หมายเหตุอธิบายเป็นเอกสารที่พนักงานร่างขึ้นเพื่อโอนไปให้เจ้าหน้าที่ ซึ่งออกแบบมาเพื่ออธิบายสาเหตุของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด การไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาหรือการละเมิดอื่นๆ เอกสารสามารถร่างขึ้นในรูปแบบลายลักษณ์อักษรง่าย ๆ เนื่องจากการดำเนินการไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย บันทึกย่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างถูกต้องจะช่วยให้พนักงานอธิบายสถานการณ์แก่ฝ่ายบริหาร ชี้ให้เห็นข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจง และช่วยหลีกเลี่ยงการดำเนินการทางวินัยด้วยการตั้งชื่อสาเหตุที่แท้จริงของเหตุการณ์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กรอกส่วนเกริ่นนำของเอกสารที่ระบุรายละเอียดของผู้รับ (ชื่อองค์กร นามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้จัดการที่ได้รับจดหมายอธิบาย) วางไว้ที่มุมขวาบนของ แผ่น A4.
เขียนชื่อ "หมายเหตุอธิบาย" ระบุวันที่เตรียมการและหมายเลขที่เข้ามาตามกฎการลงทะเบียนสำหรับการไหลของเอกสารภายใน ภายใต้ชื่อเรื่อง ให้ชี้แจงเนื้อหาของบันทึกย่อ โดยกล่าวถึงสิ่งที่จะกล่าวถึงในบันทึกอธิบายที่ให้มา มันจะเป็นข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่ทำให้เอกสารนี้ถูกร่างขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
ในส่วนหลักของเอกสาร ให้อธิบายสาเหตุของสิ่งที่เกิดขึ้น อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน และระบุสาเหตุที่แท้จริงที่ทำให้เกิดการละเมิดเหล่านี้ ในที่นี้ ให้ระบุข้อสรุปที่ดูเหมือนจะเป็นพื้นฐานเพียงพอสำหรับการอธิบายว่าเกิดอะไรขึ้น จากนั้นระบุคำขอเพื่อให้คุณพ้นจากความรับผิด ด้วยเหตุผลข้างต้น หรือเกี่ยวข้องกับพนักงานคนอื่นๆ ที่กระทำการละเมิด
ขั้นตอนที่ 3
ในส่วนสุดท้าย ให้ระบุเอกสารทั้งหมดที่คุณเห็นว่าจำเป็นต้องแสดงเป็นหลักฐาน และแนบไปกับคำอธิบายประกอบเป็นเอกสารประกอบ ตอนนี้ใส่วันที่ของบันทึกย่อและลายเซ็นส่วนตัวของคอมไพเลอร์ด้วยการถอดเสียง (ชื่อและชื่อเรื่อง)