มารยาทเป็นแนวคิดที่หลากหลาย มีกฎเกณฑ์ของพฤติกรรมในสังคม ที่โต๊ะอาหาร หรือในที่สาธารณะ นอกจากนี้ยังมีสิ่งเช่นมารยาททางธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งมารยาทในการเขียนทางธุรกิจ ชื่อเสียงของบริษัทส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับวิธีการติดต่อกับลูกค้า พนักงาน และหุ้นส่วน
กฎทั่วไปของการติดต่อทางธุรกิจ
คำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษรแตกต่างจากคำพูดโดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดต่อทางธุรกิจ ความเป็นจริงสมัยใหม่เป็นสิ่งที่การเขียนมีความหมายมากขึ้นในข้อความอีเมลมากกว่าข้อความบนกระดาษ
เมื่อพูดถึงการเจรจาทางธุรกิจกับพันธมิตร เกี่ยวกับข้อความใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาทางธุรกิจ อีเมลเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการถ่ายโอนข้อมูล อย่างไรก็ตาม การเขียนจดหมายเชิญ คำขอบคุณ หรือจดหมายแสดงความยินดีนั้นทำบนกระดาษ
ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการใช้กระดาษที่มีคุณภาพ และควรเป็นหัวจดหมายที่มีโลโก้ขององค์กร จะดีกว่าที่จะส่งจดหมายสำคัญหรือคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมพิเศษโดยผู้จัดส่งหรือไปรษณีย์ลงทะเบียน ข้อความบนกระดาษคุณภาพสูงที่สวยงามดูแข็งแกร่งและทำให้เรตติ้งของบริษัทสูงขึ้น
ในการติดต่อทางธุรกิจ ความถูกต้อง การรู้หนังสือ และความถูกต้องของข้อความมีความสำคัญ ไม่อนุญาตให้ใช้อารมณ์ที่มากเกินไป ความคุ้นเคย คำพูดที่ไม่เหมาะสม ตลอดจนความยาวและความคลุมเครือของการนำเสนอ
สิ่งสำคัญคือต้องจัดโครงสร้างข้อความ ใส่เครื่องหมายเน้นเสียงและเครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้อง เพื่อให้ผู้รับมีความชัดเจนว่าจดหมายนั้นเกี่ยวกับอะไรกันแน่
สำหรับรูปแบบการสื่อสารนั้น เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงวลีที่ไพเราะ ประโยคหลายระดับที่ซับซ้อน และคำที่ไม่จำเป็น อนุญาตให้มีความคิดซ้ำซากทางวิชาชีพมากมายในการติดต่อทางธุรกิจ
เพื่อความชัดเจน คุณสามารถเพิ่มแผนภูมิ ไดอะแกรม หรือตารางลงในข้อความได้
ไม่อนุญาตให้ใช้อีโมติคอนและรูปภาพในการติดต่อทางธุรกิจ อย่าลืมตรวจสอบข้อความเพื่อหาข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิดก่อนส่ง
กฎการออกแบบจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจที่เขียนอย่างดีต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจน ไม่มีมาตรฐานเดียว แต่มีกฎการออกแบบทั่วไป
จดหมายธุรกิจประกอบด้วยส่วนหัว คำทักทาย เนื้อหา (พื้นฐาน) การอำลา ลายเซ็น และรายละเอียดขององค์กรที่ส่ง
"ส่วนหัว" ของจดหมายมักประกอบด้วยชื่อขององค์กร โลโก้ ที่อยู่และผู้ติดต่อสำหรับการสื่อสาร (โทรศัพท์ อีเมล แฟกซ์)
นอกจากนี้ยังสามารถสะกดประเภทของกิจกรรมของบริษัทและชื่อของผู้จัดการในส่วนหัว
ฝาครอบมักพิมพ์อยู่ตรงกลางแผ่นบางครั้งอาจอยู่ที่มุมด้านบน
บริษัทที่มีชื่อเสียงควรมีหัวจดหมายเป็นของตัวเอง นอกจากนี้ อีเมลควรมีรูปแบบที่ช่วยให้องค์กรมีความเข้มแข็ง
ในส่วนต้อนรับ คุณสามารถเขียนว่า "สวัสดีตอนบ่าย" หรือ "สวัสดี" ได้ หากข้อความนั้นไม่ได้มีบุคลิกที่เคร่งครัดในความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ในจดหมายธุรกิจ คำบอกกล่าว หรือเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ ที่ชัดเจน จะเป็นการเหมาะสมกว่าที่จะระบุชื่อและนามสกุลของผู้รับทันที
