จดหมายถึงลูกค้าจะถูกเขียนขึ้นหากองค์กรของคุณไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของเขาได้ ถ้าเขาไม่ได้โอนเงินสำหรับสินค้าที่จัดส่ง และหากจำเป็นต้องแจ้งให้เขาทราบเกี่ยวกับช่วงใหม่
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มจดหมายของคุณโดยขอให้ตัวแทนองค์กรของลูกค้า ในส่วนนี้ของจดหมาย การแสดงความสุภาพเช่น "Dear Ivan Andreevich", "Mister Remizov" มีความเหมาะสม หากบริษัทลูกค้าไม่มีบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่มีความสัมพันธ์กัน โปรดติดต่อ "เรียน ท่านที่เคารพ"
ขั้นตอนที่ 2
แนะนำตัวเองด้วยชื่อองค์กรของคุณ ใช้วลีมาตรฐาน เช่น "MontazhSpetsStroy LLC ขอแสดงความนับถือต่อคุณและขอให้องค์กรของคุณเจริญรุ่งเรือง" วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถกำหนดทิศทางลูกค้าของคุณ อ่านข้อความหลักได้ เขาจะไม่สงสัยว่าใครคือผู้รับจดหมาย
ขั้นตอนที่ 3
กำหนดเหตุผลสำหรับจดหมาย รูปแบบการเขียนและเนื้อหาของข้อความขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดในการเขียนจดหมายถึงลูกค้าคือการไม่ชำระเงินสำหรับสินค้าที่จัดส่งหรือบริการที่ได้รับ ในกรณีนี้ ให้อ้างอิงถึงข้อที่เกี่ยวข้องของข้อตกลง ระบุว่าลูกค้ามีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระใบแจ้งหนี้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด หากนี่ไม่ใช่จดหมายฉบับแรกของคุณในหัวข้อนี้ โปรดยื่นอุทธรณ์ต่อความรับผิดชอบของลูกค้าสำหรับการไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันที่กำหนดไว้ในข้อ X ของข้อตกลงการจัดหา โปรดทราบว่าในกรณีที่ไม่ชำระเงิน คุณจะต้องขึ้นศาล
ขั้นตอนที่ 4
ขออภัยลูกค้าหากเหตุผลที่เขียนจดหมายไม่สามารถส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าได้ภายในเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญา อย่าพยายามอธิบายสาเหตุว่าทำไมคุณถึงไม่มีเวลาจัดส่ง ลูกค้าไม่สนใจในเรื่องนี้ เป็นการดีกว่าที่จะแจ้งให้เขาทราบว่าองค์กรของคุณจะสามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญาได้นานแค่ไหน ในตอนท้ายของจดหมาย ใช้วลี "ขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ", "เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม"
ขั้นตอนที่ 5
แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับสายผลิตภัณฑ์ใหม่ที่บริษัทของคุณนำเสนอ หากคู่ค้าของคุณไม่ทราบถึงการแบ่งประเภทที่เปลี่ยนแปลงไป ในจดหมายดังกล่าว ขอแนะนำให้ระบุส่วนลดที่ลูกค้าจะได้รับเมื่อร่างสัญญาการจัดหาใหม่ในฐานะลูกค้าประจำ
ขั้นตอนที่ 6
สมัครสมาชิกที่ท้ายจดหมาย ฝากข้อมูลติดต่อของคุณไว้เพื่อให้ลูกค้าทราบวิธีติดต่อองค์กรของคุณ หวังดีต่อองค์กรและตัวแทน