สำหรับการบัญชี การหมุนเวียนและการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ การบริการด้านบุคลากรจะใช้หนังสือคำสั่ง การลาพักร้อน แถลงการณ์ และการอ้างอิง บันทึกการลงทะเบียนเป็นเอกสารสำหรับใช้ภายในและเก็บไว้ในแผนกบุคคลขององค์กร และบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาและจัดเก็บเอกสารเหล่านี้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ใช้แบบฟอร์มบันทึกคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงหรือออกแบบเอง ทำฝาครอบจากวัสดุที่มีน้ำหนักมาก ตรงกลางแผ่นงาน ให้เขียนชื่อองค์กรและชื่อหนังสือ ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการบันทึกด้านล่าง ที่ปกหลัง ให้สะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บและกรอกเอกสาร: ระบุตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของพนักงาน
ขั้นตอนที่ 2
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่สามารถแก้ไขหรือนำหน้าออกจากนิตยสารได้ ตัวเลขและลูกไม้หน้าหนังสือ ในหน้าสุดท้ายให้ใส่แว็กซ์หรือสีเหลืองอ่อนจัดทำแม่แบบสำเร็จรูปสำหรับการรับรองต่อหัวหน้าแผนกบุคคลหรือหัวหน้าองค์กร จดบันทึก: _ แผ่นงานมีหมายเลข ผูก และปิดผนึกไว้ในสมุดบันทึกเล่มนี้ ผู้อำนวยการ: _ (ลายเซ็น ถอดรหัสลายเซ็น) วันที่: _ (วันเดือนปี)"
ขั้นตอนที่ 3
เลือกการวางแนวของหน้าที่สะดวก (แนวนอน แนวตั้ง) สำหรับรายการบันทึก หากต้องการ ให้จัดตารางที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้:
- หมายเลขซีเรียลของบันทึก;
- วันที่เข้ามา;
- หมายเลขคำสั่งซื้อ;
- ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของผู้ลงนามในคำสั่ง;
- สรุปการสั่งซื้อ
หากคุณไม่สะดวกกับมุมมองแบบตาราง ให้เก็บบันทึกในรูปแบบอิสระ สิ่งสำคัญคือการสังเกตลำดับของการกำหนดหมายเลขตามวันที่อนุมัติคำสั่งซื้อและสะท้อนข้อมูลข้างต้นในสมุดบัญชี
ขั้นตอนที่ 4
บันทึกรายการบันทึกการสั่งซื้อของคุณด้วยหมึกสีน้ำเงิน สีดำ หรือสีม่วง ไม่อนุญาตให้ลบ ลบ และลบเครื่องหมายที่ทำไว้ก่อนหน้านี้ หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อความ ให้ขีดฆ่าข้อความที่แก้ไขแล้วด้วยหนึ่งบรรทัดเพื่อให้คุณยังคงอ่านได้ ในคอลัมน์หรือบรรทัดเดียวกัน ให้สร้างรายการใหม่ที่ถูกต้อง โปรดลงนามและระบุวันที่เปลี่ยนแปลง หากไม่สามารถทำได้ (เช่น หากไม่มีพื้นที่ว่าง) ให้แก้ไขข้อผิดพลาดที่มีอยู่ สร้างบันทึกใหม่ด้านล่าง และถัดจากข้อมูลที่ล้าสมัย ให้เลือกช่อง "บันทึกไม่ถูกต้อง"
ขั้นตอนที่ 5
เมื่อคุณหยุดการบันทึก ให้จดบันทึกวันหมดอายุของบันทึกที่หน้าปกของสมุดบันทึก