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการติดต่อทางธุรกิจคือเนื้อหาหลักของจดหมาย - พื้นฐาน
ส่วนนี้มีการโหลดข้อมูลสูงสุดโดยมีการเปิดเผยวัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์
อาจมีสาเหตุหลายประการในการติดต่อตามลำดับ การนำเสนอแต่ละด้านควรเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแยกต่างหาก การจัดโครงสร้างเนื้อหาหลักของจดหมายเป็นสิ่งจำเป็นในการแยกแยะหัวข้อและทำความเข้าใจข้อมูลให้ดีขึ้น
ตัวอย่างของย่อหน้า ได้แก่ วลีต่อไปนี้: "เราขอให้คุณ", "แจ้ง", "เสนอให้พิจารณา" และอื่น ๆ
เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การจดจำว่ายังมีโครงสร้างภายในแง่มุมต่างๆ
ผู้ส่งจดหมายธุรกิจจำเป็นต้องพิสูจน์ความเกี่ยวข้องของคำขอ เปิดเผยเนื้อหาหลักและอธิบายผลลัพธ์ที่คาดหวังในกรณีที่ได้รับคำตอบในเชิงบวก
สูตรการพูดโดยตรงมักไม่ค่อยใช้ในจดหมายธุรกิจ จุดประสงค์หลักของวลีสุดท้ายคือการแสดงความเคารพต่อผู้รับและยกย่องความสุภาพตามปกติ ตัวอย่างของวลีปิด: "ความปรารถนาดี" "ขอแสดงความนับถือ" "ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบของคุณ" และอื่นๆ
ลายเซ็นส่วนตัวต้องอยู่ท้ายจดหมาย นามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของผู้ส่งมักจะระบุ รวมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ
บริษัทขนาดใหญ่ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ไฟล์นี้เป็นไฟล์พิเศษที่มีลายเซ็นข้อความที่ต่อท้ายตัวอักษรแต่ละตัวโดยอัตโนมัติ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ควรเกินห้าถึงหกบรรทัดและเกินเจ็ดสิบอักขระ
โครงสร้างการออกแบบนี้ยังใช้กับจดหมายส่งเสริมการขาย จดหมายปะหน้า และจดหมายขอบคุณ ตลอดจนประกาศ คำชี้แจง การอ้างสิทธิ์ และคำเตือน
เมื่อส่งข้อมูลจำนวนมาก การสนับสนุนสั้น ๆ จะถูกเขียนในเนื้อหาของจดหมาย และร่างหลักจะถูกวาดเป็นเอกสารแนบแยกต่างหาก หากไฟล์แนบ "มีน้ำหนัก" มาก คุณควรเตือนผู้รับเกี่ยวกับสิ่งนี้ในจดหมายปะหน้าในบทความ
ตอบกลับจดหมายธุรกิจ
ตามกฎของจรรยาบรรณทางธุรกิจ การตอบกลับจดหมายไม่ควรล่าช้าเกินสองถึงสามวัน หากต้องใช้เวลานานขึ้นสำหรับการตอบสนองอันเนื่องมาจากเหตุผลหลายประการ โปรดแจ้งให้ผู้ส่งทราบ ถือเป็นรูปแบบที่ดีและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท
จำสิ่งสำคัญ - คุณต้องตอบอีเมลธุรกิจทั้งหมด ยกเว้นสแปมที่ชัดเจน
เมื่อตอบจดหมายธุรกิจ มักใช้สูตรคำพูดมาตรฐาน:
- "เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบ … ";
- "ขอบคุณสำหรับ …";
- "เราขอเชิญคุณด้วยความยินดี … ";
- "เราเตือนคุณ … ";
- "ตามคำขอของคุณ เราแจ้ง … " และอื่นๆ
เพื่อความสะดวก คุณสามารถสร้างไฟล์แยกต่างหากที่มีรูปแบบคำพูดที่คล้ายกัน เมื่อพลิกไปที่ช่องว่าง คุณจะอำนวยความสะดวกและเร่งการเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างมาก
หากจดหมายมีความสำคัญและคุณจำเป็นต้องทราบอย่างแน่ชัดว่าได้ส่งถึงผู้รับแล้ว สั่งจัดส่งโดยผู้จัดส่ง หรือออกจดหมายลงทะเบียน (ไปรษณีย์รัสเซีย) อีเมลมีคุณลักษณะ "ได้รับการแจ้งเตือน" ซึ่งจะส่งการยืนยันว่าข้อความของคุณได้รับการดูโดยอัตโนมัติ
