะต้องได้รับการคุ้มครองเป็นเวลาสี่ปี แต่มีเอกสารดังกล่าวที่สามารถทำลายได้หลังจากผ่านไปหนึ่งปีเช่นตารางวันหยุด ควรกำจัดทิ้งหลังจากมีการออกพระราชบัญญัติ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ประการแรกควรสังเกตว่าเอกสารที่ "ได้ทำหน้าที่ตามวัตถุประสงค์" สามารถเข้าสู่การกระทำได้เฉพาะในกรณีที่ระยะเวลาหมดอายุก่อนวันที่ 1 มกราคมของปีที่มีการร่างเอกสารดังกล่าวนั่นคือเอกสารของปี 2010 ควรรวมไว้ด้วย พระราชบัญญัติเท่านั้นในปี 2559
ขั้นตอนที่ 2
ก่อนร่างพระราชบัญญัติและทำลายเอกสาร ให้จัดทำสินค้าคงคลังที่ต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและจัดทำโปรโตคอล
ขั้นตอนที่ 3
ขอแนะนำให้ร่างการกระทำในรูปแบบของตาราง ที่มุมขวาบน ให้ระบุรายละเอียดขององค์กร จากนั้นเขียน "ฉันอนุมัติ" ด้วยอักษรตัวใหญ่ด้านล่าง ในบรรทัดปกติ ระบุตำแหน่งด้านล่าง (ผู้จัดการ ผู้อำนวยการทั่วไป ฯลฯ) ตามด้วยนามสกุลและชื่อย่อ ระบุวันที่ร่างพระราชบัญญัติได้ด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 4
หลังจากนั้นให้ระบุวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อเน้นเอกสารที่หมดอายุเพื่อการทำลาย ถัดไป ระบุเหตุผล เช่น "ตามรายการเอกสารองค์กรทั่วไป …"
ขั้นตอนที่ 5
ด้านล่างเป็นส่วนตารางซึ่งประกอบด้วยแปดคอลัมน์ อันดับแรกคือหมายเลขซีเรียล ที่สองคือชื่อของเอกสาร เช่น ตารางวันหยุดหรือการติดต่อเกี่ยวกับงานกับบุคลากร วันที่สามคือวันที่สิ้นสุด กล่าวคือ วันที่ที่ระบุไว้ในเอกสารล่าสุด เช่น ตารางวันหยุดจะสิ้นสุดในปี 2010 ดังนั้นคุณต้องเขียนว่า "2010" คุณไม่จำเป็นต้องระบุเดือนที่นี่
ขั้นตอนที่ 6
ถัดมาเป็นคอลัมน์ที่มีหมายเลขสินค้าคงคลัง หากไม่มี คุณสามารถใส่เครื่องหมายขีดกลางได้ จากนั้นให้วางดัชนีของคดีตามระบบการตั้งชื่อ เช่น กราฟ 05-20 โดยที่ 05 คือดัชนีแผนก และเลขสองหลักที่สองคือเลขลำดับของคดี
ขั้นตอนที่ 7
หลังจากนั้น ให้ระบุจำนวนหน่วยเก็บข้อมูล เช่น กราฟสามารถอยู่ในสำเนาเดียว แต่การโต้ตอบกับเฟรมจะเป็นพหูพจน์ จากนั้นกรอกระยะเวลาการจัดเก็บตามหนังสืออ้างอิงลงในช่อง ในตอนท้าย หากจำเป็น ให้กรอกข้อมูลในคอลัมน์ "หมายเหตุ"
ขั้นตอนที่ 8
หลังจากส่วนตาราง เขียนว่าสินค้าคงเหลือพร้อมใช้งานและได้รับการอนุมัติโดยโปรโตคอลของหัวหน้าซึ่งระบุจำนวนและวันที่รวบรวม
ขั้นตอนที่ 9
ต่อไป สรุปยอดรวมที่แสดงเป็นจำนวนเอกสารพร้อมทำลาย เช่น ระหว่างปี 2549-2553 มี 234 รายการถูกทำลาย
ขั้นตอนที่ 10
จากนั้นผู้จัดการจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้งและลงนามในเอกสาร