ความซับซ้อนของการติดต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งที่หลายคนคุ้นเคย เมื่อเขียนคำอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรถึงซัพพลายเออร์ของคุณ ไม่ควรละทิ้งรายละเอียดแม้แต่ชิ้นเดียว เป็นจดหมายที่เขียนมาอย่างดีซึ่งบางครั้งขึ้นอยู่กับว่าความสัมพันธ์กับบริษัทจะพัฒนาต่อไปอย่างไร
มันจำเป็น
- รายละเอียดบริษัท;
- รายละเอียดผู้รับ;
- ข้อบังคับของบริษัทเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ
- สัญญาการส่งมอบ;
- กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย (ประมวลกฎหมายแพ่ง)
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการเขียนจดหมายถึงซัพพลายเออร์ ขั้นแรกให้เขียนตราประทับระบุรายละเอียดของบริษัท จดหมายไร้หน้าอาจไม่มีผลใดๆ กับผู้รับ กรอกชื่อองค์กรให้ถูกต้อง หากจำเป็น ให้เขียนแผนกและตำแหน่งของบุคคลที่ติดต่อซัพพลายเออร์ ควรระบุรายละเอียดองค์กรไว้ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของจดหมาย จะต้องมีที่อยู่ตามกฎหมายและทางกายภาพ หมายเลขโทรศัพท์ เขียนจดหมายฉบับนี้ถึงใครด้วย
ขั้นตอนที่ 2
อย่าลืมระบุตามเอกสารที่ความร่วมมือระหว่างองค์กรนั้นถูกต้อง ดังนั้นผู้รับจะพบเอกสารที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดอยู่ในข้อความของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 3
ปฏิบัติต่อผู้รับด้วยความเคารพ หากคุณรู้จักชื่อและนามสกุล ขอแนะนำให้ตั้งชื่อผู้รับตามตัวอักษร ระบุสาระสำคัญของการอุทธรณ์ของคุณในเนื้อความของจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดควรอธิบายโดยละเอียดในวันที่และข้อเท็จจริง ลงท้ายจดหมายด้วยข้อความเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากซัพพลายเออร์ เขียนข้อกำหนด คำขอ การอุทธรณ์ของคุณโดยเฉพาะและระบุที่อยู่ได้ เป็นไปไม่ได้ที่จะให้ความกำกวมในสิ่งที่พูด เพราะปฏิกิริยาที่ไม่ถูกต้องอาจตามมาด้วยวลีที่คลุมเครือ
ขั้นตอนที่ 4
สมัครสมาชิกที่ส่วนท้ายของข้อความ ป้อนวันที่ขอ ต้องมีลายเซ็นด้วย ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายถึงซัพพลายเออร์จะได้รับการรับรองโดยตราประทับของบริษัทหรือตราประทับ บางองค์กรมีกฎระเบียบ ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณมีกฎระเบียบดังกล่าวหรือไม่
ขั้นตอนที่ 5
พิมพ์จดหมายสองฉบับเพื่อให้ข้อความและวันที่ของจดหมายอยู่ในมือได้ตลอดเวลา ขอแนะนำให้ยื่นสำเนาในเอกสารขาออก