ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายถึงคนๆ เดียว แต่ส่งถึงสมาชิกหลายคนในทีมงานของคุณ เนื้อหาของจดหมายควรแตกต่างไปจากปกติเล็กน้อย นอกจากนี้ อย่าลืมปฏิบัติตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ทำรายชื่อเพื่อนร่วมงานที่คุณต้องการรวมไว้ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ตรวจสอบว่าผู้รับทั้งหมดเกี่ยวข้องกับปัญหาปัจจุบันหรือไม่ ในทางกลับกัน คุณสามารถข้ามบุคคลที่ควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งด้วยจดหมายของเขา ศึกษาวงกลมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตัดสินใจว่าจะใส่เพื่อนร่วมงานคนใดในช่อง "ที่อยู่" และใครอยู่ในช่อง "สำเนาถึง" โดยปกติผู้ดำเนินการโดยตรงจะเขียนในคอลัมน์ "ที่อยู่" และผู้ที่ควบคุมกระบวนการหรือมีส่วนร่วมในกระบวนการทางอ้อมรวมทั้งเป็นเพียงพนักงานที่สนใจในฟิลด์ "คัดลอก"
ขั้นตอนที่ 2
คิดเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบชื่อผู้รับ มันจะง่ายกว่ามากสำหรับคุณหากบริษัทของคุณมีกฎเกณฑ์เฉพาะในเรื่องนี้ มิฉะนั้น สามารถกำหนดลำดับได้หลายวิธี เช่น ใส่นามสกุลตามลำดับตัวอักษร สามารถใช้หลักการอาวุโสได้ หาจดหมายจากเลขาที่จ่าหน้าถึงผู้รับหลายคนดีกว่าและดูว่าเขาทำอย่างไร เป็นไปได้มากว่านี่เป็นมาตรฐานที่ไม่ได้พูดในบริษัทของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
ระบุหัวเรื่องของข้อความ ควรสะท้อนเนื้อหาโดยสังเขป หลังจากนั้นไปที่เนื้อความของจดหมาย ปฏิบัติตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ กล่าวสวัสดีกับทีมอย่างสุภาพและเข้าสู่หัวข้อ
ขั้นตอนที่ 4
เขียนเฉพาะกรณี อย่าพลาดรายละเอียดที่สำคัญ แต่อย่าเจือจาง "น้ำ" ด้วย ขอบคุณเวลาของเพื่อนร่วมงาน ถ้าเพื่อให้เข้าใจแก่นแท้ของข้อความของคุณดีขึ้น คุณต้องตระหนักถึงการติดต่อทางจดหมายอื่นๆ ให้ใส่เครื่องหมายคำพูดที่ด้านล่างของจดหมาย อย่าลืมบอกลาและขอให้ทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิผล