แม้แต่ในวิสาหกิจขนาดเล็กก็จำเป็นต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรตามคำสั่งของหัวหน้าเป็นระยะและตามกฎแล้วในกรณีเช่นนี้จะมีการออกคำสั่ง ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงการกระทำในท้องถิ่นที่ออกก่อนหน้านี้อาจเกิดจากสาเหตุภายในและภายนอกหลายประการ แต่ไม่ว่าในกรณีใดการแก้ไขดังกล่าวจะต้องได้รับการร่างอย่างถูกต้อง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
คำสั่ง - การกระทำในท้องถิ่นซึ่งจัดทำคำสั่งบังคับอย่างเป็นทางการซึ่งเป็นคำสั่งของหัวหน้า (หัวหน้า) ขององค์กรที่ส่งถึงผู้ใต้บังคับบัญชา นอกจากนี้ คำสั่งอาจกำหนดขั้นตอนถาวร เช่น คำสั่ง "จัดการแข่งขันเพื่อบรรจุตำแหน่งที่ว่าง" หรืออนุมัติหรือออกเอกสารกำกับดูแลภายในอื่น เช่น คำสั่ง "ในการอนุมัตินโยบายการบัญชีขององค์กร."
ขั้นตอนที่ 2
ในสถานประกอบการขนาดใหญ่ เอกสารพิเศษ "งานสำนักงาน" อาจมีผลบังคับใช้ ซึ่งประกอบด้วยกฎสำหรับการตีพิมพ์ การลงทะเบียน และขั้นตอนในการแก้ไขคำสั่งขององค์กรหนึ่งๆ อย่างไรก็ตาม คำสั่งดังกล่าวไม่มีอยู่ทุกที่ และในกรณีนี้ ควรอ้างอิงถึงกฎการรับส่งเอกสารที่ยอมรับโดยทั่วไป
ขั้นตอนที่ 3
ดังนั้นการแก้ไขคำสั่งสามารถทำได้โดยการออกเอกสารที่คล้ายคลึงกันเท่านั้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อจะต้องทำให้เป็นทางการตามคำสั่ง "ในการแก้ไขหมายเลขคำสั่งซื้อ … จาก …"
ขั้นตอนที่ 4
เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตโดยอาศัยอำนาจตามตำแหน่งทางการของเขาและด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบของการอยู่ใต้บังคับบัญชาเท่านั้นที่สามารถลงนามในการกระทำ (คำสั่ง) ในการแก้ไขคำสั่ง นั่นคือตามคำสั่งของหัวหน้าแผนกไม่สามารถเปลี่ยนแปลงคำสั่งของหัวหน้าองค์กรได้ แต่สถานการณ์ตรงกันข้ามเป็นไปได้ทีเดียว
ขั้นตอนที่ 5
ตามกฎแล้วจะออกคำสั่งบนหัวจดหมายขององค์กรถ้ามี ตรงกลางบรรทัดหรือด้านขวา คำว่า "Order" ถูกเขียนขึ้น ซึ่งหมายถึงประเภทของการกระทำของผู้นำ
ด้านล่างระบุชื่อคำสั่งซื้อ ("ในการแก้ไข …..")
ในส่วนเบื้องต้น เป็นไปได้ที่จะกำหนดเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงในเอกสารที่เผยแพร่ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น "เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในการจัดเก็บบันทึกการเกิดอุบัติเหตุในที่ทำงาน เป็นไปได้ที่จะสั่งซื้อ:.."
ถัดไปคือข้อความของคำสั่งในการเปลี่ยนแปลง ซึ่งคุณต้องระบุจุดทั้งหมดของเอกสารหลักที่ทำการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน หากส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสารหลักมีการเปลี่ยนแปลงโดยสมบูรณ์ ให้ระบุว่า “ประเด็นดังกล่าว (หรือย่อหน้า ฯลฯ) จะต้องระบุไว้ในฉบับต่อไปนี้:…”
ขั้นตอนที่ 6
นอกจากนี้ ให้ระบุลำดับวันที่มีผลใช้บังคับของการเปลี่ยนแปลง ระบุเจ้าหน้าที่ (คุณสามารถระบุชื่อ) ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการตามคำสั่งและวิธีการแจ้งการเปลี่ยนแปลงให้ทราบ และโดยสรุปให้ระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามคำสั่ง
หากมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งเป็นระยะ (กฎหมายมักมีการเปลี่ยนแปลงซึ่งเป็นคุณลักษณะของกิจกรรมการผลิตขององค์กร) ขอแนะนำให้กำหนดขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงในเอกสารหลัก