เอกสารที่เข้าสู่องค์กรต้องผ่านการบัญชี โดยปกติ การลงทะเบียนจดหมายขาเข้าเป็นหน้าที่ของสำนักงาน แต่ในทีมเล็กๆ ความรับผิดชอบนี้มักมอบหมายให้เลขานุการ วิธีการประมวลผลการติดต่อตามกฎได้อธิบายไว้ในรายละเอียดในคำแนะนำภายในสำหรับงานสำนักงาน หากไม่มี เมื่อประมวลผลเอกสารใหม่ คุณต้องปฏิบัติตามคำสั่งของการดำเนินการบางอย่าง
จำเป็น
- - วารสารการลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบขาเข้า
- - ตราประทับ "จดหมายขาเข้า"
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ยอมรับและจัดเรียงจดหมายโต้ตอบขาเข้า ต้องเปิดจดหมายทั้งหมด ยกเว้นจดหมายที่มีเครื่องหมายพิเศษ เช่น "ส่วนตัวถึงผู้จัดการ" หรือ "ลับ" เป็นต้น อย่ารีบทิ้งซองจดหมายก่อนอื่นให้ตรวจสอบว่าที่อยู่ผู้ส่งระบุไว้ในข้อความหรือไม่ การลงทะเบียนไม่ต้องใช้เอกสารทางบัญชี (ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้), การแสดงความยินดี, สื่อโฆษณา
ขั้นตอนที่ 2
ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายที่ได้รับในบันทึกการติดต่อเข้ามา อาจเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบดั้งเดิม (กระดาษ) เมื่อกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ให้ทำตามคำแนะนำของผู้พัฒนาโปรแกรม ระบบคอมพิวเตอร์อำนวยความสะดวกในการทำงานธุรการ ช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามการรวมเข้าด้วยกันเป็นสิ่งสำคัญในการปฏิบัติตามกฎการป้อนข้อมูลอย่างเคร่งครัดมิฉะนั้นเอกสารอาจสูญหายในฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3
ซื้อสมุดบันทึกแบบดั้งเดิมที่โรงพิมพ์หรือจัดวางในสมุดบันทึกขนาด A4 ด้วยตัวเอง ข้อกำหนดหลักคือความง่ายในการค้นหาความชัดเจนและความแม่นยำในการกรอก สะดวกในการเก็บบันทึกประจำวันในรูปแบบของตารางที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้: 1. วันที่ลงทะเบียน พิจารณาจดหมายขาเข้าในวันที่ได้รับและในตอนเย็นส่งจดหมายไปยังผู้จัดการเพื่อพิจารณา เว้นแต่องค์กรจะใช้ขั้นตอนอื่น ทะเบียนเลขที่. แอตทริบิวต์ของเอกสารนี้ประกอบด้วยหมายเลขของ "เอกสารขาเข้า" ของไฟล์กรณี (ตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติจากกิจการขององค์กร) และหมายเลขซีเรียล (ตั้งแต่ต้นปีปฏิทิน) ของจดหมายที่ได้รับ ตัวอย่างเช่น "No. 01-12-273" โดยที่ 01-12 คือเลขระบบการตั้งชื่อของกรณี และ 273 คือหมายเลขเฉพาะของตัวอักษร จดหมายโต้ตอบที่ได้รับทั้งหมดจะถูกลงทะเบียนครั้งเดียวโดยไม่คำนึงถึงจำนวนสำเนาที่ได้รับในภายหลังรวมถึงสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ ผู้เขียนจดหมาย (องค์กร บุคคล) ตัวอย่างเช่น "Vstrecha LLC" หรือ "การบริหารส่วนภูมิภาค รองหัวหน้า V. S. Sidorov" เป็นต้น 4. เรื่องของเอกสาร คุณสามารถกรอกข้อมูลในคอลัมน์นี้ด้วยข้อมูลจากส่วนหัวของจดหมายหรือกำหนดแนวคิดหลักโดยสังเขปหลังจากอ่านแล้ว เขียนในลักษณะที่ในภายหลังคุณสามารถจำได้ง่ายว่าเอกสารใดเป็นปัญหาและอธิบายให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบ ตัวอย่างเช่น "ในการสรุปสัญญาบริการขนส่ง" หรือ "ในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับภาษีเงินได้ก่อน 12.12.2011" เป็นต้น 5. เพชฌฆาต. กรอกข้อมูลในช่องหลังจากได้รับวีซ่าของผู้จัดการ ป้อนชื่อของบุคคลที่จะเตรียมการตอบกลับ สังเกตวันครบกำหนดที่นี่ เน้นหรือขีดเส้นใต้วันที่ตอบจดหมายด่วน 6. หมายเหตุ ที่นี่ คุณสามารถจดบันทึกเกี่ยวกับการปฏิบัติตามคำสั่งของผู้จัดการ หรือระบุการมีอยู่ของเอกสารแนบที่สำคัญในจดหมาย หรือทำเครื่องหมายจำนวนสำเนาที่พนักงานมีในที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 4
เติมตารางตามที่เห็นสมควร ตัวอย่างเช่น กลัวความปลอดภัยของเอกสาร ให้เลือกช่องสำหรับลายเซ็นของผู้รับเหมาเมื่อได้รับจดหมาย อย่างไรก็ตาม อย่าใช้บันทึกประจำวันมากเกินไปและตัวคุณเองด้วยรายการที่ละเอียดเกินไป เอกสารประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด แบบฟอร์มการลงทะเบียนช่วยในการติดตามขั้นตอนการทำงานเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5
ใส่ตราประทับพิเศษบนตัวอักษรทั้งหมดซึ่งระบุประเภทของการติดต่อ - "ขาเข้า" งานพิมพ์ควรอยู่ที่มุมล่างขวาของหน้าแรกของเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการพิมพ์ไม่ทับซ้อนกับข้อความ ป้อนหมายเลขซีเรียลและวันที่ได้รับในบรรทัดการพิมพ์ด้วยตนเอง