หากไม่มีคำตอบในจดหมาย ตามมารยาท คุณสามารถโทรเพิ่มเติมเพื่อชี้แจงสถานการณ์ด้วยการติดต่อทางจดหมาย
ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจ
ในขั้นต้น การติดต่อทางธุรกิจมีสองประเภท: ภายในและภายนอก การติดต่อจากภายนอกคือการโต้ตอบที่ส่งไปยังผู้รับที่เป็นบุคคลที่สาม ในขณะที่การติดต่อภายในจะใช้ภายในขอบเขตของบริษัทหนึ่งแห่ง
จดหมายธุรกิจตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ แบ่งออกเป็น: แอปพลิเคชัน จดหมายข่าว โฆษณา การสอบถาม คำแนะนำ ข้อเสนอ การเตือนความจำ การอ้างสิทธิ์ การเชิญ และอื่นๆ
จดหมาย - ข้อความประกอบด้วยข้อมูลที่ผู้รับต้องดำเนินการใด ๆ ภายในกรอบของสาเหตุทั่วไป ข้อมูลดังกล่าวมีความเกี่ยวข้องและมีความสำคัญต่อทั้งผู้รับและผู้ส่ง
แอปพลิเคชัน - ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการส่งคำขอเพื่อรับข้อมูลหรือบริการ เช่น การสมัครเข้าร่วมกิจกรรม
คำขอ - คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อรับข้อมูลที่น่าสนใจ คำขอสามารถเป็นทางการและมีผลผูกพัน
จดหมายเสนอมักจะให้ความร่วมมือหรือบริการเฉพาะและข้อเสนอเชิงพาณิชย์ โดยปกติ จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังที่อยู่หลายแห่งในคราวเดียว สามารถใช้จดหมายจำนวนมากได้
คำเชิญ - จดหมายเชิญเข้าร่วมการประชุมหรืองานกาล่า ในการออกแบบจดหมายโต้ตอบอนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มวันหยุดพิเศษหรือไปรษณียบัตรได้ สิ่งสำคัญคือการสะกดชื่องาน ที่อยู่ เวลา และสถานที่จัดประชุมให้ชัดเจน
จดหมายเตือนความจำเป็นข้อความเกี่ยวกับการบรรลุภาระผูกพัน: การชำระหนี้ การจัดหารายงาน การเตือนการประชุมและอื่น ๆ
หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขสัญญาหรือละเมิดข้อตกลง ผู้เสียหายสามารถส่งข้อเรียกร้องได้ ลักษณะเด่นของจดหมาย - การเรียกร้อง - คือการมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขที่ถูกละเมิด ข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินความเสียหาย การเรียกร้องค่าชดเชยสำหรับการสูญเสียหรือการกำจัดการละเมิดที่ระบุ บ่อยครั้ง จดหมายโต้ตอบนี้จะเสริมด้วยสำเนาเอกสาร รูปถ่าย และใบรับรองการยอมรับ
ในจดหมายแนะนำ บุคคลที่สามหรือบริษัทจะได้รับการประเมินและจัดเตรียมคุณลักษณะของพวกเขาไว้ ข้อความดังกล่าวมักพบบ่อยเมื่อสมัครตำแหน่งใหม่
คุณสมบัติของอีเมลธุรกิจ
ทุกวันนี้ จดหมายธุรกิจจำนวนมากถูกส่งผ่านทางอีเมล ดังนั้นกฎของมารยาททางธุรกิจจึงกำหนดข้อกำหนดสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
อ่านที่อยู่ของผู้ส่งอย่างระมัดระวัง คุณควรได้รับการแจ้งเตือนจากข้อความที่มีที่อยู่กล่องจดหมายที่คล้ายกัน: "cupercat" หรือ "mini - bikini" นอกจากสแปมปกติแล้ว ข้อความจากที่อยู่ดังกล่าวอาจมีไวรัส
ให้หัวเรื่องของคุณสั้นและตรงประเด็นเสมอ
มารยาทช่วยให้สามารถอ้างอิงข้อความต้นฉบับเพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจได้ทันทีว่าอะไรคือความเสี่ยง
อนุญาตให้แนบวัสดุเพิ่มเติมในเอกสารแนบ
การรู้และใช้กฎของมารยาทในด้านการสื่อสารทางธุรกิจช่วยให้ผู้ส่งได้รับชื่อเสียงที่ดีและดึงดูดพันธมิตรใหม่