มีแนวคิดดังกล่าวเป็น "ธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจ" ภายใต้คำจำกัดความที่กว้างขวางนี้ - ประเพณีทั้งหมดที่นำมาใช้ในสภาพแวดล้อมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ การติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการยังคงเป็นหนึ่งในกลไกหลักของการมีปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจ เจ้าหน้าที่ นักธุรกิจ และองค์กรสาธารณะสื่อสารผ่านข้อความที่จัดทำขึ้นตามกฎทั่วไป
เหตุผลในการเขียน
ไม่ว่าขั้นตอนการเตรียมการอุทธรณ์อย่างเป็นทางการจะดูน่าเบื่อและไม่มีนัยสำคัญเพียงใด ก็ไม่สามารถละเลยได้ เหตุผลในการจัดทำเอกสารควรมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน
ก่อนที่จะเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ สิ่งสำคัญคือต้องระบุผู้รับอย่างถูกต้อง หลังจากกำหนดหัวข้อของข้อความแล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบว่าปัญหานี้อยู่ในขอบเขตความสามารถของผู้รับหรือไม่ หากมีข้อสงสัย ควรตรวจสอบประเด็นความสามารถในข้อบังคับและเอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ ขององค์กร
ประเภทคำขอ
หลังจากกำหนดหัวข้อและผู้รับแล้ว คุณควรคิดถึงประเภทของการอุทธรณ์
ควรเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการหากจำเป็น:
- แจ้งผู้รับ. ส่วนใหญ่มักจะส่งจดหมายข่าวจากผู้รับระดับล่างไปยังผู้รับระดับสูง
-
ติดต่อผู้รับด้วยการทดสอบซึ่งหมายถึงการดำเนินการเพิ่มเติมในส่วนของเขา ดังนั้นพวกเขาจึงหันไปหาผู้ที่เหนือกว่าหรืออยู่ในตำแหน่งที่เท่าเทียมกัน
- ให้งาน. ที่อยู่ประเภทนี้เหมาะสำหรับระบุที่อยู่ของผู้ใต้บังคับบัญชาเท่านั้น
บุคคลที่ติดต่อหน่วยงาน องค์กร หรือโครงสร้างอื่นๆ ส่วนใหญ่มักใช้แบบฟอร์มคำขอ-คำขอ
แบบคำร้องอย่างเป็นทางการ
เงื่อนไขที่รุนแรงของการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการทำให้รูปแบบการอุทธรณ์ไม่ต่ำกว่าเนื้อหา เพื่อให้จดหมายถึงผู้รับและไม่หลงทางในเขาวงกตของสำนักงานจะต้องร่างตามกฎทั้งหมด
องค์กรต่างๆ จัดทำจดหมายบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ กำหนดหมายเลขขาออก และระบุวันที่ เพื่อชี้แจงประเด็นการอุทธรณ์โดยทันที การระบุชื่อเต็มและข้อมูลติดต่อของผู้รับเหมาเป็นสิ่งสำคัญ ปรากฏในแผ่นสุดท้ายของจดหมายในส่วนท้าย
บุคคลทั่วไปจะเขียนใบสมัครบนกระดาษเปล่าขนาด A4 ในรูปแบบเครื่องพิมพ์ดีด และในบางกรณีที่ไม่ค่อยพบจะเขียนด้วยลายมือ
สำหรับองค์กร เฉพาะตำแหน่งและชื่อของผู้รับเท่านั้นที่จะระบุไว้ในส่วนหัวของการอุทธรณ์ กล่าวคือ ข้อมูลเกี่ยวกับผู้อุทธรณ์และรายละเอียดการติดต่ออยู่ในแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ บุคคลจะต้องเสริมส่วนหัวด้วยข้อมูลของตนเอง รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อและที่อยู่ที่ต้องส่งคำตอบ
ทางด้านซ้ายมีการระบุรายละเอียดของจดหมายและใต้ถ้อยคำของหัวข้ออุทธรณ์: "เกี่ยวกับการให้รางวัล", "เกี่ยวกับการให้ข้อมูล", "เกี่ยวกับการประชุมส่วนตัว" เป็นต้น
รูปแบบของคำอุทธรณ์อย่างเป็นทางการ
รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการใช้ในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ หลักการสำคัญของรูปแบบนี้คือความสม่ำเสมอ ความชัดเจน และความชัดเจนในการนำเสนอ ในการติดต่อทางธุรกิจ การใช้ภาษาพูด การใช้ภาษาพูด ไม่ต้องพูดถึงคำสบถและคำสบถนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ แม้แต่เหตุการณ์ที่รบกวนจิตใจที่สุดในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการก็ควรนำเสนอด้วยโทนสีกลางๆ
การปฏิบัติตามโครงสร้างประโยคและย่อหน้าที่ชัดเจนและสมเหตุสมผลถือเป็นวิธีปฏิบัติที่ดี สิ่งนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการรับรู้ข้อมูลโดยผู้อ่าน
โครงสร้างการอุทธรณ์อย่างเป็นทางการ
จดหมายอย่างเป็นทางการเริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์: " ตามด้วยคำนำซึ่งเราควรตอบคำถาม: "ทำไมการอุทธรณ์จึงเขียนในนามของใครและด้วยเหตุผลอะไร" อาจมีลักษณะดังนี้:
«».
«».
ต่อจากส่วนทั่วไปไปสู่ส่วนเฉพาะ จะมีการแนะนำส่วนคำอธิบายซึ่งสะท้อนถึงรายละเอียด หากมีการเขียนคำร้องเรียน - สาระสำคัญตามลำดับเวลาของความขัดแย้งในจดหมายเชิญ ส่วนคำอธิบายประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ วันที่และเวลาของงาน ผู้จัดงาน และรูปแบบการมีส่วนร่วมของผู้รับ
การอุทธรณ์อย่างเป็นทางการจบลงด้วยการลงรายการคำขอโดยตรง ตัวอย่างเช่น: ", ", " เป็นต้น