ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ต้องมีความรู้เกี่ยวกับงานของเขา สิ่งนี้อธิบายความจำเป็นในการเก็บรักษาข้อมูลสำคัญซึ่งเรียกว่าเอกสารข่าวหรือเอกสารสื่อ
แฟ้มเอกสารผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์
มีการรวบรวมเอกสารข่าวสำหรับรายการข่าว บุคคล และเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดที่ส่งผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมต่อชื่อเสียงขององค์กร
เป็นการดีที่สุดที่จะเก็บตู้เก็บเอกสารแยกไว้ต่างหากตาม:
- งานประจำและงานครั้งเดียว: นิทรรศการ สัมมนา โต๊ะกลม การประชุมและงานเลี้ยงอาหารค่ำเพื่อธุรกิจ
- บุคคลสำคัญ ผู้นำความคิดเห็น พันธมิตรในตำแหน่งขององค์กรและฝ่ายตรงข้าม
- หัวข้อที่ครอบคลุมโดยบริการประชาสัมพันธ์อย่างสม่ำเสมอ การรวบรวมไม่เพียงแต่เนื้อหาขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงปฏิกิริยาสาธารณะ เอกสารประกอบ ข้อคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ
- สื่ออุตสาหกรรมและนักข่าว
เอกสารข่าว เช่นเดียวกับที่เก็บถาวรอื่น ๆ ควรเป็นฐานข้อมูลแบบไดนามิกซึ่งมีการอัปเดตข้อมูลเป็นประจำและรวบรวมข้อมูลใหม่อย่างระมัดระวัง
เทคนิคการเก็บ
ด้านเทคนิค สามารถพิมพ์เอกสารกดหรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ส่วนใหญ่แล้ว เพื่อลดการทำงานในเอกสารข่าว อนุญาตให้มีตัวเลือกการเก็บถาวรทั้ง 2 แบบ
เอกสารข่าวรวมถึงสิ่งพิมพ์ในสื่อ เอกสารของบริการประชาสัมพันธ์เอง สำหรับบุคคล ชีวประวัติ ภาพถ่าย ข้อมูลส่วนบุคคล (โดยได้รับอนุญาตจากบุคคล) จะใช้รายละเอียดการติดต่อส่วนบุคคลและโทรศัพท์ของผู้ช่วย สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมเอกสารข่าวสำหรับกิจกรรมจากโปรแกรมของงาน มติ เอกสารแจกของผู้เข้าร่วม และผู้ติดต่อของผู้จัดงาน
สถานที่พิเศษในเอกสารข่าวถูกครอบครองโดยข้อมูลเกี่ยวกับสื่อและนักข่าว ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จะต้องให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับสื่อเฉพาะทางแต่ละรายการ ไม่ว่าองค์กรจะโต้ตอบกับกองบรรณาธิการหรือไม่ก็ตาม ข้อมูลดิบควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการหมุนเวียน (หากเป็นสิ่งพิมพ์) การเข้าร่วม (สำหรับแหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต) ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ก่อตั้ง ซีอีโอ บรรณาธิการ และนักข่าวในอุตสาหกรรม
วันเกิดของพันธมิตรสื่อทั้งหมด ไม่ว่าพวกเขาจะดำรงตำแหน่งใดในลำดับชั้นกองบรรณาธิการ จะไม่ฟุ่มเฟือย พนักงานธรรมดาและหัวหน้า บริษัท สื่อจะยินดีเท่าเทียมกันหากบริการประชาสัมพันธ์ขององค์กรที่เป็นมิตรแสดงความยินดีกับพวกเขาด้วยโปสการ์ดขนาดเล็กหรือช่อดอกไม้อันเขียวชอุ่ม ข้อมูลเกี่ยวกับนักข่าวจะจำกัดอยู่ที่ความสามารถข้อมูลขององค์กร หากบริการประชาสัมพันธ์ได้จัดเตรียมและส่งมอบให้กับผู้สื่อข่าวในองค์กรเพื่อจัดเตรียมเอกสาร คุณควรทิ้งเครื่องหมายเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้ในเอกสารข่าว ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการทราบจุดเริ่มต้นของการรับรู้ในหมู่เพื่อนร่วมงานที่มีการติดต่อซ้ำๆ
การกรอกเอกสารข่าวเกี่ยวข้องโดยตรงกับขอบเขตที่บริการประชาสัมพันธ์วิเคราะห์สื่ออย่างรอบคอบ ทันทีที่บทความใหม่ปรากฏในหัวข้อที่ใกล้เคียงกับกิจกรรมขององค์กร PR-manager จะต้องรวมบทความนั้นไว้ในเอกสารข่าว นอกจากนี้ คุณควรดำเนินการกับเรื่องราวของวิดีโอ คอลัมน์ของผู้เขียน บันทึกบล็อกเกอร์ที่เชื่อถือได้ และข้อมูลอื่นๆ
เข้าถึงเอกสารข่าว
หากมีการสร้างเอกสารข่าวในระยะเวลานานนอกเหนือจากข้อมูลจากโอเพ่นซอร์สแล้วยังมีคนวงในที่เรียกว่าคนใน ข้อมูลวงในมักเรียกว่าข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งที่ไม่เป็นทางการซึ่งยังไม่ได้รับการยืนยันต่อสาธารณะ ตัวแทนอย่างเป็นทางการขององค์กรสามารถเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ในสถานะ "ไม่แสดงความคิดเห็น" ได้เป็นเวลานาน ดังนั้นเมื่ออยู่ในเอกสารข่าว ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ต้องจำความจำเป็นในการจำกัดการเข้าถึงที่เก็บถาวรสำหรับบุคคลที่สาม
แรงจูงใจอีกประการหนึ่งในการจำกัดการเข้าถึงเอกสารข่าวคือข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งมักจะเสริมด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลสิ่งสำคัญคือต้องจดจำสิ่งนี้เมื่อติดต่อกับพนักงานคนอื่น ๆ ขององค์กร ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ขององค์กรอื่น และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เอกสารข่าวได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก
นอกจากนี้ยังอธิบายถึงความจำเป็นในการติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมเอกสารที่เป็นกระดาษในโฟลเดอร์ ซึ่งควรจำกัดการเข้าถึงโดยเคร่งครัด ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ควรมีให้สำหรับพนักงานของแผนก PR ตามคำขอ - สำหรับผู้บริหารขององค์กร แต่ปิดสำหรับข้อมูลองค์กรที่หลากหลาย