ทุกวันในองค์กรใด ๆ - ในสถาบันของรัฐ, ในองค์กรขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก, ในผู้ประกอบการรายบุคคล - จำเป็นต้องรับรองข้อเท็จจริงที่ต้องมีการพิมพ์ ข้อเท็จจริงเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับเงินหรือการยืนยันลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ (ความถูกต้อง) ในเอกสารต่างๆ ในขณะเดียวกันก็มีเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ตราประทับ
นิติบุคคลแต่ละรายต้องมีตราประทับ บรรทัดฐานนี้เป็นที่ประดิษฐานอยู่ในกฎหมาย LLC, CJSC, OJSC และองค์กรอื่น ๆ ต้องใช้ตราประทับทรงกลม ซึ่งรวมถึงชื่อบริษัทเต็มขององค์กรในรัสเซียและลิงก์ไปยังที่ตั้งของอาณาเขต สามารถระบุชื่อ บริษัท เป็นภาษาต่างประเทศได้ ตราประทับจะปรากฏในรายการรายละเอียดเอกสารตาม GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร "(นำมาใช้ 03.03.2003) ในขณะเดียวกัน ตราประทับจะไม่รวมอยู่ในรายการรายละเอียดบังคับของเอกสารทางบัญชีหลักจำนวนหนึ่ง ยกเว้นเอกสารธนาคาร ใบเสร็จรับเงิน เอกสารการจัดส่ง ฯลฯ สัญญาจะต้องปิดผนึกด้วย ตราประทับ หากกำหนดไว้ในสัญญานั้นเอง เงื่อนไข หรือหากอักษรสองตัว "ส.ส." ("สถานที่ประทับตรา") ระบุไว้ในแบบฟอร์ม เช่นเดียวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์ (บริการ) การใช้ตราประทับยังมีให้ในหนังสือมอบอำนาจซึ่งมอบโดยองค์กรให้กับพนักงาน (ตำแหน่งนี้ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย - ข้อ 5 ของข้อ 185) ไม่มีข้อกำหนดสำหรับ ประทับตราในงบการเงินบางรูปแบบ (คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 22.07.2003 N 67n และจาก 02.07.2010 N 66n) อย่างไรก็ตามตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 15.10.2009 N 104n และตั้งแต่ 05.05.2008 N 54n ต้องปิดผนึกแบบฟอร์มการประกาศภาษี (สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีเงินได้ และอื่นๆ) ใบรับรองบังคับพร้อมตราประทับขององค์กรจัดทำขึ้นสำหรับเอกสารบุคลากรที่สำคัญที่สุด: หน้าแรกของสมุดงาน, ใบรับรองการเดินทาง (แบบฟอร์มหมายเลข T-10), การกระทำการยอมรับงานภายใต้สัญญาจ้างระยะยาว (แบบฟอร์มหมายเลข T-73) ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 57) ข้อกำหนดสำหรับการประทับตราในสัญญาจ้างไม่ได้ถูกสะกดออก แต่ในทางปฏิบัติ มักจะประทับตรา เนื่องจากมีหลายเอกสารที่ไม่มี การตัดสินใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการมีหรือไม่มีตราประทับองค์กรควรพัฒนาคำสั่งของตนเอง (ตำแหน่งคำสั่ง) ซึ่งจำเป็นต้องลงทะเบียนรายการเอกสารที่ต้องมีการรับรองโดยตราประทับ รายการโดยประมาณของพวกเขาแสดงอยู่ในระบบของรัฐสำหรับการจัดการเอกสาร - 1988, 1991 ตัวเลือกอาจเป็นดังนี้: - การกระทำ (งานที่ดำเนินการ, ความเชี่ยวชาญ, การตัดจำหน่าย, การยอมรับวัตถุ ฯลฯ); - อัตราการบริโภค (ตัวอย่างเช่นสำหรับโลหะมีค่า) - ตัวอย่างการพิมพ์ตราประทับรวมถึงตัวอย่างลายเซ็นของพนักงานที่ได้รับสิทธิ์ในการดำเนินการทางการเงินและเศรษฐกิจ - หนังสือค้ำประกัน - การโต้ตอบกับผู้บริหารและโครงสร้างของ หน่วยงานราชการต่างๆ (เช่น กับบริการภาษี กองทุนพิเศษ ฯลฯ ตราประทับไม่สามารถทำเป็นหนึ่งเดียว แต่มีหลายอย่าง (มีเอกสารข้อเท็จจริงนี้) - สำหรับแต่ละแผนกแยกต่างหาก แต่ละตราประทับจะมีวัตถุประสงค์เฉพาะของตนเอง - สำหรับผ่าน สำหรับเอกสาร สำหรับใบแจ้งหนี้ ตราประทับบนเอกสารจะต้องวางในตำแหน่งของแผ่นงานที่มีเสา "MP" ("สถานที่ของตราประทับ") หากไม่มีตราประทับจะถูกประทับตราเพื่อให้รอยประทับทับส่วนของคำ - การกำหนดตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร ในกรณีนี้ ลายเซ็นจะต้องสามารถแยกแยะได้อย่างชัดเจน เช่นเดียวกับข้อมูลทั้งหมดจากตราประทับ