ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ คำอธิบายของบริการ และโอกาสในการร่วมมือยังคงเป็นเครื่องมือโฆษณายอดนิยมเมื่อสื่อสารกับคู่ค้าที่มีศักยภาพ ความร่วมมือกับบริษัทหนึ่งหมายถึงการปฏิเสธสำหรับบริษัทอื่น และการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อไม่ให้สูญเสียการติดต่อที่มีแนวโน้ม
เหตุใดข้อเสนอจึงถูกปฏิเสธ
ตามกฎแล้ว ข้อเสนอเชิงพาณิชย์เป็นขั้นตอนแรกของการเจรจา: ลูกค้ายังไม่ได้ตัดสินใจว่าจะทำงานกับใคร ซัพพลายเออร์หรือผู้รับเหมากำลังรอการตัดสินใจของเขาและกำลังพยายามดึงดูดความสนใจให้ตัวเอง ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ถูกส่งออกไปหลายสิบรายการ ซึ่งเป็นโอกาสในการแสดงตัวตนของคุณในแง่ดีที่สุด อธิบายความสามารถทั้งหมดของคุณ และสร้างความประทับใจที่ดีให้กับคู่ค้าที่มีศักยภาพ ทันทีที่มีการตัดสินใจ ข้อเสนอทั้งหมดที่ได้รับจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์พร้อมผู้ติดต่อในอนาคต ในกรณีที่คุณต้องเปลี่ยนผู้รับเหมา - และในสถานการณ์นี้ การเขียนจดหมายปฏิเสธอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ ในขณะที่ยังคงมีความเป็นไปได้ที่จะทำซ้ำ ติดต่อ.
จริยธรรมในการปฏิเสธ
ในจดหมายที่มีการปฏิเสธเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแสดงความเคารพต่อคู่สนทนา - ข้อเสนอของเขามีค่าเขาใช้เวลาพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดแม้ว่าจะไม่ได้สรุปข้อตกลงและคาดหวังการตัดสินใจจากคุณแม้แต่แง่ลบ.
การปฏิเสธจะทำบนหัวจดหมายของบริษัทในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ มาตรฐานการสื่อสารทางธุรกิจกำหนดให้หัวเรื่องที่กำหนดเป็นกลางโดยไม่มีเชิงลบ - วลี "ตอบข้อเสนอของคุณ", "เกี่ยวกับความร่วมมือ", "เกี่ยวกับงาน" มีความเหมาะสม เลือกหัวข้อที่ผู้รับใช้ในจดหมายของเขา ไม่ควรใช้หัวข้อตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมล เช่น "RE: Commercial offer" เพื่อไม่ให้ผู้รับรู้สึกไม่สนใจ
ไม่มีอะไรใหม่ในการพูดถึงคู่สนทนาสำหรับจดหมายประเภทนี้ - ขอแนะนำให้ใช้ชื่อและนามสกุลถ้าคุณรู้จักพวกเขาด้วยการเพิ่มคำว่า "เรียน" ในตอนท้ายของการอุทธรณ์ จะมีการใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์หรือจุลภาค ขึ้นอยู่กับมาตรฐานรูปแบบตัวอักษรของบริษัทของคุณ องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการของการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรคือลิงก์ไปยังข้อเสนอที่มาถึงคุณและที่จริงแล้วคุณปฏิเสธ เป็นการดีกว่าที่จะแทรกลิงก์ที่จุดเริ่มต้นของจดหมายทันทีหลังจากคำขอ - "เพื่อตอบสนองต่อคำขอของคุณตั้งแต่วันที่ 08/06/12 … ", "ถึงข้อเสนอเชิงพาณิชย์ตั้งแต่วันที่ 9 พฤษภาคม …"
จำเป็นต้องแสดงความเสียใจสำหรับการปฏิเสธ หากเอกสารหรือเอกสารข้อมูลแนบมากับจดหมายพร้อมข้อเสนอทางการค้า ให้ระบุว่าคุณได้รับและทำความคุ้นเคยกับพวกเขาแล้ว - ตัวอย่างเช่น “ขอขอบคุณสำหรับการนำเสนอโดยละเอียด ผู้เชี่ยวชาญของเราได้อ่านข้อมูลที่ให้แล้ว แต่น่าเสียดายที่เรา ถูกบังคับให้ปฏิเสธบริการของคุณ อย่าลืมระบุเหตุผลในการปฏิเสธหากคุณได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น - ตัวอย่างเช่น หากข้อเสนอไม่เป็นไปตามเงื่อนไขของการประกวดราคา การเลือกข้อเสนอที่ได้เปรียบกว่าเป็นเหตุผลในการปฏิเสธนั้นมักจะไม่ออกเสียง