หน่วยสำหรับการโต้ตอบกับสื่อไม่ได้รวมอยู่ในโครงสร้างองค์กรขององค์กรในขั้นต้นเสมอไป ความพร้อมในการทำงานด้านสื่อมาพร้อมกับการพัฒนาองค์กร ในกรณีเช่นนี้ เลขานุการสื่อที่ได้รับการว่าจ้างจะต้องจัดบริการกดตั้งแต่เริ่มต้นและสร้างงานอย่างเป็นระบบ
หากองค์กรไม่เคยทำงานด้านสื่อมาก่อน ภัณฑารักษ์ที่ได้รับการว่าจ้างใหม่จะต้องผ่านการฝึกอบรมอย่างจริงจังในด้านต่อไปนี้:
- การเลือกวิทยากรหลัก
- จัดทำงานร่วมกับหน่วยงานด้านโครงสร้างเพื่อให้ข้อมูลข่าวสารที่เหมาะสมกับการเผยแพร่ในสื่อต่างๆ
- อุปกรณ์ทางเทคนิคของบริการกดและแผนการโฆษณาครั้งแรก
จากผู้บริหารสู่สื่อ
แต่ละจุดที่กำหนดอาจใช้เวลานานพอสมควรในการดำเนินการอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตาม หากเราพูดถึงลำดับความสำคัญ สิ่งสำคัญคือการค้นหาวิทยากรคนสำคัญขององค์กร เพื่อดึงดูดสื่อและทำให้พวกเขาเห็นไม่เพียงแต่ผู้โฆษณาในองค์กร แต่ยังเป็นผู้ให้ข้อมูล จำเป็นต้องทำงานร่วมกับผู้นำขององค์กร ในหมู่พวกเขา - ผู้อำนวยการทั่วไป, สำนักงานรอง, หัวหน้าแผนกและแผนกในพื้นที่ คนเหล่านี้ควรเข้าใจอย่างชัดเจนถึงความจำเป็นในการสื่อสารกับสื่อ เข้าใจถึงความสำคัญของแต่ละความคิดเห็นและการทำงานอย่างเป็นระบบในด้านนี้โดยทั่วไป
บ่อยครั้งที่ผู้พูดรู้สึกเคอะเขินและเขินอายเมื่อต้องสื่อสารกับนักข่าว แม้จะสนใจกิจกรรมสื่อมากที่สุดก็ตาม การขจัดอุปสรรคเหล่านี้เป็นหน้าที่ของภัณฑารักษ์ของบริการกด ซึ่งสามารถทำได้โดยแสดงเอกสารข่าวพร้อมตัวอย่างการปรากฏตัวต่อหน้าสาธารณะที่ดีที่สุดของบุคคลสื่อที่มีชื่อเสียงอยู่แล้ว
ผู้ให้ข้อมูลภายใน
นอกจากฝ่ายบริหารแล้ว หัวหน้าแผนกและทุกฝ่ายควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ด้านสื่อของบริษัท ควรทำสิ่งนี้ในการประชุมครั้งต่อไปซึ่งในระหว่างนั้นฝ่ายบริหารควรกำหนดภารกิจในการให้ข้อมูลทั้งหมดแก่บริการกด สมาชิกในทีมทุกคนควรเข้าใจว่าความรับผิดชอบนี้ไม่ใช่งานแถลงข่าว แต่เป็นงานเชิงกลยุทธ์ใหม่ของการจัดการ
ในการสร้างปฏิสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิผลกับแผนกต่างๆ จำเป็นโดยไม่ต้องรอให้มีการให้ข้อมูลเพื่อพยายามซึมซับงานของพวกเขาจากภายใน รายงานประจำไตรมาสของแผนก การสื่อสารกับผู้บริหาร และผู้ดำเนินการโดยตรงจะช่วยในเรื่องนี้ การเป็นเพื่อนกับทุกคนและการเปิดใจรับข้อมูลใหม่เป็นหนึ่งในกุญแจสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพของบริการกด
