คำสั่งซื้อเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในทางปฏิบัติอย่างยิ่ง ซึ่งบ่งบอกถึงการดำเนินการบางอย่าง เช่น การจ้างและไล่พนักงานออก การลงโทษทางวินัย ความจำเป็นในการนำเสนอเทคโนโลยีใหม่ และอื่นๆ อีกมากมาย เสมียนต้องแน่ใจว่ามีการจัดเก็บเอกสารประเภทนี้และความสามารถในการค้นหาเอกสารที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว สำหรับสิ่งนี้ แต่ละคำสั่งซื้อจะได้รับหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน
จำเป็น
- - คำสั่ง;
- - สมุดบันทึก;
- - คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการบันทึกกำลังพล
- - 2 หรือ 3 โฟลเดอร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
แบบฟอร์มการลงทะเบียนสำหรับคำสั่งซื้อไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายอย่างเข้มงวด มีคำสั่งมาตรฐานที่เผยแพร่โดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน พ.ศ. 2543 ซึ่งระบุว่าการนับคำสั่งซื้อโดยบุคลากรและกิจกรรมหลักควรดำเนินการแยกกันภายในปีปฏิทิน หากคุณทำงานในบริษัทเล็กๆ ที่เลขานุการทำงานเป็นเสมียนด้วย ให้เริ่มโฟลเดอร์ 3 โฟลเดอร์และสมุดรายวันการลงทะเบียน 3 ฉบับ
ขั้นตอนที่ 2
จัดทำคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน สามารถประกอบด้วยเพียงไม่กี่รายการ ระบุว่าคำสั่งซื้อใดควรเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี และรายการใด - 75. เขียนในอาร์เรย์ที่คำสั่งซื้อสำหรับองค์กรของคุณแบ่งออกเป็น และคุณตัดสินใจกำหนดคำสั่งดังกล่าวอย่างไร คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักมักจะถูกนับด้วยหมายเลขตามลำดับและคำสั่งบุคลากร - ด้วยตัวเลขและตัวอักษร ตัวอย่างเช่น ตัวเลขอาจดูเหมือน "Order No. 2-l / s" หรือ "Order No. 2-k" นึกถึงการกำหนดรูปแบบต่างๆ สำหรับเอกสารที่มีอายุการเก็บรักษาต่างกัน ตัวอย่างเช่น ระยะสั้นสามารถทำเครื่องหมายเป็นบุคลากร และระยะยาว - เป็นบุคลากร
ขั้นตอนที่ 3
แบ่งคำสั่งซื้อตามบุคลากรออกเป็น 2 ส่วนตามอายุการเก็บรักษา เอกสารเกี่ยวกับการลาปกติหรือการศึกษา การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้น สิ่งจูงใจ และการลงโทษทางวินัย จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี ยื่นคำสั่งจ้างงาน โยกย้าย เลิกจ้าง การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะยาว และวันหยุดยาว ลงในโฟลเดอร์อื่น เขียนชื่อโฟลเดอร์และวันหมดอายุบนปกของแฟ้ม กรอกคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักแยกต่างหาก
ขั้นตอนที่ 4
ในบริษัทขนาดใหญ่ คำสั่งซื้อจะถูกออกโดยบริการต่างๆ เอกสารสำหรับกิจกรรมหลักตามกฎจะถูกเก็บไว้โดยเลขานุการและสำหรับบุคลากร - โดยฝ่ายบุคคล ดังนั้น แต่ละคนจึงมีโฟลเดอร์และสมุดบัญชีของตัวเอง ผู้เชี่ยวชาญ HR จะเริ่มหนังสือ 2 เล่มและ 2 โฟลเดอร์โดยแบ่งเอกสารตามระยะเวลาเก็บรักษาก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม ด้วยโฟลว์เอกสารที่มีขนาดใหญ่มาก แต่ละโฟลเดอร์มักจะถูกแบ่งตามประเภทของคำสั่ง หากองค์กรของคุณใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแยกต่างหาก ให้ยังคงเรียงลำดับลำดับภายในอาร์เรย์ทั่วไปและลงทะเบียนไว้ในสมุดรายวันฉบับเดียว
ขั้นตอนที่ 5
คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักอาจนำไปใช้ไม่เฉพาะกับทั้งบริษัท แต่ยังรวมถึงแต่ละแผนก พัฒนารหัสสำหรับแต่ละแผนกหรือแผนก อาจเป็นตัวอักษรหรือตัวเลขก็ได้ อย่าลืมว่าการกำหนดคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักควรแตกต่างจากที่ยอมรับในการจัดการบันทึกบุคลากรของบริษัทของคุณ ในกรณีนี้ การนับจะอยู่ในอาร์เรย์ทั่วไปของ "กิจกรรมหลัก"