หลายองค์กรมีข้อกำหนดที่เข้มงวดในการจัดระเบียบเอกสารและสร้างที่เก็บถาวร จำเป็นต้องมั่นใจในความปลอดภัยของเคสและแยกเคสออกจากการสอดรู้สอดเห็น พนักงานของบริษัททุกคนจะต้องสามารถแฟลชไฟล์ได้ และทำอย่างระมัดระวังและแม่นยำอย่างยิ่ง
จำเป็น
- - รายละเอียดงาน
- - สว่านเครื่องเขียนหรือเครื่องเข้าเล่มหนังสือ
- - เกลียวหรือเกลียวแข็งแรง
- - เข็มเย็บผ้า
- - กาวเครื่องเขียน
- - กระดาษสีขาว
- - กรรไกร
- - ไม้บรรทัด
- - ปากกา
- - ซีล (แว็กซ์ปิดผนึกถ้าจำเป็น)
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
คุณต้องแฟลชเคสตามรายละเอียดงานของคุณ ไม่ว่าในกรณีใด งานนี้ในทุกบริษัทจะดำเนินการตามหลักการทั่วไป ขั้นแรก คุณต้องกำหนดหมายเลขแต่ละเอกสารตามลำดับ อย่าลืมถอดคลิปหนีบกระดาษ ลวดเย็บกระดาษโลหะ และหมุดนิรภัยทั้งหมดออกจากกระดาษ
ขั้นตอนที่ 2
เริ่มเย็บเคสเพื่อให้สามารถอ่านผ้าปูที่นอนได้อย่างอิสระ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ทำรูแนวตั้งสี่รูด้วยสว่านไขควงตรงกลางของระยะขอบด้านซ้ายของเอกสาร ระยะห่างระหว่างหลุมต้องมีอย่างน้อยสามเซนติเมตร สะดวกในการใช้เครื่องเดสก์ท็อปแบบพิเศษสำหรับการเย็บและเข้าเล่มเอกสาร A-4 ด้วยความช่วยเหลือของมัน มันจะไม่ยากที่จะสร้างโฟลเดอร์ที่จำเป็น - มันสามารถเจาะกระดาษที่มีความหนาสูงสุด 10 ซม. ได้ทันที
ขั้นตอนที่ 3
ใช้เข็มเย็บผ้าแบบพิเศษสำหรับการร้อยเอกสาร ด้ายธนาคารหรือด้ายไนลอนที่แข็งแรง วิธีสุดท้ายคือคุณสามารถพับด้ายธรรมดาได้หลายครั้ง โดยปกติ เอกสารจะถูกเย็บติดกันสองครั้งเพื่อให้แผ่นติดแน่นยิ่งขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากกรณีนี้ถูกเตรียมสำหรับเอกสารสำคัญนิรันดร์
ขั้นตอนที่ 4
ปล่อยให้ปลายหลวมที่ด้ายหรือเกลียวประมาณ 6 ซม. พวกเขาจะต้องถูกดึงผ่านรูตรงกลางด้านผิดของเอกสารสุดท้ายและผูกเป็นปมให้แน่น
ขั้นตอนที่ 5
กาวปมและปลายด้ายด้วยวงกลม (เส้นผ่านศูนย์กลางประมาณ 4 ซม.) หรือสี่เหลี่ยมจัตุรัส (4 x 5 ซม.) ด้วยกาวธุรการ รูปจะต้องถูกตัดออกจากกระดาษสีขาวหนา
ขั้นตอนที่ 6
วางตราประทับเพื่อให้ซ้อนทับป้ายกระดาษบางส่วน และขอบด้านหนึ่งทับซ้อนกับแผ่นสุดท้ายของกล่องที่เย็บเล่ม คุณยังสามารถเติมสถานที่นี้ด้วยขี้ผึ้งปิดผนึก
ขั้นตอนที่ 7
รอจนกว่ากาวจะแห้งสนิท จากนั้นตรงใต้ตราประทับระบุจำนวนแผ่นในไฟล์และใส่ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ เพิ่มหนังสือรับรองและระบุวันที่รับรอง มีการยื่นสำเนาเอกสารจากหลายแผ่นในขณะที่จำเป็นต้องประทับตราพร้อมลายเซ็นวันที่และคำจารึก "สำเนาถูกต้อง"
ขั้นตอนที่ 8
ผูกกรณีสำหรับการจัดเก็บชั่วคราวลงในหนังสือปกอ่อน และเอกสารสำหรับการเก็บถาวรถาวรเป็นปกแข็ง ระบุกำหนดเวลาในกรณีเย็บ