การแสดงครั้งแรกมีความสำคัญเสมอสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าความร่วมมือเริ่มต้นด้วยการสนทนาทางโทรศัพท์ เพื่อป้องกันไม่ให้เริ่มการสนทนาทางธุรกิจยู่ยี่ จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎมารยาททางโทรศัพท์หลายข้อ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ดูแลเสียงพื้นหลัง การโทรออกที่สำคัญขณะอยู่บนถนนที่มีเสียงดังหรืออยู่บนระบบขนส่งสาธารณะไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุด คู่สนทนาจะไม่ได้ยินคุณ แต่เสียงคำรามของรถยนต์อันเป็นผลมาจากการสนทนาจะกลายเป็นคำถามและการชี้แจงอย่างต่อเนื่อง หาสนามหญ้าที่เงียบสงบหรือเลื่อนการโทรออกไปจนกว่าคุณจะถึงบ้านหรือที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 2
แนะนำตัวเอง. อย่าลืมออกเสียงชื่อ นามสกุล และชื่อบริษัทที่คุณทำงานให้ชัดเจน แม้ว่าคุณจะโทรไปที่หมายเลขนี้แล้วก็ตาม หากนี่คือการโทรครั้งแรกของคุณ คุณต้องพูดนามสกุลของคุณหลายๆ ครั้งเพื่อให้คู่สนทนาได้ยินอย่างถูกต้อง เพื่อไม่ให้ฟังดูเป็นการล่วงล้ำเกินไป ให้แนะนำตัวเองด้วยนามสกุลของคุณทันที แล้วทำซ้ำโดยเพิ่มชื่อเต็มของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไปถูกที่แล้วคุยกับคนที่คุณวางแผนไว้ รอจนกว่าคู่สนทนาจะแนะนำตัวเองหรือระบุชื่อบริษัท ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของพนักงานที่รับโทรศัพท์ด้วยตนเอง ในอนาคต ให้พูดชื่อคู่สนทนา แม้ว่าคุณจะพูดกับเลขาฯ เท่านั้นก็ตาม
ขั้นตอนที่ 4
ตรวจสอบว่าสะดวกสำหรับบุคคลอื่นที่จะพูดในขณะนี้หรือไม่ เป็นการดีกว่าที่จะรู้ทันทีว่าอีกฝ่ายพร้อมสำหรับการสนทนาเพียงใด ดีกว่าที่จะไม่ถูกขัดจังหวะระหว่างการสนทนา หากคุณถูกขอให้โทรกลับในภายหลัง โปรดตรวจสอบว่าสะดวกเมื่อใด เป็นการดีที่สุดที่จะพูดวลียืนยันด้วยน้ำเสียงคำถาม ตัวอย่างเช่น: "ฉันจะโทรกลับหาคุณภายใน 20 นาทีหรือไม่" อย่าขอให้คู่สนทนาโทรกลับเองหากเขาไม่เสนอให้เอง
ขั้นตอนที่ 5
ระบุวัตถุประสงค์ของการโทรของคุณ พยายามอย่าใช้ประโยคยาวๆ สร้างความสับสน แต่ละประโยคควรมีเพียงหนึ่งความคิด สั้น ชัดเจน และตรงประเด็นเท่านั้น คนอื่นจะขอบคุณที่คุณประหยัดเวลาของพวกเขา เมื่อกังวล หลายคนเร่งจังหวะการพูด พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ คุณควรพูดอย่างใจเย็นและช้าๆ เพื่อให้อีกฝ่ายสามารถแทรกคำนั้นเข้าไปในกระแสคำพูดของคุณได้ คุณไม่ควรพูดซ้ำซากจำเจ: จดความเครียดเชิงตรรกะทั้งหมดไว้ในใจ เน้นวลีที่สำคัญอย่างยิ่งด้วยเสียงของคุณ