หัวจดหมายเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของบริษัทสมัยใหม่ กฎสำหรับการออกแบบแบบฟอร์มดังกล่าวได้รับการกำหนดขึ้นเป็นระยะเวลานานบนพื้นฐานของหลักการพื้นฐานของการไหลของเอกสารทางธุรกิจ
การออกแบบหัวจดหมายเป็นหนึ่งในภารกิจหลักของหัวหน้าบริษัทในขั้นตอนของการสร้างสรรค์ การไม่มีแบบฟอร์มดังกล่าวจะไม่ก่อให้เกิดผลทางกฎหมายเชิงลบ แต่จะส่งผลเสียต่อการมีปฏิสัมพันธ์กับคู่สัญญาซึ่งจะไม่ให้ความสำคัญกับองค์กรดังกล่าวอย่างจริงจัง
แบบฟอร์มนี้เป็นแอตทริบิวต์ของเอกลักษณ์องค์กร ซึ่งใช้สำหรับเอกสารภายในบริษัท จดหมายโต้ตอบภายนอก สัญญา รายงาน และเอกสารอื่นๆ ส่วนใหญ่แล้วเมื่อออกแบบหัวจดหมาย พวกเขาพยายามยึดตามรูปแบบองค์กรที่ยอมรับ ดังนั้นสี แบบอักษร และคุณสมบัติอื่นๆ ของแอตทริบิวต์นี้จึงตรงกับพารามิเตอร์ที่คล้ายคลึงกันของนามบัตร ซองจดหมาย โฟลเดอร์
สิ่งที่รวมอยู่ในหัวจดหมาย?
หัวจดหมายประกอบด้วยรายการองค์ประกอบที่จำเป็นและไม่จำเป็น ดังนั้น หนึ่งในโครงสร้างที่สำคัญที่สุดของหัวจดหมายคือโลโก้บริษัทหรือเอกลักษณ์องค์กรอื่นๆ นอกจากนี้ หัวจดหมายต้องมีกลุ่มรายละเอียดขององค์กร ซึ่งระบุข้อมูลการติดต่อ
หากต้องการ บล็อกข้อกำหนดจะรวมข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีธนาคารด้วย แต่นี่เป็นองค์ประกอบเพิ่มเติมของหัวจดหมาย นอกจากนี้ยังมีการจัดสรรตำแหน่งแยกต่างหากบนหัวจดหมายสำหรับวันที่ หมายเลขทะเบียนของเอกสาร ชื่อและบล็อกข้อความ บางครั้งชื่อบริษัทจะระบุแยกต่างหาก แต่ส่วนใหญ่มักจะรวมอยู่ในโลโก้หรือโลโก้องค์กรอื่นๆ ของบริษัท
หลักการจัดองค์ประกอบบนหัวจดหมาย
ลักษณะเฉพาะของการจัดเรียงองค์ประกอบแต่ละอย่างบนหัวจดหมายนั้นถูกกำหนดโดยหัวหน้าบริษัท ซึ่งมักจะขึ้นอยู่กับสไตล์องค์กรและความชอบส่วนบุคคล โลโก้มักจะวางไว้ที่ส่วนบนซ้ายของหัวจดหมาย และบล็อกของข้อกำหนดจะจัดอยู่ตรงกลางหรือย้ายไปยังส่วนด้านขวา ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดสำหรับการจัดองค์ประกอบบนหัวจดหมาย แต่โครงสร้างดังกล่าวคุ้นเคยมากกว่า และมักใช้โดยบริษัทสมัยใหม่
แบบฟอร์มจะพิมพ์บนหน้า A4 โดยปกติแล้วจะสั่งพิมพ์ที่โรงพิมพ์พร้อมกับการสร้างคุณลักษณะอื่นๆ ขององค์กร (นามบัตร โฟลเดอร์ ปฏิทิน) แนวทางนี้ช่วยให้คุณรักษารูปแบบที่เหมือนกัน สร้างความประทับใจที่ดีของบริษัทในกลุ่มลูกค้าเป้าหมายและคู่ค้า