นักวางแผน การประชุม และการประชุมเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ งานหลักของพวกเขาคือการวิเคราะห์สถานการณ์การบริการโดยรวม ผู้เข้าร่วมการประชุมด้านการทำงานสามารถและควรพูดคุย อภิปรายรายละเอียด และเสนอแนวทางแก้ไขปัญหา เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ เจ้าภาพต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ
จำเป็น
- - กำหนดการ;
- - กฎการประชุม
- - ระเบียบการของการประชุม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เรียนรู้สัญญาณสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ มีไม่กี่ของพวกเขา: 1. การประชุมมีวัตถุประสงค์เฉพาะ 2. ผู้จัดงานได้เตรียมงานเตรียมการที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว 3. การประชุมมีเฉพาะพนักงานที่สนใจซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงกับประเด็นที่อภิปรายเท่านั้น การอภิปรายไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อหลัก 5. ผลจากการประชุม ได้มีการกำหนดแผนในทันทีและให้คำแนะนำเฉพาะแก่พนักงาน ประเด็นเหล่านี้ควรได้รับการดูแลโดยผู้จัดการเป็นการส่วนตัวโดยเฉพาะหากองค์กรยังไม่ได้สร้างกลไกสำหรับการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดหัวข้อหลักของการประชุม ควรมีความเกี่ยวข้องและเข้าใจได้สำหรับพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญมากที่การประชุมการทำงานมีเป้าหมายเฉพาะ: เพื่อพัฒนาแผนงาน อนุมัติการตัดสินใจ เสนอแนวคิด ฯลฯ ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรพูดถึงวิกฤตเศรษฐกิจโลกหากเอเจนซีโฆษณาของคุณมีลูกค้าน้อยกว่า ในกรณีนี้ ควรจัดการประชุมเพื่อขยายขอบเขตการบริการและเปลี่ยนแปลงระบบส่วนลด
ขั้นตอนที่ 3
จัดทำระเบียบวาระการประชุมโดยละเอียด ในนั้น ให้ระบุหัวข้อหลัก คำถามที่วางแผนจะหารือ ชื่อวิทยากร องค์ประกอบของผู้ได้รับเชิญ วันที่ เวลา และสถานที่จัดงาน ในแต่ละวาระควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อหลักของการประชุม สะท้อนถึงบางประเด็น คำถามสามารถจัดกลุ่มได้ตามหลักการ "จากง่ายไปซับซ้อน" หรือในลำดับการวิเคราะห์ - "สถานการณ์ปัจจุบัน - ต้นกำเนิด - วิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้"
ขั้นตอนที่ 4
แนบไทม์ไลน์การประชุมเข้ากับวาระการประชุม ในนั้น ให้ตั้งเวลาสำหรับผู้บรรยายประเด็นสำคัญ สำหรับข้อมูลจากวิทยากรร่วม สำหรับการชี้แจงคำถามและการอภิปราย จัดทำตารางเวลาแม้กระทั่งสำหรับการประชุมบริการขนาดเล็ก สิ่งนี้จะสอนตัวเองและพนักงานของคุณให้เห็นคุณค่าของเวลาทำงาน ตรงตามกำหนดเวลา และแสดงความคิดอย่างชัดเจนและตรงประเด็น
ขั้นตอนที่ 5
ทำความคุ้นเคยกับระเบียบวาระการประชุมล่วงหน้า ส่งอีเมลของบริษัทหรือแจกให้ทุกคนที่คุณเชิญเข้าร่วมการประชุม ขอให้ทุกคนเตรียมตัวสำหรับการสนทนา เน้นสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้เข้าร่วมข้อเสนอแต่ละคนตามความสามารถของตน
ขั้นตอนที่ 6
เริ่มการประชุมด้วยการพูดคุยสั้น ๆ ของคุณเอง ภายใน 3-5 นาที ให้บอกเหตุผลที่ทำให้คุณจัดการประชุมนี้และผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุ จากนั้นทำความคุ้นเคยกับระเบียบวาระการประชุมและตารางการทำงาน
ขั้นตอนที่ 7
นำการอภิปราย รักษาการสนทนาที่เป็นมิตรแต่สร้างสรรค์ ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนแสดงความคิดเห็น ติดต่อ "เงียบ" พร้อมคำถามส่วนตัวที่ต้องการคำตอบโดยละเอียด พยายามดึงบทสนทนาออกจากประเด็นหลักอย่างแนบเนียนแต่หนักแน่น สรุปผลรวมย่อยสำหรับแต่ละคำถาม
ขั้นตอนที่ 8
เมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้ออกเสียงการตัดสินใจและคำแนะนำที่มอบให้กับพนักงานอีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าใจงานของตนและจดจำกำหนดเวลาไว้ บันทึกจุดสำคัญในโปรโตคอล ส่งสำเนาไปยังผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามคำสั่งรวมถึงพนักงานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการตามการตัดสินใจ