ไม่ช้าก็เร็วพนักงานทุกคนต้องเผชิญกับคำถาม: วิธีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานของตนอย่างถูกต้อง รายงานใด ๆ เป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับพนักงานและผู้จัดการ ด้วยความช่วยเหลือจากการสื่อสารที่เป็นทางการนี้ ผู้จัดการจะได้รับข้อมูลที่เขาต้องการ ซึ่งเขาต้องการวิเคราะห์และประเมินกิจกรรมของพนักงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ก่อนอื่น จำเป็นต้องกำหนดประเภทของรายงานที่ต้องจัดทำ: แบบครั้งเดียวหรือแบบงาน โดยปกติแล้ว รายงานแบบครั้งเดียวจะจัดทำขึ้นโดยพิจารณาจากผลลัพธ์ของกิจกรรมเฉพาะ และพนักงานอนุญาตให้คุณวิเคราะห์งานที่พนักงานดำเนินการเป็นระยะๆ (ปริมาณและผลลัพธ์)
รายงานประจำงวดสามารถ: รายวัน (สามารถใช้เพื่อตรวจสอบโครงการระยะสั้นที่สำคัญหรือในช่วงทดลองงานของพนักงาน) รายสัปดาห์ (โดยทั่วไป) รายเดือนรายไตรมาสและแบบสำเร็จรูป (รายงานประเภทนี้มีข้อมูลการวิเคราะห์จำนวนมาก และมักจะมอบให้กับผู้บริหารระดับสูง)
ขั้นตอนที่ 2
แล้วจะเขียนรายงานงานอย่างไรให้ถูกต้อง?
ขั้นแรก คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับระยะเวลาของรายงานและวางแผนในตารางงานของคุณ เวลาสำหรับการเตรียมรายงาน ซึ่งอาจใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในแต่ละวัน หรือเวลาที่กำหนดสำหรับการรวบรวมรายงานทั้งหมดในคราวเดียว สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าล่าช้าจนกว่าจะถึงกำหนดส่ง
ขั้นตอนที่ 3
ก่อนอื่น ตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายสูงสุดของงานของคุณ เนื้อหาของรายงานควรให้ข้อมูล ชัดเจน และรัดกุมโดยเฉพาะอย่างยิ่ง อย่าลืมเกี่ยวกับ "กฎเจ็ดข้อ" ซึ่งบอกว่าจิตสำนึกของเราสามารถดูดซับองค์ประกอบ 7 อย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพในเวลาเดียวกัน (+/- 2) ดังนั้นจึงควรเน้นที่จำนวนจุดหรือส่วนนี้ในรายงาน
ขั้นตอนที่ 4
สิ่งสำคัญคือต้องสามารถมุ่งความสนใจไปที่ผลลัพธ์ของกิจกรรมของคุณ อธิบายว่างานใดที่ทำเสร็จแล้ว ไม่ใช่แค่รายการการกระทำที่ทำในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 5
เพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น ให้คำตอบของคุณด้วยตาราง รูปภาพ ไดอะแกรม
ขั้นตอนที่ 6
สถานการณ์จะง่ายขึ้น หากบริษัทของคุณพัฒนาแบบฟอร์มรายงานแล้ว (แบบฟอร์ม ตารางที่ต้องกรอกโดยการแสดงความคิดเห็นของคุณ)
ขั้นตอนที่ 7
ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณเขียนในรายงานเท่านั้น แต่ยังสำคัญว่าคุณส่งมันอย่างไร ที่นี่คุณควรจำกฎทอง: รายงานประจำวันจะถูกส่งเมื่อสิ้นสุดวันทำการ ไม่ใช่ในเช้าวันถัดไป ทุกสัปดาห์ - คืนวันศุกร์ ไม่ใช่เช้าวันจันทร์
ขั้นตอนที่ 8
เคล็ดลับอื่น: ก่อนที่คุณจะส่งรายงาน โปรดอ่านอีกครั้ง ลองทำผ่านสายตาผู้บริหารของคุณ คุณมีคำถามอะไรบ้าง? อาจจำเป็นต้องเพิ่มบางสิ่งหรือในทางกลับกันเพื่อทำให้ข้อมูลง่ายขึ้นมากที่สุด