ในการเขียนบันทึกถึงหัวหน้า ก่อนอื่นคุณต้องหาเหตุผลที่น่าสนใจสำหรับบันทึกช่วยจำ ซึ่งหากจำเป็น ก็สามารถพิสูจน์ความจริงได้ง่ายๆ ด้วยความช่วยเหลือของเอกสาร คำให้การจากบุคคลภายนอก การบันทึกบนสื่อเสียงหรือวิดีโอ ถัดไป คุณควรชี้แจงให้ชัดเจนว่ารายงานดังกล่าวจะถูกส่งไปยังใคร เลือกเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตในการแก้ไขสถานการณ์ความขัดแย้งและติดตามการละเมิดในทีม ในขณะเดียวกัน ขอแนะนำให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่คนนี้ไม่เห็นด้วยกับเหตุผลส่วนตัวใด ๆ กับเจ้านายที่จัดทำรายงาน ในกรณีนี้ควรเลือกเจ้าหน้าที่อีกคน มิฉะนั้น ผลของรายงานจะตรงกันข้ามกับที่คาดไว้ ความแตกต่างที่สำคัญของการส่งบันทึกช่วยจำคือการตัดสินใจเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยตัวตนหรือการเป็นผู้ประพันธ์แบบเปิด ขั้นตอนสุดท้ายคือการถ่ายทอดบันทึกช่วยจำไปยังผู้รับและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อ่านแล้ว
จำเป็น
รายงานบนกระดาษหรือดิจิทัล ทางการ หลักฐานการตั้งข้อหาที่ระบุไว้ในรายงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
รายงานที่ไม่เปิดเผยตัวต่อหัวหน้าโดยไม่แสดงหลักฐานความผิดของเขามักจะถูกทิ้งไว้โดยเจ้าหน้าที่ระดับสูงดังนั้นในการส่งรายงานอย่างถูกต้องไม่เพียง แต่จะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับการละเมิดที่เกิดขึ้น แต่ยังต้องเตรียม หลักฐาน. ใช้เอกสารใดๆ ทั้งกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ รูปถ่าย วิดีโอ และเสียงบันทึกเป็นหลักฐาน อย่าใช้คำให้การของเพื่อนร่วมงานเป็นหลักฐานหลัก เพราะภายใต้แรงกดดันจากเจ้านาย ผู้คนอาจปฏิเสธที่จะให้การเป็นพยานปรักปรำเขา
ขั้นตอนที่ 2
วิเคราะห์ตารางการรับพนักงานเพื่อพิจารณาว่าผู้จัดการอาวุโสคนใดจะเห็นว่ารายงานของเจ้านายคนนี้น่าสนใจที่สุด ในองค์กรขนาดใหญ่ นี่อาจไม่ใช่การจัดการ แต่ตัวอย่างเช่น สภาผู้ถือหุ้นหรือองค์กรควบคุม ในบางกรณี เพื่อรับรองความสำเร็จของบันทึก จะเป็นการดีกว่าที่จะเลือกผู้รับหลายคน: หัวหน้าแผนก บริการรักษาความปลอดภัยขององค์กร ฝ่ายบุคคล และสภาผู้ถือหุ้น
ขั้นตอนที่ 3
ตรวจสอบว่าเจ้านายและผู้รับรายงานมีความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิด เป็นมิตร หรือสนิทสนม มิฉะนั้น อาจเสี่ยงที่จะไม่สูญเสียเจ้านาย แต่เป็นงาน
ขั้นตอนที่ 4
พิจารณาและวิเคราะห์ว่าการส่งรายงานของคุณโดยไม่เปิดเผยตัวตนหรือเปิดเผยจะเป็นประโยชน์หรือไม่ การไม่เปิดเผยตัวตนทำให้เกิดข้อได้เปรียบที่ค่อนข้างขัดแย้ง: ป้องกันการแก้แค้นของเจ้านายที่อาจเกิดขึ้นได้ แต่อย่าลืมว่าการค้นหาผู้เขียนบันทึกช่วยจำนั้นไม่ยากนัก ในกรณีที่ไม่เปิดเผยชื่อ บันทึกอาจส่งไม่ถึงผู้รับ ตัวอย่างเช่น เลขานุการจะเพียงแค่ทิ้งมันทิ้งหรือลบออกจากเมลว่าเป็นสแปม
ขั้นตอนที่ 5
หากมีการยื่นบันทึกอย่างเปิดเผย จะรับประกันว่าจะไปถึงผู้รับอย่างแน่นอน เมื่อยื่นบันทึกช่วยจำ ขอให้เจ้าหน้าที่หรือเลขานุการลงนามในสำเนาที่ได้รับเอกสาร เมื่อส่งบันทึกในรูปแบบของอีเมล ให้แน่ใจว่าได้ใส่ความสำคัญของจดหมายไว้สูง ขอใบตอบรับการอ่าน และในบรรทัดเรื่องของจดหมายเขียนว่าข้อความมีข้อมูลที่สำคัญมากสำหรับการทำงานของ องค์กร.