ในระหว่างกิจกรรมการผลิต องค์กรใด ๆ จะสร้างเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บไว้สำหรับบางคน และบางครั้งก็ค่อนข้างนาน สำหรับสิ่งนี้จำเป็นต้องมีการจัดระเบียบไฟล์เก็บถาวร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
สร้างเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการจัดเก็บเอกสารในไฟล์เก็บถาวร ประการแรก ห้องต้องได้รับการปกป้องจากอิทธิพลโดยตรงของแสงแดด ระดับความชื้นในอากาศต้องไม่เกินระดับที่อนุญาต และต้องปิดการเข้าถึงบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตด้วย
ขั้นตอนที่ 2
โปรดทราบว่าตามข้อกำหนดสำหรับสถานที่เก็บถาวร ไม่อนุญาตให้จัดวางในอาคารไม้ อาคารที่ทรุดโทรม อาคารที่มีฐานรากที่เปียกชื้น ห้องใต้หลังคา หรือห้องใต้ดิน ในเวลาเดียวกัน สถานที่สำหรับจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ ในอาคารที่ดัดแปลงควรแยกออกจากส่วนอื่นๆ ของสถานที่ที่อยู่ในอาคารนี้ นอกจากนี้ยังไม่อนุญาตให้วางที่เก็บถาวรในสถานที่ของอาคารซึ่งถูกครอบครองโดยบริการจัดเลี้ยงสาธารณะองค์กรที่เก็บสารเคมีหรือสารอันตรายจากอัคคีภัยคลังสินค้าอาหาร
ขั้นตอนที่ 3
ค้นหาที่เก็บถาวรขององค์กรในอาคารที่ดัดแปลงหรือสร้างขึ้นเป็นพิเศษเพื่อเก็บบันทึก ห้องจะต้องถูกลบออกจากวัตถุอันตรายตามความปลอดภัยจากอัคคีภัย เช่น โรงจอดรถ ปั๊มน้ำมัน โรงจอดรถ นอกจากนี้ยังไม่ควรมีวัตถุที่ก่อให้เกิดมลพิษในอากาศใกล้กับสถานที่เก็บถาวรขององค์กร
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อเลือกห้องที่เหมาะสมสำหรับการจัดระเบียบไฟล์เก็บถาวร ให้คำนึงว่าต้องมีห้องแยกต่างหากหลายห้องสำหรับการทำงานปกติของไฟล์เก็บถาวร: ที่เก็บถาวร; ห้องรับเอกสาร สถานที่สำหรับใช้เอกสารที่เก็บไว้ ห้องทำงานสำหรับพนักงานเก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 5
ย้ายที่เก็บถาวรออกจากห้องปฏิบัติการ ครัวเรือน และโรงงานอุตสาหกรรม ในเวลาเดียวกัน ให้สังเกตว่าไม่มีท่อระบายอากาศร่วมด้วย และแยกออกจากห้องข้างเคียงโดยใช้ผนังและเพดานที่ทนไฟ โดยมีขีดจำกัดการทนไฟอย่างน้อยสองชั่วโมง นอกจากนี้ในห้องเก็บถาวรไม่รวมการวางท่อน้ำเสียและน้ำประปา
ขั้นตอนที่ 6
จัดทำขึ้นสำหรับองค์กรของการจัดเก็บ "ระเบียบว่าด้วยการจัดเก็บเอกสาร" และอนุมัติกับหัวหน้า นอกจากนี้ตามคำสั่งของหัวหน้าควรแต่งตั้งบุคคลที่จะรับผิดชอบในการจัดเก็บ นอกจากนี้ยังมีการสร้างค่าคอมมิชชั่นผู้เชี่ยวชาญพิเศษซึ่งจะดำเนินการตรวจสอบเอกสารเป็นระยะเพื่อให้สอดคล้องกับระยะเวลาการจัดเก็บ