จดหมายเปิดผนึกเป็นประเภทของวารสารศาสตร์ธุรกิจอย่างเป็นทางการที่มีอยู่ที่จุดตัดของสิ่งพิมพ์ข้อมูลและการเขียนทางธุรกิจ จดหมายเปิดผนึกมีคุณสมบัติโวหารหลายอย่างที่นักแสดงควรทราบ
จดหมายเปิดผนึก - ความแตกต่างจากจดหมายธรรมดา
ผู้ที่ถือว่าการอุทธรณ์ใดๆ ที่ตีพิมพ์ในสื่อเป็นจดหมายเปิดผนึกนั้นถือเป็นความผิดพลาด จดหมายเปิดผนึกถึงแตกต่างจากบทความ บันทึกข้อมูล และคอลัมน์คอลัมนิสต์โดยพื้นฐาน เนื้อหานี้มีพื้นฐานมาจากการเรียกร้องให้มีการรวมตำแหน่ง การดำเนินการ หรือเพียงแค่ให้ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุมในการประชาสัมพันธ์ของสื่อ
บ่อยครั้งที่มีการใช้จดหมายเปิดผนึกเพื่อแก้ไขปัญหาที่อยู่ในความสามารถของหน่วยงานของรัฐ โครงสร้างธุรกิจ ฯลฯ การอุทธรณ์ของสาธารณชนจากผู้บังคับบัญชาและผู้นำทางความคิดทำให้กระบวนการแก้ปัญหาถูกนำออกจากสำนักงานราชการและวงธุรกิจที่แคบ สู่เครื่องบินสาธารณะ
ความคิดสร้างสรรค์ส่วนบุคคลหรือส่วนรวม?
จดหมายสาธารณะสามารถเขียนในนามของผู้เขียนคนเดียวหรือกลุ่มผู้ลงนาม และหากในกรณีแรกนักแสดงสามารถค้นหามุมมองของผู้ให้ข้อมูลรายหนึ่งได้เพียงพอแล้วกรณีที่สองจะต้องมีการสร้างกองบรรณาธิการ
ส่วนใหญ่แล้ว กองบรรณาธิการประกอบด้วยผู้ริเริ่มการเตรียมจดหมายเปิดผนึก ที่ปรึกษา และผู้ลงนามในเอกสาร ผู้รับเหมาต้องรวบรวมความคิดเห็นของผู้เขียนแต่ละคนก่อน รวมมุมมองทั้งหมดเป็นเอกสารเดียวอย่างกลมกลืน แล้วตกลงในเนื้อหาขั้นสุดท้าย
บ่อยครั้งที่กระบวนการนี้ขยายเวลาออกไปอย่างมาก ดังนั้นงานของกองบรรณาธิการคือการพิจารณาร่างจดหมายเปิดผนึกในการประชุมแต่ละครั้งอย่างเป็นกลางที่สุด โดยวิธีการที่ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมของคณะกรรมการบรรณาธิการ - เพียงพอที่จะส่งร่างอุทธรณ์และรวบรวมความคิดเห็นของสมาชิกทุกคนในคณะทำงาน
เทคนิคการเขียน
รูปแบบของจดหมายเปิดผนึกอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการกล่าวปราศรัยต่อสาธารณะและอธิบาย ผู้ลงนามในเอกสารควรตัดสินใจล่วงหน้าเกี่ยวกับเป้าหมายในการเตรียมเอกสาร
หากจุดประสงค์ของจดหมายเปิดผนึกคือเพื่อดึงดูดความสนใจของสาธารณชนต่อปัญหา และผู้รับจดหมายในท้ายที่สุด ไม่เพียงแต่เป็นผู้นำความคิดเห็นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประชากรด้วย ควรรวมองค์ประกอบทางสังคมไว้ในเอกสารอย่างกระชับที่สุด. ตัวอย่างเช่น เมื่ออธิบายปัญหาของการวิ่งเต้นในตลาดยา จะเป็นการดีกว่าที่จะยกตัวอย่างการอุทธรณ์ต่อเจ้าหน้าที่พร้อมตัวอย่างความเสียหายที่แท้จริงต่อผลประโยชน์ของผู้บริโภค
เป็นการดีกว่าที่จะเสริมประเด็นเฉพาะที่ยากสำหรับคนทั่วไปด้วยคำอธิบายข้อมูลพิเศษ ไม่ควรละเลยแม้ว่าผู้รับจะคุ้นเคยกับปัญหาแล้วก็ตาม ตัวอย่างเช่น การยกปัญหาการขาดความเชี่ยวชาญด้านเอกสารการออกแบบสำหรับงานก่อสร้างบางประเภท ควรมีข้อสังเกต โดยอธิบายว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญต่อประชากร
การเขียนคือก้าวแรกสู่บทสนทนา
ผู้เขียนจดหมายไม่ควรลืมว่าจดหมายเปิดผนึกเป็นการเชิญให้อภิปรายในประเด็นสาธารณะเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ ในการทำเช่นนี้ ผู้เขียนเอกสารต้องแสดงความสามารถและการตัดสินของผู้เชี่ยวชาญก่อน สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการตีความผิด คำที่ผิดเพี้ยน และแน่นอน ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในเนื้อหา ความประมาทในการเตรียมจดหมายเปิดผนึกสัญญาว่าจะต่อต้านผู้เขียน - สื่อและสาธารณชนอาจถือว่าผู้ลงนามเป็นคนไร้ความสามารถหรือเพิกเฉยต่อคำอุทธรณ์
การเผยแพร่จดหมายเปิดผนึก
หลังจากที่จดหมายผ่านฉบับสุดท้ายและได้รับการอนุมัติโดยสมบูรณ์จากผู้ลงนามทั้งหมดแล้ว จดหมายดังกล่าวควรเผยแพร่สู่สาธารณะไซต์ทั่วไปสำหรับการโพสต์จดหมายเปิดผนึกคือสื่อ ไซต์อินเทอร์เน็ตต่างๆ และผู้รับรายชื่อผู้รับจดหมายที่หลากหลาย สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการกระจายจดหมายเพื่อให้ได้รับเสียงสะท้อนที่ต้องการ
เมื่อตีพิมพ์ในสื่อ ควรคำนึงถึงจำนวนผู้อ่าน การตีพิมพ์ (หากเป็นหนังสือพิมพ์หรือนิตยสาร) ตลอดจนความเป็นไปได้ในการเผยแพร่ที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ การเผยแพร่ฟรีมีความสำคัญมากกว่าเหตุผลทางเศรษฐกิจ ลายเซ็น "โฆษณา" หรือ "เชิงพาณิชย์" อาจลดความเชื่อมั่นของสาธารณชนในทางอ้อมในการโต้แย้งในจดหมายเปิดผนึก ผู้อ่านมีแนวโน้มที่จะเชื่อถือเนื้อหาที่เผยแพร่โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายหรือเขียนโดยกองบรรณาธิการ
ควรสแกนจดหมายเปิดผนึกต้นฉบับพร้อมลายเซ็น หมายเลขและวันที่ขาเข้าของผู้รับ และแนบไปกับจดหมายข่าวเมื่อแจกจ่ายสื่อ เพื่อให้สื่อสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารนั้นเป็นของแท้