ในกระบวนการทำงานกับส่วนงานบางส่วนของบริษัท อาจเป็นเรื่องยากที่จะให้ข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มักเกิดจากการจ้างผู้เชี่ยวชาญแผนกในสายงานโดยตรง การปกปิดความขุ่นเคืองที่เพื่อนร่วมงานพิจารณาว่างานการให้ข้อมูลของบริษัทไม่เป็นผลดีต่อความรับผิดชอบหลักนั้นไม่เป็นผล ดังนั้นจึงควรยกประเด็นการสร้างระเบียบภายในสำหรับการส่งข้อมูลด้วยความถี่ที่แน่นอน และเพื่อไม่ให้ความสัมพันธ์ภายในองค์กรต้องทนทุกข์กับสิ่งนี้ เลขาธิการสื่อมวลชนควรติดต่อฝ่ายจัดการแผนกโดยตรงเพื่อขอให้เข้าถึงข้อมูลสำหรับการประมวลผลโดยตรง เพื่อไม่ให้พนักงานของแผนกมีงานมากเกินไป โดยทั่วไปแล้ว ผู้บริหารยินดีรับความคิดริเริ่มเหล่านี้
ก้าวแรกสู่การประชาสัมพันธ์
หลังจากการเตรียมการภายในเสร็จสิ้น ขั้นตอนการเข้าถึงระดับสาธารณะก็เริ่มต้นขึ้น ซึ่งจะต้องมีการศึกษาเกี่ยวกับสื่อมวลชนซึ่งอาจเป็นแพลตฟอร์มสื่อสำหรับเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ เลขานุการสื่อไม่ควรจำกัดอยู่เพียงสิ่งพิมพ์เฉพาะทางเท่านั้นในบรรดาพันธมิตรด้านข้อมูลที่มีศักยภาพ เราสามารถรวมสำนักข่าวในระดับท้องถิ่น ระดับภูมิภาค และรัฐบาลกลาง โทรทัศน์ วิทยุ ฯลฯ ได้อย่างปลอดภัย
อย่าประมาทแพลตฟอร์ม ซึ่งถึงแม้จะไม่มีสถานะเป็นสื่อ แต่มักจะมีประสิทธิภาพเหนือกว่าเพื่อนร่วมงานด้านข้อมูลของตน เหล่านี้คือบล็อกเกอร์ กลุ่ม และชุมชนบนเครือข่ายสังคม ไซต์ข้อมูล ฯลฯ
มันจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะคิดถึงกิจกรรมของบริษัทบนเครือข่ายสังคมออนไลน์โดยไม่มีคนกลาง ไม่มีใครสามารถรับมือกับงานนี้ได้ดีไปกว่าศูนย์ข่าวที่รู้จักงานของบริษัททั้งภายในและภายนอก
ควบคู่ไปกับงานเตรียมการ เลขาธิการสื่อมวลชนจะต้องจัดทำรายการวิธีการทางเทคนิคที่จำเป็นสำหรับการทำงาน นอกจากชุดอุปกรณ์สำนักงานมาตรฐานแล้ว นี่คือกล้อง เครื่องบันทึกเสียง ฮาร์ดไดรฟ์สำหรับจัดเก็บวัสดุ
แผนการโฆษณาครั้งแรก - กลยุทธ์การตีพิมพ์ของบริษัทสำหรับอนาคตอันใกล้ - ควรจัดทำขึ้นโดยคาดหวังว่าสื่อจะระมัดระวังข้อมูลจากแหล่งที่ไม่รู้จักก่อนหน้านี้ สิ่งนี้อาจอธิบายได้ในตอนแรกว่ามีสิ่งพิมพ์จำนวนมากในเชิงพาณิชย์ รายละเอียดสุดท้ายต้องตกลงกับผู้บริหารระดับสูง